一、民事诉讼档案的特点
民事诉讼案卷是指代表国家行使审判权的人民法院，在审理民事案件活动中依照法定程序，与审判活动的真实历史记录。收集、整理、保管、提供利用这些历史原始记录的审判结果就是民事诉讼档案。民事档案双方当事人的法律地位是平等的。平等地享受民事档案权利和承担民事档案义务，平等地受到法律保护，绝不允许因主体单位大小、职业高低、经济实力强弱等情况的不同而在适用法律上有所区别。概括起来有以下几方面特点：
1、民事档案主体的广泛性。民事档案是由公民与公民之间、法人与法人之间、公民和法人之间的财产关系和人身关系发生纠纷。
2、民事档案当事人地位的平等性。不管他们的单位大小、职务高低，在民事活动中都是平等的基础上缔结具体的财产关系，不允许有以上压下、以强凌弱、以大欺小的现象存在。
3、民事档案内容的广泛性。如：相邻纠纷、侵权损害、合同纠纷、买卖纠纷、借贷纠纷、承揽合同纠纷、运输合同纠纷等等。
4、民事档案的权威性。民事档案虽然其形成与一般档案相似，但民事档案有更大的权威性，民事档案的形成是建立在严格的法制基础之上的，是法制下的产物，其民事档案必须准确无误。
5、民事档案的秘密性。这是指个人隐私、商业秘密等所记载的当事人隐私内容及其享有的这种权利是合法的。其中有两层含义：一是法律赋予当事人的隐私及其隐私档案是合法的，当事人享有保护隐私秘密的权利；二是当事人隐私档案及其隐私保护要合乎国家法律法规，符合党纪政纪，即简言之为符合党纪国法。为此，一方代理人或当事人在查阅另一方当事人案卷时，对于涉及另一方当事人提供隐私材料的查阅利用，就应当综合各方面情况，尊重公民隐私权，严格依法进行，以免造成职务侵权。
二、查阅案卷的行为规范
2002年12月7日起施行的《最高人民法院关于诉讼代理人查阅民事案件材料的规定》（以下简称《规定》）第五条 “诉讼代理人在诉讼中查阅案件材料限于案件审判卷和执行卷的正卷，包括起诉书、答辩书、庭审笔录及各种证据材料等”。第八条 “查阅案件材料中涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，诉讼代理人应当保密”。同时，对以上的材料代理人或当事人可以复印并要求案卷管理部门在复印材料上盖章确认。第九条第一款 “诉讼代理人查阅案件材料时不得涂改、损毁、抽取案件材料”。第二款 “人民法院对修改、损毁、抽取案卷材料的诉讼代理人，可以参照民事诉讼法第一百零二条第一款第（一）项的规定处理”。从《规定》不难看出，相应的规定仅限于案卷的“修改、损毁、抽取材料”，而对查阅案卷当事人的行为如何规范，应尽什么义务却未作具体的规定。主要表现在：
1、查阅案卷的事前行为。一方面，当事人是出于什么目的而来查阅案卷，他们是否有查阅案卷的资格和权力，在查阅案卷之前，只有当事人用户才清楚，案卷管理部门是不知道或不完全清楚的。另一方面，当事人不能预先知道自已的利用需求是否能够通过利用案卷得以满足，由于案卷管理部门对当事人的查档情况不了解，不知道当事人查阅案卷是非法目的还是合法目的。
2、查阅案卷的过程中行为。当事人只要持有介绍信或身份证，填写“阅卷单”，即可查到所要查的案卷。当事人查档来了，不用做什么“承诺”，仅在案卷单上签名而已，根本就没有查阅案卷协议，很不规范，一旦引起争议，我们所能提供的唯一证据就是某个当事人有来查过某个案卷，其作为准格式化内容，在解决争议中对案卷保管部门十分不利；还有案卷保管部门（指办案庭室）对来查阅当事人不需做任何的手续，当事人需要什么材料就给复印什么材料，为日后发生纠纷埋下了严重隐患。
