关于文件生命周期理论，何嘉荪和傅荣校曾进行过专门的研究，他们认为该理论的基本内容可以归纳为三层含义：“一是从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程，即文件运动具有整体性的特点；二是文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用和价值，使其整个生命周期可以区分为不同的运动阶段，即文件运动具有阶段性的特点；三是在不同的运动阶段中，应根据文件的不同特点，采用适宜的存放和管理方法，即文件运动过程中各种因素有着内在联系的特点。”

    笔者认为，据此我们难以得出文件生命周期理论是现行文件开放的理论依据的结论。因为我们提供利用的现行文件处在文件运动的第二阶段，即文件的现实使用阶段，“这时文件主要存放在制作、收到和承办文件的单位或个人手中，也有相当部分存放在机关档案室中。”文件只有运行到了第四阶段，即文件的永久保存阶段或历史阶段，此时的文件才由档案馆保存。

    因此，用文件生命周期理论去解释档案局（馆）建立现行文件阅览中心提供现行文件服务之举，很显然是不恰当的，更何况现行文件阅览中心收集的只是现行的公开文件，而且只是现行公开文件的打印件，并不包括底稿。可见，现行文件阅览中心收集现行文件的工作，只是在特定条件下进行的非正常的收集工作。

    尽管各阶段文件的内在联系决定了档案部门有必要对机关的现行文件进行前端控制，但这种前端控制是由文件运动的整体性特点所要求的。其实这也并不难理解，因为文件生命过程中各个运动阶段的文件质量是密切相关、相互影响的，前一运动阶段文件的质量将直接决定后一阶段文件的质量。所以说，这种前端控制和要求档案部门从利用的角度去考虑现行文件的提供利用绝不是一回事。

    还有人认为，西方文件生命周期理论的核心，“是在广义文件的前提之下，弱化档案与文件的区别，在管理理念上，把文件与档案的管理统一起来。”的确，文件生命周期理论中的文件指的是广义文件概念（确切地说应称为大文件概念），“这种‘文件’包含了档案，或者说，这种‘文件’观念把档案理解为文件整体运动过程中某一特定阶段的称谓，文件与档案呈从属关系。”同样依据的是文件生命周期理论，法国认为现行文件自形成和收到之日起就是档案，而美国则认为只有保存在国家档案馆的具有永久保存价值的文件才是档案，尽管法国和美国对档案概念的理解不同，但他们各自对文件和档案的区别还是非常清楚的。因此，得出“弱化档案与文件的区别，在管理理念上，把文件与档案的管理统一起来”的结论，其意图很明显，那就正如作者文章标题!见注释""所指明的那样，为非涉密文件走近老百姓寻找动因。但由于作者的这一认识在理论上缺乏依据，因而也是站不住脚的。观点之二：文件与档案管理一体化理论这种观点认为，“所谓‘管理一体化’就是两种管理行为不再相互区分，而是完全融合在一起，你中有我，我中有你；本来属于档案管理的工作，可以有文书处理部门或者业务部门的人来做，而本来属于文件管理的事务，也可以由档案部门的人来做；甚至两个部门的机构和人员干脆‘合而为一’。即文件管理和档案管理搞一体化了，那么现行文件和档案管理的对外服务也应该一体化。因此，档案部门开展现行公开文件信息服务是现行档案理论使然。”

    应当说，上述认识是存在问题的。首先，如果文件与档案管理一体化理论是按照该作者所理解的话，那么这一理论仅仅揭示的是同一机关单位的文书部门和档案部门的机构和人员可以一体化，文件管理和档案管理可以一体化，现行文件和档案管理的对外服务可以一体化，但却得不出档案局（馆）开展现行文件对外提供服务也是由这一理论使然的结论。其次，该作者对文件与档案管理一体化理论的理解有误。对此，谭培做了很好的阐释，“文档一体化管理不会取消文件与档案概念”“文档一体化管理不会抹煞文件与档案的差异”“文档一体化管理不会改变文件与档案的关系”“文档一体化管理的实质是加强文书工作与档案工作的联系，使其更好地为机关工作服务。”

    观点之三：借用委托—代理理论周毅借用信息经济学中的委托—代理理论认为，“国家行政机关与档案馆之间的关系是委托—代理关系。”委托—代理理论认为，只要在建立或签订合同前后，市场参加者双方掌握的信息不对称，这种关系就是属于委托—代理关系。的确，从我国现有的档案学理论和档案法规中，我们找不到档案局（馆）建立现行文件阅览中心并开放现行文件的理论依据和法律依据。根据我国的档案学理论，文件在办理完毕以后才能成为档案（这种办理完毕是从手续上和程序上相对而言的），而依据文件生命周期理论，我国档案室中保存的部分档案也属于现行文件。但我国档案室保存的档案（含部分现行文件）是没有对外开放义务的，更不用说保存在文书处理部门手中的现行文件了。

