一、实行档案信息化管理的优势
人类自从发明纸张后，纸质档案逐步取代其它载体成为档案的主体。而随着办公自动化的不断深入，电子文档正在逐步取代纸质资料，档案信息化具有传统管理方式不可比拟的优势，他从“档案仓库”中走出来，从“书柜环境”中跳出来，用信息资源共享搭建新的服务平台，积极为人民群众和审判工作提供优质服务。
（一）具有方便快捷的时间优势
传统档案管理是对纸质资料进行分类、整理、筛选、归档的，数量庞大，需要大面积的档案室进行存放。而法院档案存放量一般都有数万个卷宗，平均每个卷宗100页左右，若按传统方法存储归档，查询一个卷宗颇费周折。将文档扫描，借助于硬盘、光盘等存储介质来实现，这些存储介质体积小、容量大，仅需要少量的消磁柜等专用设备进行存。进行数字化管理后，按系统设计的方式建立索引归档资料，查询?，只要键入索引号或档案号即可在数秒?查到原件，大大提高工作效率。
（二）具有节省成本的空间优势
传统档案管理案宗都是存放在法院的档案室，需要专用的档案密集架，占用空间较大。而且传统的档案管理有“八防”工作要求：防尘、防火、防盗、防潮、在防高温、在防光、防蛀、防腐。其中每一项工作的具体落实都需要投入大量的人力物力。传统档案管理方式下，每年初都需要组织人员、集中时间对上年度的纸质资料进行分类、整理、筛选、归档，费时费力费财。而档案信息化管理是将电子文档在文件办理结案后随时进行归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文档自身的特点，避免档案的流失和病毒的破坏。档案数字化管理在节约空间和日常维护成本上的优势是显而易见的。
（三）具有资源分享的利用优势
传统档案管理方式下，查询、借阅档案都要到档案室进行，手续繁琐、程序复杂，检索主要靠人工实现，给档案利用带来诸多不便。办公自动化、无纸化等新生事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样就产生了大量的电子文档，为档案数字化提供了更为便利的条件。若继续延续传统档案管理模式，则还需将电子文档打印成纸质文档进行了整理归档，对资源来说也是一种浪费，而且在必要时采取档案数字化管理的档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案信息化在对电子文件归档的同时进行主题词标引、著录，技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。同时，档案通过复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。
二、加强档案现代化管理
运用先进的信息技术，建设一个完整、专业、易扩展的综合数字化加工生产线和档案信息管理平台，统一档案管理的标准，规范管理模式、管理制度，实现档案资源数字化、档案管理标准化、档案服务网络化，更好地为各级法院领导、法官提供及时、准确、全面的档案信息，满足广大群众利用档案信息的需要，进一步提高各级人民法院档案管理水平和利用水平，全面建设符合现代档案管理发展方向的具有人民法院特色的档案工作体系。应加大对档案工作的科技投入，提高档案管理的科技含量，并将档案管理纳入全院数字化审判流程管理系统。
1、档案资源数字化。提高技术是档案数字化管理建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案数字化管理建设形同一句空话。配备质量可靠、性能优良的硬件设备，并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。开发利用通用性的档案信息管理软件，使档案数字化管理建设与办公自动化系统能够融合贯通。采取有效措施保证软、硬件安全运行，建立一套完善的综合档案管理信息平台。档案归档入库、分类整理与审判管理工作相结合。法院审判系统、办公系统的数据交换机制，实现相互之间的有效对接。电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已尤为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，在网页上建立电子文件自动上传的工作容器，在第一时间将其收集，并在档案室的服务器上归档。由审判管理办公室对卷宗质量进行评查，发现问题交由各庭、室整改，确保卷宗装订的规范化。严格按照国家有关档案工作的法律法规，做好归档工作，确保归档质量。将所有档案信息数据进行统一的采集、归档、整理、分析，为相关人员所利用，实现纸质档案、影像、声音和电子文档的收集、提取、加工、整理。使各机构之间能够实现多种层次的信息管理、数据共享和关联。
