二战期间，出于实践需要在美国海军部率先建立了专门用于处置半现行文件的机构——文件中心，战后在北美和欧洲许多国家相继建立，并得到推广。随着我国档案界与国际档案界的广泛交流，从80年代开始，文件中心及其相对应的理论——文件生命周期理论也传入我国，引起我国档案界的关注，并于1988年在甘肃省永靖县试建了第一个文件中心。但是，十多年来文件中心在我国却始终未能出现第二个，其中缘由不能不令我们深思。笔者认为，文件中心至今在我国不能普及的缘由主要有以下几方面：
一、缺乏对文件生命周期理论的准确认识
文件中心至今不能在我国普及的重要原因之一就是我国档案界至今仍有不少人没有准确地认识文件生命周期理论，他们认为我国的文件及档案概念与国外的不同，因此，没有或基本没有必要建立文件中心，故拒绝接受文件生命周期理论，认为文件生命周期理论不适合中国国情或说不宜中国化。然而，我国早在1988年就试建了第一个文件中心，且相当成功，这就从实践上首先否定了文件中心及其文件生命周期理论不适合中国国情之说。文件生命周期理论究竟是否适合中国国情或说能否中国化？要回答这一问题，首先要对文件生命周期理论有一个客观准确的认识。
文件生命周期理论是对文件中心建设问题经验的高度总结，这一理论源于文件中心实践，又指导着西方国家的文件中心建设，由此我国不少档案学者认为文件生命周期理论明显带有西方色彩，不适合中国国情，不宜中国化。但笔者认为，文件生命周期理论虽是对文件中心建设问题经验的高度总结，但它所揭示的却是文件运动的客观规律，西方国家的文件运动规律如此，我国的文件运动规律也是如此，因为文件生命周期理论的思想基础是根据文件呈现的价值形态不同来划分文件生命的阶段的，文件在生命运动全过程中先后呈现出：现行价值→第一价值→第二价值，因而文件的整个生命运动过程相应地被划分为现行期、半现行期和非现行期三个阶段。显然文件在生命运动全过程中呈现的这种价值形态变化规律并非西方国家的文件所特有，我国的文件在其生命运动全过程中也呈现出了同样的价值形态变化情形，因此，我国的文件生命运动过程同样可据此划分为上述三个阶段。事实上我国的文件与档案全过程系统管理模式：文件室→档案室→档案馆，明显反映出这种三阶段性，现行文件由形成部门管理，非现行文件规定由档案馆管理。所不同的只是半现行文件的管理，根据我国现行档案管理体制规定，半现行文件由各单位建立的基层档案室管理。虽然中外半现行文件的管理方式有所不同，但这并不影响我国文件生命运动过程三阶段的呈现，这种中外文件生命运动全过程阶段性呈现的一致决非偶然，它是文件运动客观规律内在作用的必然反映。
至于文件在生命运动过程三阶段中从何时起称为档案，对此文件生命周期理论并未描述，这也不是文件生命周期理论本身的内容。从世界各国的情况来看，美国把处于非现行期的文件才称为档案，而西欧多国则把文件从现行期起一经正式形成就称为档案，但这些具体做法的不同并没有影响他们对文件生命周期理论的接受。可见，以中外文件与档案概念的不同为由而拒绝接受文件生命周期理论是不科学的。
文件生命周期理论所揭示的文件运动规律是世界各国文件运动的普遍规律，并非西方国家所特有。我国的文件运动规律也是如此，只是我国的传统档案学理论对文件运动规律的具体描述与国外的文件生命周期理论的描述有所不同而已。因此，我们可以认为文件生命周期理论根本就不存在是否适合中国国情或是否适宜中国化之说，它本身也是中国文件运动客观规律的揭示，接受文件生命周期理论是承认文件运动客观规律的具体表现，同时说明接受文件生命周期理论既不是不顾国情地照搬西方档案学理论，也不是否定我国传统档案学理论，借口文件生命周期理论不适合中国国情而拒绝推广文件中心的建立是站不住脚的。