3、查阅案卷的事后行为。当事人的行为不为案卷保管部门所掌握，即当事人成功地利用了案卷，获取了有关信息之后，当事人将如何行动，这方面的信息案卷保管部门是很难掌握的。当事人的这些行动，对案卷保管部门来说是“隐藏行动”，超出了案卷管理部门的视线所及，非案卷管理部门所能监督和控制，这样会导致这样的一种状况，即当事人可能会将案卷或案卷信息用于其他的超出原来允许的范围之外的目的，这些目的可能是不合理的或不适当的。
4、“隐藏行动”造成的后果。隐藏行动是指，在签订契约后，当事人各方会采取一定的行动，但任何一方当事人只能观察到最后的结果，却无法知道这一结果到底是由于另一方当事人的行动造成的还是由于“自然”的变化或其他的原因所造成的。这样，就无法判断该承担各种后果和相应的责任，谁该受到惩罚，当事人也就没有依诚实信用原则行事的激励，当事人可能出于自利，而有可能采取以机会主义（欺骗、偷窃和毁约）的方式来行事，以致损害另一方当事人的利益。
5、造成案卷保管部门“无缘无故”地侵犯他人的合法权益。未做出复印案卷材料出了案卷保管部门后，案卷保管部门对其就无从监控了，几乎处于一种失控状态。由于没有法规明确规定，造成对方当事人损失，所应承担责任。由于上述的原因，当事人可能会利用复印材料进行不正当的活动。在进行这种活动时，一方当事人很可能会侵犯对方当事人的合法权益，如“个人隐私、商业秘密”等案件，无形当中案卷保管部门就侵犯另一方当事人的合法权益；这些问题亟待解决，应引起有关部门的足够重视。
三、正确处置好查阅民事诉讼档案权
正确处置好查阅民事诉讼档案权，查阅民事档案权不是取消档案的保密权。这里查阅“民事诉讼档案”指的是未开放的档案，是有受到一定限制利用的档案。在保密期内的档案要利用只能作为未开放档案限制利用。只能让某些特定组织、公民、法人或其他组织利用。如国家秘密、商业秘密和个人隐私问题，这是查阅民事案卷中需要特别注意的。哪些人可以进行查阅案卷和查阅案卷具备的条件，概括起来有以下几个方面：
保证因工作需要有优先利用案卷权。根据《人民法院档案管理办法》（以下简称《办法》）第十四条规定“本院工作人员因工作需要借阅档案，须持所在庭、室领导签字的借卷单，借出的档案应按规定期限退还。……”；第十五条规定“党委、人大常委会和有关法院、公安机关、国家安全机关、检察院借用档案，须持正式介绍信和工作证（身份证）经有关领导批准后，办理借卷手续，并限期归还。其他单位原则上不准借用”。这一权利的实施，可从以下几个方面来表现：一是档案利用者如需查阅本单位档案有利用权，特殊情况可以借出案件保管部门；二是移交单位卷宗查用本单位的档案，案件保管部门积极配合搞好服务；三是移交单位查阅利用本单位档案免收证明费和保护费。这样能有效地保证有关单位因工作需要借阅案卷，能有效地保证因工作上的需要的顺利进行。
当事人或代理人查阅民事案卷必须符合的条件。一是诉讼代理人查阅案卷有关材料应当持有介绍信并出示律师证，当事人查阅案件材料应持有身份证，法人查阅案件材料应持有单位介绍信并出示身份证，诉讼代理人为了申请再审的需要，可以查阅已经审理终结的所代理案件的有关材料。以上查阅案卷者应当填写“阅卷单”并经分管领导审批同意；二是当事人只限查阅本人案卷，律师只限查阅代理诉讼的案卷，不能查阅无委托代理的案件，法人只限查阅本单位的案卷，并在人民法院指定的阅卷场所阅卷，必要时，该案件的书记员或法院案卷的保管部门人员应当在场。查阅人不得将查阅的案卷材料携出法院指定的阅卷场所；三是当事人、代理诉讼的律师和其他诉讼代理人查阅案卷材料可以摘抄或者复印，复印案卷材料应当经案卷保管人员的同意，并根据省院的规定，盖上复印于“某个案卷仅供参考”等字样。关于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私一般不能复印或查阅，除本当事人提供材料除外，复印案件材料为每个案件收取30元查档费。
