档案的完整与女全是档案工作的基本内容，没有收集完整、保管安全的档案是不健全的档案，不健全的档案是无法为审判工作和其他各项工作服务的。这一点早己被实践所证明。

充分认识、高度重视档案的完整与安全，是当前法院档案工作的重要任务，所谓齐全完整，包括两个方而的内容。

一是档案件数收集齐全。也就是说应当把己办结的各类案件档案收集齐全，其中包括各种类刑的诉讼档案。对这些档案不管是永久、长期还是短期保管的，不管日后是否具有查考和利用价值，都应当收集齐全。这是诉讼档案的基本要求，也是与行政文书档案和其他档案的重要区别。行政文书档案和其他档案也要收集齐全，它包括行政文书档案、会计档案、基建档案、法医档案、声像档案等。这些档案的收集是有条件的，不能像诉讼档案那样一概收集，而是收集那些具有保存价值和日后能够查考利用的档案，在收集时要做到对各类档案判别准确。对那些没有保存和利用价值的就不必收集归档，可短期存放在承办单位自行处理。

二是卷内文件要收集齐全。诉讼档案是审判人员严格按照程序法的规定一个阶段一个阶段形成的，每个阶段所产生的文件，对于整个案件都非常重要，不能短缺或丢失，应该完整收集，装订入卷。对于行政文书档案和诉讼档案以外其他类刑档案的卷内文件，其主要文件不能短缺，对那些不太重要的次修改稿可以不必入卷。

所谓保管安全，也包括两个方而的内容。

一是档案库房、装具具备安全措施。也就是说应具有专门的档案库房。库房内要装有防盗门，具有必要的消防设备;库房要通风透光，去湿防潮;库房的照明必须用专门的防火器具，库房周围不能放置易燃易爆物品。档案装具要逐步淘汰木箱木柜，提倡使用密集架。 

二是应该入库的档案必须及时入库。每年各业务庭形成的诉讼档案在办结后应及时归档，最好采用随办结随归档的形式。行政文书档案和诉讼档案以外其他类刑的档案在办理完结后第二年的上半年要整理立卷归档，绝不能分散在承办单位或承办人个人手里，以免丢失泄密。

    近几年来，特别是去年，全国法院系统陆续出现库房失火和档案被盗事件，还有的由于不及时归档最后找不到下落或丢失档案的情况。这些都给人民法院的审判工作造成了无法弥补的损失，直接影响了审判工作和案件的申诉复查工作。针对最近出现的一些问题，最高法院领导非常重视，肖扬院长在报告上批示:“刑事审判档案被盗是件严重事件，应引起高度重视。最高法院应就此发出通报，引起各级法院注意，避免类似事件再次发生。”根据肖扬院长的重要批示，最高法院向全国各级法院发出了通报，分析了问题产生的原因、危害性，提出了几项改进措施。祝铭山副院长在全国高级法院办公室工作座谈会的讲话中讲到:“今年以来，一些地方法院连续发生档案大量损毁、丢失事件，令人震惊。对此类事件一定要严肃处理。全国各级法院都要以此为戒，防止此类事件的再次发生。”根据最高法院领导的批示和讲话精神，最高法院办公厅档案处把档案的完整与安全问题当做1999年的一项主要任务来抓，准备在全国法院系统进行一次全而的档案安全检查，制定安全防范措施，消除一切不安全隐患，堵塞各种漏洞，使法院档案的完整与安全有一个大的改善。

    目前法院档案工作中存在的问题及其原因：

法院的档案，是国家档案的重要组成部分，是审判工作和法院建设发展的完整、准确、全面、真实的反映。做好档案工作，是搞好审判工作和其他各项工作的重要基础和条件。据笔者了解，法院系统在档案的完整与安全方面还存在着不少问题，主要有:1.收集不全、归档不及时。收集齐全、归档及时是档案工作的基础条件，没有这个基础条件，其它工作无从谈起。有的法院的做法是你归我就收，你不归我也不要;有的法院立案编号与档案部门不沟通，形成你编你的号，我收我的卷，档案部门不掌握立案数字;有的法院归档工作与岗位责任制不挂钩，按要求应当归档的档案各部门不归档，也没有有效的制度去制约;还有的法院行政文书和其他类刑的档案归档数量不符合机关实际运转情况，特别是一些审判业务部门，多年来没有行政文书档案归档。2.卷内材料不全。一个完整的档案卷内材料应该是齐全的，包括诉讼文书材料的齐全和行政文书的齐全。从实践看，诉讼文书材料主要短缺送达回证、证据材料、工作衔接材料等。3。档案安全得不到保障。有的法院档案库房简陋，没有必要的安全设备，库房周围堆放易燃易爆物品，特别是有的法院的临时库房没有按装固定的门窗和配备必要的值班人员。形成以上种种问题的主要原因不外乎主观原因和客观原因。

      主观原因。据我们调查分析，不能按时归档和归档不全及档案没有安全措施的主要原因有以下几点：

      1.领导对档案工作重视不够。有些法院的领导只顾办案不顾档案，以为多办案、快办案是硬任务，容易出政绩，让上级领导看得见摸得着，至于案子办完后案卷归不归档，档案安全是否有保障，影响不了什么;

    2.领导档案意识不强。他们只顾眼前，不考虑长远，认为把案子办好就是成绩，没有想到案卷是法院的财富，是大家辛勤工作的结品，是日后查考和复查案件的依据;

    3.领导对档案人员、审判人员督促检查不力。领导只顾督促检查办案进度和办案质量，不督促检查立卷归档工作，不太关心档案的安全、保管工作;

    4.档案人员、审判人员责任心不强。档案人员只负责日常工作，审判人员只负责办案，都没有去考虑档案的收集立卷和档案的安全保管问题，对工作中出现的问题也不请示汇报。

    客观原因。档案不能及时归档和归档后得不到安全保障的客观原因也是存在的，主要有以下几点:

      1.经费紧张。有些法院由于经费比较紧张，光办案经费就力不从心，对档案建设投资很少，特别是那些经济欠发达地区和一些贪困地区的法院，有的连工资都不能按时发放，哪还有钱在档案上投入?