二、缺乏强烈的效益观念
文件中心至今没能在我国普及的重要原因之二就是我国档案界至今没有真正树立强烈的效益观念。我国试建的第一个文件中心较为成功，它用铁的事实说明了永靖县文件中心体现出了同西方国家文件中心相同的优越性。文件中心的突出优势是符合高效、精简节约的原则，能够将松散的“小而全”的机关档案管理模式迅速向具有集约化、社会化、规模化的管理模式转化，大大提高了对人、财、物的有效使用。同时，由于文件中心队伍稳定、业务素质较高，对机关档案实施规范化、科学化和标准化管理，提高了案卷质量，为档案馆工作和更广泛的社会服务准备了良好条件，又可大大减轻形成单位对自身文件管理的各种耗费和减轻档案主管机关对基层单位的业务指导量等。体现出如此巨型大优越性的文件中心为何在我国却迟迟不能推广呢？
回顾我国档案事业发展的历程，我认为问题之一便是对指导文件与档案管理的原则不甚明了，至少是模糊的。文件与档案管理究竟应该怎样进行，这是文件与档案管理原则必须回答的问题，笔者认为应朝着“两个有利于”的方向发展，即有利于方便查找利用；有利于管理投入的降低。完全符合这“两个有利于”，则文件与档案管理完全正确，缺一必然存在问题。因此，这“两个有利于”既是判断文件与档案管理正确与否的根本标准，也是指导文件与档案管理的根本原则。
我国档案界对是否有利于方便查找利用这一点历来是较为重视的，如全宗理论的运用，分类方法的设计，就近保存原则的确立，集中统一管理原则的提出等等其着眼点都是为了这一“有利于”。在文件运动的每一阶段内所采用的具体管理技术和方法，存放地点的选择等也无一不是从这一个“有利于”出发的。但与此同时，对是否有利于管理投入的降低这个“有利于”却始终关注不够。长期以来，我国档案界一方面一直在苦叹自己投入的人力不足、经费不足，另一方面却对有限经费的高效利用则研究不够，甚至存在着完全背离的做法。
文件与档案管理总是需要代价的，如何尽可能降低管理投入显然十分重要，只有这样才能高效利用有限的人力和经费，提高投入产出之比，而我国传统档案管理体制却在这方面存在着明显的不足。我国传统档案管理体制要求每一立档单位都应建立自己的基层档案管理部门，配备档案人员开展本单位档案工作，这种处置半现行文件的模式虽然确保了半现行文件与其用户（形成者）间距离的尽可能就近，为文件的方便利用创造了一定的条件，但却在实践中暴露出许多不足。具体是，当一个单位规模不大，甚至较小，半现行文件数量不多时，如采用这种模式来处置本单位的半现行文件，则文件管理者往往采用兼职人员，队伍不够稳定，业务素质差，忙于其它工作，甚至基层档案管理部门索性不设或长期虚设。文件管理硬件设施差，库房简陋等，这一切显然不利于文件的科学管理，不利于文件的方便查找，同时也不符合高效、精简节约原则，即不利于文件管理投入的降低。
要使文件与档案管理完全符合这两个“有利于”，就要实现其管理的规模化，因为只有规模化才能为管理创造一切必要的软、硬件条件，从而有利于科学管理，有利于方便查找利用，同时也有利于管理投入的降低，我国传统档案管理体制所确立的半现行文件处置模式之所以不符合这两个“有利于”，其根源就在于它不够规模化。既然我国目前的半现行文件处置模式并非完美，相反却暴露出了明显的不足，而文件中心又为克服这些不足提供了良好的模式，即使反对在我国移植文件中心者也绝不会否定文件中心的优越性，那么问题解决的方法应该显而易见；但令人不解的是文件中心却至今未能在我国普及，究其深刻原因笔者认为这主要是由于我国现阶段仍处在社会主义初级阶段，虽然正在推行市场经济，但许多企事业单位效益观念并不强烈，在这种大背景下，我国档案界也不例外，虽然早已认识到了不足，但由于没有强烈的效益观念，因此迟迟没有对此采取有效措施，甚至有人不去研究而安于现状。