    我国的档案法律法规规定，开放档案仅仅是对国家档案馆而言的。因此，从我国现有的档案学理论和档案法律法规中是找不到现行文件开放的依据的。于是，周毅另辟蹊径，借用信息经济学中的委托—代理理论，将档案局（馆）设立现行文件阅览中心开放现行文件的做法，理解成国家行政机关与档案馆之间的关系是委托—代理关系，从而为开放现行文件之举找到了一个较为合理的解释。但笔者的理解是，这一揭示似乎有些勉强。因为从档案局（馆）建立现行文件阅览中心的实践来看，没有哪一个国家行政机构与档案局（馆）建立或签订了合同关系。事实是，我国所有的现行文件阅览中心都是经过同级党委、政府批准设立的，而且只有经过同级党委、政府下文才能要求党政机关将所形成的现行公开文件报送给现行文件阅览中心。

    观点之四：现行文件的第一价值和第二价值理论最早提出公共文件有两种价值的是美国的谢伦伯格，他指出，“公共文件具有两种价值，即对原机关的原始价值和对其他机关即非政府方面使用者的从属价值。”陈兆和和宝荣两位教授在《档案管理学基础》一书中论述档案发挥作用的规律性时指出，档案具有对机关的作用和社会作用的双重性，“档案对于档案形成者的首要作用，构成了档案的第一价值”，“档案对于档案形成者以外的这种社会作用，构成了档案的第二价值。”吴宝康教授主编的《档案学概论》则将档案的价值从第一价值向第二价值过渡概括为档案价值扩展律。“机关的档案，首先实现的第一价值是在档案室阶段”，“第二价值的实现，主要是在档案馆阶段”。档案价值扩展律实际上为机关档案室的档案定期向国家档案馆移交提供了理论依据，并不能用来说明机关现行文件为什么要向社会提供利用。于是何嘉荪教授提出，“要正确认识文件第一价值”，“文件第一价值的价值主体，既指文件的制作形成者，也指文件的原始接受者。也就是说，可以把谢伦伯格提出的‘文件首先对原形成机关具有原始价值’的命题，进一步发展为‘文件首先对原形成者和原接收者具有原始价值。’这种原始价值就是第一价值。”他还认为，“现行文件也有第二价值，但是往往处于潜在状态”，“现行文件的第二价值能否显现并且得到实现，主要取决于第一价值主体的态度和做法”，“文件的第一价值主体如果放弃或者失去对文件的控制权，文件的第二价值将立即增大，占据主导地位。”何嘉荪教授对现行文件第一价值和第二价值的重新认识，是对原有理论的继承和发展。如果他的这些认识能够成立并被我国档案学界认同、接受的话，那倒的的确确为开放现行文件提供了理论依据。

    另外需要指出的是，何嘉荪教授也曾撰文认为，“档案馆目前对政府现行文件的收集，仅是一种比较特殊的、为一段时间内的利用需要服务的行为，并不是档案馆馆藏建设（档案馆档案的收集）工作。”"冯惠玲教授也曾指出，“开展现行文件的提供利用，其他国家不是由档案部门来搞的。”由此看来，何嘉荪教授提出的修改文件第一价值含义的认识是否具有生命力，就要看档案局（馆）的现行文件阅览中心有没有生命力。如果现行文件阅览中心经实践验证仅仅在一定时期内具有合理性，现行文件阅览中心提供现行文件利用服务迟早要被其他的方式所取代，那么是否还有必要去重新认识现行文件的第一价值和第二价值呢？这一点值得我们慎重考虑。

    总之，从我国现有的档案学理论中，我们找不到开放现行文件的理论依据。正因为如此，才有学者借用委托—代理理论，才有学者去重新认识现行文件的第一价值和第二价值。至于有学者从文件生命周期理论和文件、档案管理一体化理论中寻找开放现行文件的理论依据，笔者以为，探索精神可嘉，但得出的结论却难以令人信服。实际上，并不是实践上的一切做法都有理论依据，有的是先有实践后才发展成为理论，有的仅仅以政策法律法规为依据，有的纯粹是按照行政命令行事。从目前我国建立现行文件阅览中心开展现行文件提供利用服务的做法来看，尽管我们说是对档案馆功能的拓展和对档案工作的创新，是档案部门贯彻“三个代表”思想的重要举措，但由于缺乏理论和法律上的依据，如果没有党委、政府的行文支持，档案局（馆）开办的现行文件阅览中心要去提供现行文件利用服务则是不可能的，因而从某种意义上说，还是可以归结为以行政命令作为依据。从短期来看，这样做是可行的。但从长远来看，我国必须进行立法，制定类似美国《信息自由法》那样的法律。只有这样，才能从根本上保证政府公共信息的开放（自然包括现行公开文件）。

    注释：

    《有拓展才有发展———档案部门开展现行公开文件利用服务工作座谈会辑要》，《中国档案》

    陈秀兰、张魁：《非涉密文件走近老百姓的动因》，《档案管理》

    张素凡：《现行公开文件信息服务势在必行》，《档案管理》

    ’谭培：《文件与档案关系研究分歧探源》，《档案学研究》

    周毅：《对现行文件开放若干理论问题的探索》，《档案学通讯》

    何嘉荪：《论现行文件的第一价值和第二价值———政务信息公开引起的若干问题思考（之一）》，《档案学通讯》

    何嘉荪：《现行文件阅览中心、文件中心与数字档案馆》，《档案学研究》

    原载于《北京档案》