    2.案多人少。特别是实行社会主义市场经济以来，各种类刑案件的发案率大幅度上升，每年要形成大量的档案，很多档案人员、审判人员经常加班加点,致于整理档案和办理案件，很少有时间去考虑立卷归档，这也是造成不能按时归档的原因之一。

      3.档案人员、审判人员、书记员配备不合理。档案人员的配备是有要求的，《人民法院档案管理办法》第6条规定:“各级人民法院档案干部的配备，参照劳动人事部、国家档案局的有关规定，从法院目前的实际出发，现以一万卷(件)设专职档案干部一人为基数，超过部分每超过一万五千卷再增配一人。”到目前为至，还有很多法院没有达到这个要求。审判人员和书记员的配备也是不合理的，书记员除搞好记录以外，其主要任务就是收集整理档案，但现状并非如此;

    4.书记员调换频繁。从实践中看，大多数书记员在本岗位工作时问太短，有的经常调换工作，大多数书记员尚未熟悉本职工作就又调换了新的工作(这是个体制问题)，这种状况直接影响了立卷归档工作;

    5.书记员事务庞杂也是造成不能按时归档的原因之一。从实践看，有不少书记员担负着很多社会工作，根本没有更多的精力去安心做好立卷归档工作。

    归档不全、卷内材料不完整或丢失、损毁档案的危害性是极大的。按照档案法和各项档案规章，档案必须由本单位的档案部门集中统一管理，禁止存放在各承办单位或承办人个人手里，否则会给档案的安全造成很大隐患，时间一长就会出现丢失、泄密等问题。从全国各级法院档案的情况看，有不少法院的案件己编号立卷，由于多年没有归档或者己丢失损毁，“当时没有发现，到需要时却找不到下落。特别是在接待群众来信来访方面，经常出现当事人多次上访，由于承办人不立卷归档而找不到前边的接谈意见而重复接谈，当事人意见很大。更重要的是由于找不到原审卷，使很多有问题的案件无法进行复查。这些都直接影响了人民法院的声誉和党在群众中的形象，造成很坏的社会影响。

    解决归档不及时、卷内材料不全和确保档案安全的几项措施：

    归档不及时、卷内材料不全和出现丢失、损毁档案的现象，己不是什么新问题，有不少法院为解决这些问题己制定和采取了很多行之有效的办法。实践证明，这些办法是可行的、有效的。

    卷内材料不全不接收。卷内材料不全是档案工作的一大忌，因为保存的是不全、不完整的档案，到日后查考时说不清本案卷的来龙去脉。特别是诉讼档案，如果卷内文件短缺，就无法了解本案是否己判决、判决是否己送达，以及当事人执行判决的情况等。如果日后当事人提出疑义需要复查时，短缺文件的档案就不能作为依据，就会影响整个案件的复查工作。行政文书档案和其他档案也是如此，如果短缺文件就会失去利用价值。鉴于这些情况，档案部门在接收档案时必须进行认真细致的检查，对那些短缺文件的档案一律不能接收，应退回原承办单位，待文件收集齐全后再于接收。

    案件不归档不算结案。《诉讼档案立卷归档办法》第29条规定:“案件结案后3个月内由审判庭内勤或承办书记员编写归档清册向档案管理部门归档。; 《行政文书立卷归档办法》第22条规定:“人民法院当年的行政文书档案，必须于次年6月底前向本院档案管理部门归档。”在执行这两个《办法》的过程中，为了便于年底司法统计，多数法院对这两个规定进行了变通，采取随办结随归档的形式。根据规定这是允许的。但实际情况怎样?正像在存在的问题中所讲的，大多数法院还是你规定你的，他执行他的，使大量的己结案件长期不归档。针对这些情况，有不少法院采取了不归档不算结案的措施，收效不错。所谓不归档不算结案，是指在案件办理完结后，不按要求归档的，没有档案管理部门验收章的，不算结案，不能报结;或者由档案部门统计结案数字。如不按这项规定办，就会给承办单位带来扣除奖金、通报批评等后果。这种措施有力地督促了按时归档。

    档案出现不安全隐患要处理责任人。出现不安全隐患无非有以下几种情况，一是泄密。已包括不按规定扩大阅卷范围、不遵守规定擅自外借档案、档案被盗;二是由于保管条件不好档案出现发霉、字迹扩散、虫蛀鼠咬等情况;三是火灾与水灾。近几年来法院系统连续发生火灾，烧毁了大量的珍贵档案。水灾的隐患也是存在的，特别是地处江南一带的法院。有的法院把档案存放在办公楼或法庭的地下室，地下室又没有下水道，这些都给档案的安全造成很大隐患。如果没有相应的管理和处罚措施，后果不堪设想。针对以上问题，不少法院采取了一定的责任处罚措施。也就是说，档案一旦出现不安全因素，档案人员应及时向领导报告，如果发现问题不报告或不及时报告，档案人员就要受到扣除奖金等项处罚。如由于院领导疏忽大意出现问题的，院领导也要受到相应处罚。只要档案受到损失，就要根据损失大小、责任轻重，按照档案法之规定，适用罚金、行政处分等乎段，直至追究刑事责任。