三、缺乏开拓创新的思想观念
我国长期以来企事业单位实行“小而全”的机构设置模式，传统的思想观念、封闭保守的小农意识等也在一定程度上各自阻碍了文件中心的普及，但随着市场经济的逐步深入和不断健全，这种企事业单位“小而全”的设置模式已不断受到抨击，它对文件中心普及所带来的消极影响必然会得到消除。另外，在档案界还有人认为文件中心的建立首先必须具备一些客观条件，即要解决交通、通讯和自动化管理等问题，鉴于我国现阶段的基本国情，因而文件中心现阶段在我国不能普及，这一理由显然也不成立。因为我国甘肃省永靖县文件中心试建时并不具备这些条件，西方国家当初试建并推广文件中心时显然也不具备这些条件，所以，这些客观条件的具备固然对文件中心的建立和文件的方便利用带来有利因素，但它不能成为阻止文件中心普及的理由。在档案界甚至有人认为在我国事实上已由基层档案室来承担半现行文件的管理，如果再创建文件中心来管理半现行文件，岂不重复设置，更为浪费？这显然是对文件中心的误解，文件中心建立的目的就是替各参联单位管理半现行文件，同时参联单位的档案室自然应撤销，至多设一名兼职档案员负责平时文件的积累、保管和及时送交文件中心等，根本就不存在重复设置现象。另外有人认为档案室工作已成为我国档案事业的重要基础，《中华人民共和国档案法》更以法律的形式确立了档案室工作的地位，全国各企事业单位建立的档案室难以计数，如此数量庞大的档案室撤销后改建文件中心是难以想象的，因而不主张建立文件中心。对此笔者不仅不以为然，相反对处在改革大潮中的我国档案界感到一丝遗憾。目前，我国各条战线都在大胆实行改革，改革的目的就是要把不适应需要的、明显带有不足的事物进行改变，使之不断完善，我国几十年建立的庞大的计划经济体制明显已阻碍生产力的进一步发展，不能满足人民不断增长的物质和文化需求，于是我国进行了大刀阔斧的经济体制改革，建立社会主义市场经济。我国档案界在明显感到传统单一的档案室处置半现行文件机制的不足时却畏缩不前，不肯改革，这显然有违时代潮流。有些人虽然认识到这种半现行文件处置方式的不足，同时也觉得有必要改革，但他们认为其改革方向应是联合档案室，而非文件中心，但我国永靖县文件中心的成长历程充分说明了文件中心比联合档案室更优越，改成联合档案室仍是不彻底的。
当然，笔者主张在我国尽快普及文件中心，这并非表明笔者认为文件中心是万能的，文件中心确有其不可比拟的优越性，但它并没有也不能解决所有单位半现行文件的管理，而基层档案管理部门也并非一无是处，当一个单位规模较大，半现行文件数量较多时，完全可以创造条件使它的文件与档案管理完全符合“两个有利于”，其实质仍在于规模化。其实，欧美国家档案学者在肯定文件中心建设合理性的同时，并没有因此就彻底否定基层档案管理部门。我们在论述文件生命周期理论为文件运动客观规律时明显反映出，并不是只有用文件中心来处置半现行文件才是唯一符合文件运动规律的，由基层档案管理部门来处置半现行文件同样是符合文件运动规律的，关键是要根据实际情况决定基层档案部门的管理模式。因此，针对我国传统档案管理体制所出现的诸多弊端，来变革我国半现行文件的单一处置方式时，我们既不能对某一模式简单地加以全面否定，也不能对另一模式盲目地加以绝对肯定。