信息化成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的核心内容，通过数字化、网络化技术手段建立起各类规范化、标准化、可共享的数据库和内容数据库；档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。2、档案保护现代化，严格档案管理制度，确保档案利用安全。档案安全是档案工作中的重中之重，档案室要建立健全档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等方面的规章制度，真正做到责任到人，措施到位。在硬件上保障到位，为档案室安装必要设备，诸如防盗门、灭火器、防虫剂、吸尘器、温度计、空调等，达到档案库房“八防”标准的要求。在软件上更新理念，传统意义上档案保护现代化主要是指档案库房、档案设施设备等现代化以及档案载体保管保护水平的现代化。随着新型存储介质的不断出现和广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、电子档案等。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求，因此，以新型档案载体为对象的档案保护现代化成为今后工作的重点内容，不仅要采取有效保护和保管档案载货的方式、方法，还要深入研究如何保护档案信息内容的案例性、真实性与完整性。增强档案利用安全意识，正确处理好档案安全保管和方便利用的关系，既保证档案不丢失、不损坏，又保证了档案信息不失密、不泄密。实现档案资源安全、准确的检索、利用。
3、管理手段现代化。科学的治理方法，就是要按照档案的形成规律和档案工作的发展规律，运用先进的技术、科学手段、严密的分工，在实现规范化、标准化基础上，实现现代化。各种科学治理制度形式都以标准化为基础，做到全面规划，统筹安排，提高档案工作质量和效率、节约人力物力。根据人民法院现有档案分类代码、字号等及有关数据情况，建立一套适合人民法院、符合国家档案管理要求的档案标准化管理体系，包括相关管理制度、标准，并提供维护模块，包括查询、添加、修改等。通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有统一的科学准则和依据，保证各项档案工作能够有机地联系起来，并且在档案管理中取得最佳的效益。正确处理档案与图书，庭、处、室之间的关系，实现各方面科学的、合理的连接、配合和协调。在信息时代，信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范，各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，通过制定和建立种类档案管理标准，形成档案管理标准体系，确保档案管理现代化各项工作的有效实现。
加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，建立一个完整的信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。归档流程化，规定各业务庭在案件报结后将全部卷宗交审监庭全面评查，检验合格的，由庭室负责人在案件质量评查表上签字并按规定在结案后三个月内移至档案室，由档案员进行复查验收，验收合格签收后卷宗方可归档。档案室根据微机记录接收卷宗，进行归档。档案室统一确定归档时间，统一公布归档，既确保了诉讼档案的及时归档，又便于有序管理。内容数字化。从立案手续、庭审记录到案件审理过程中制作的法律文书、归档卡片中的保管期限和卷宗册数等，全部通过微机处理，形成数字档案。查询档案时，只要输入卷宗案号或当事人姓名，即可查到有关内容，提高了档案查阅工作的效率。检索微机化。档案管理专用软件，案卷归档时，档案管理人员只须在微机中录入卷号和存放位置，其他信息则通过《审判流程管理系统》直接生成，既快捷又准确，形成完整的档案索引。查阅制度化。加大档案制度建设，出台《归档制度》、《档案管理制度》、《档案查、借阅制度》、《档案保密制度》以及《档案员岗位责任制》等，规定除分管领导同意外，本院审判人员不得调阅其他法官承办的案件卷宗；外单位人员查阅利用卷宗必须持有效介绍信、工作证、身份证等办理查、借阅审批手续，复印由档案员携卷宗复印并核对无异后交调卷人，保证了卷宗的实体安全、信息安全，防止发生泄密、损毁、丢失和卷宗被盗事件。