尊重公民的隐私权。人是社会活动的主体，在社会生活中扮演着不同角色，也留下了不同记录。案卷保管部门的档案，时间跨度长，涉及个人行为、身份和财产等内容的也占相当数量。如果对个人的隐私权处理不好，会造成不好影响，严重的还会引起法律纠纷。因此，案卷保管部门如何维护和尊重公民的隐私权，就显得尤为重要。应做到在保证公民平等利用档案权利实现的同时。充分尊重公民的隐私权，并将其作为日常工作注意掌握的一条准则和案卷保管部门的一项重要任务。一是涉及个人隐私的材料非必要不看，二是了解个人隐私内容的不相互议论，三是对于属于个人隐私的档案材料，严格掌握使用范围，非允许利用范围概不提供，充分尊重公民的隐私权。
进一步确立当事人查阅档案利用权，扩大了案件保管部门的服务领域。查阅案卷利用者是案卷保管理部门的服务对象，享有平等查阅利用民事档案的权利。而这一权利的实现，要靠案卷管理部门的工作人员来帮助完成。案卷管理部门工作人员应从思想上清除传统的利用“特权”观念的影响，确立为民服务的新观念，真正做到档案面前人人平等。要为当事人提供和创造一个开放、公平和心情舒畅的环境，坚决杜绝门难进、脸难看、事难办的衙门作风。
从查阅案卷的时间来看，当事人或代理人查阅案卷多数为刚结案或结案不到两年的时间较多，起诉到法院的民事案可以说是一方或双方是有纠纷的。当事人发生纠纷，从科学的角度上说在两年左右时间思想斗争较激烈，再者当事人对不服要求再审或检查机关抗讼案件，从法律规定的时间是两年以内提起再审或抗诉。所以，对待当事人来查阅案卷时态度要好，如果当事人或代理人不具备查阅案卷的一定要详细说明清楚，让当事人或代理人听明白或该办理哪些手续一定要办理清楚。当事人因特殊情况不能亲自来查阅案卷，必须办理正当合法的委托手续，千万不要简化手续或因熟人等关系，不办任何手续给予查阅，免得日后留下不必要的隐患。
依照《规定》第四条第二款 “查阅案件有关材料应当填写查阅案件有关材料阅卷单”。对“阅卷单”格式，笔者认为有必要进行补充。第一制作三份相同“阅卷单”在同一纸张上可供当事人或代理人来查阅案卷三次填写机会；第二“复印名称、案由、案号、复印内容”一栏，应当细化，把案由、案号、复印内容分开三栏填写，特别是“复印内容”修改为“复印页号”如：当事人或代理人在复印较多的材料时可作较细的记录（如：“Pxx”或“Pxx－xx”）；第三增设一项内容。有关涉密问题，笔者认为应当在“阅卷单”上说明清楚。在“阅卷单”上增加一项“是否涉密□”具体操作是如果涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私，在“□”打“∨”。并声明关于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私一般不能复印，除本当事人提供材料除外。
每件民事案卷必须装订空白阅卷单，装订在正卷的最后（备考表前）；在诉讼过程中或结案后有人查阅案卷，应当及时填写，不得有漏，这样做，阅卷单才不会遗失。
查阅案卷是一个法律性、政策性、规定性很强的工作，是一个复杂而细致的社会系统工程，必须依法界定。查阅案卷的原则最根本的一点就是认真审查是否具备查阅案卷的条件，在于是谁又是在什么样的情况下查阅案卷做出明确的法律界定，使当事人能依照规定使用本人的案卷，当事人在享受权利的同时必须履行一定的义务，保证另一方当事人的合法权益不受到侵害。这样就从根本意义上实现了查阅档案的目的。