档案治理规范化离不开制度建设，建立健全规章制度，是实现档案工作科学治理的关键。在依法办事的前提下，制定各种规章制度，使档案治理人员有章可循，严格按照收集、整理、编目、存档、借阅、应用等工作程序，严禁任何形式的人为随意操作。俗话说：“没有规矩，不成方圆。”完善的治理制度和科学的工作规程，既是实现档案工作科学治理的内在要求，也是档案工作科学治理的重要标志。
5、档案信息服务化。建立统一的安全认证和访问控制机制，确保系统安全。加强档案管理是为了方便当事人有效利用档案信息，利用计算机管理服务，建立当事人信息查询系统，让案件当事人随时能够查询到有关自己案件的进展情况，能够进一步增强审判公开，满足当事人程序上的知情权。能够增强承办案件法官的规范化意识，提高案件质量，提高案件裁判的可接受性。利用光盘存贮、缩微技术、法院外网服务，由于光盘具有存贮容量大、处理速度快的特点，节约人力和馆库空间，用于档案信息全文检索、编目和参考查询服务；建立法院档案信息发布环境，将档案信息发布出去，使利用者在不同地域、不同时空利用档案，实现法院档案信息的公开，提供面向社会的调阅查询功能，充分发挥该项目在法院系统和社会的效益。信息时代，传统的服务方式已经不能适应档案事业发展需要。档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识开发档案信息资源，创新档案信息服务方式，为经济和社会发展服务。利用档案网站，开展网上利用服务。随着档案室内部局域网的建立，积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索，开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重时效性，希望通过信息系统和网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。为用户提供更好的服务。
随着改革开放的不断深入，到档案室查阅有关部门文件的人员逐年增多。公民出于维护自身合法权益等需要，希望能够更加便捷地了解信息。为适应新形势发展要求，档案部门要进一步转变工作职能，提高工作效率，密切与人民群众的联系，维护人民群众的根本利益。
6、档案队伍素质化。健全档案组织网络，重视档案管理队伍建设。大力加强档案管理组织网络建设，为档案室配备专职档案员，把政治素质好、吃苦精神强、能力素质高、工作扎实细致的同志，选配到这个工作岗位上来。吸收人才，发现人才，壮大充实档案信息服务的人才队伍。同时实行各部门书记员兼任档案网络员，形成一个组织严密、覆盖面广的档案管理工作网络。平时注重对档案管理人员的教育，经常组织档案管理的培训，打造一支强干的档案管理队伍。
信息化时代，一切竞争最终都反映在人才的竞争上。知识经济时代的档案工作需要大量“专”与“博”相结合的“通才”。这种专是跨学科的“多专”，而不是过去的“专一”；这种博是随现代化科技发展的“动态广博”，而不是过去传统不变的“知识广博”。这样的人才有着更强的适应性和更好的稳定性，才能适应解决复杂性、综合性和跨学科的档案工作问题的需要。因此，档案部门必须加大人才培养力度，做好需求调研，按需设计内容，将培训课程内容与工作相结合；重视网络知识的运用，注重信息能力、技术应用的培养，适当增加档案现代化管理课程的课时，提高档案人员工作素质创造良好环境；制定科学系统的培训计划，注重提高教学者层次，注重教学、自学、研讨和实践的有机结合；增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流，为他们提供学习进修的机会，使其拓宽知识面，借鉴优秀经验，掌握和运用现代技术的方法，更新知识储备。
现代化的档案管理工作不仅需要懂专业知识的人员，也同样需要计算机类、管理类人才。而我国档案队伍存在的普遍问题是人才知识结构老化、现代管理人才和计算机管理专业人才缺乏，导致档案工作人员的计算机应用技术和档案业务知识相脱离，抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案工作和档案事业长足进步的根基。
随着国家依法治国基本方略的实施，人民群众的法制观念的增强，起诉到法院的各类案件大量上升，各类档案信息量越来越大。无论从社会外部来看还是从法院内部看，对法院档案的公开、利用的要求日渐增多。如何发掘和利用这些成千上万的档案信息，是人民法院档案管理的一大难题。而数字信息在存储、利用和传输手段上有着纸质资料无法比拟的优点。因此建设诉讼档案数字化管理系统，是加快档案信息的有效利用、加强法院档案的管理水平的有效途径。