一、检察档案的意义和作用

　　1.档案是证据

　　检察机关是国家的法律监督机关,其监督活动贯穿于刑事诉讼流程的始末。在检察工作过程中，侦查,是搜集证据的过程；审查批捕,是审查证据的过程；出庭支持公诉,更要依靠证据。可以说,证据是刑事诉讼活动的生命。从档案形成的特点看,档案是当时、当地、当事人直接使用的文件材料有条件地转化而来的,是未经任何改动的原始材料。而档案本身即是历史的真实记录,如手迹、信件、照片、录音和录像等,都是原始文件和历史信证,可以成为查考、研究和处理问题的有效依据,是令人信服的历史证据。

　　2.档案是终结

　　每个案件,都要经过法定程序,都会形成一系列档案,从立案、侦查、起诉、审判到执行,都有详细的记载。事情终结、案件办结的标志是什么?两个字:归档。没有归档的事情、案件,都还没有真正划上句号。北方农民种地,讲究春种、夏锄、秋收、冬藏，如果立案、侦查、批捕、起诉是“春种”、“夏锄”、“秋收”,那么档案工作就是“冬藏”。如果“冬藏”不妥,前面诸多努力的实际效果就会大打折扣，检察档案是广大检察干警辛勤劳动的果实、心血的结晶,因而必须科学、规范、完好地保存。

　　3.档案是历史

　　它真实记载着经验和教训,有着不可替代的现实参考价值。检察档案是检察机关工作的查考凭证,办案的重要依据,是开展调查研究的必要条件和基础,是开展培训的生动教材。随着科学技术的不断发展，检察档案的管理也必须全面数字化、网络化、系统化和一体化。

　　二、基层检察院档案工作管理现状

　　（一）基本硬件和管理模式

　　东城区检察院在北京市各基层检察院中，室藏档案数量属于中等水平，包括文书档案1730册，3704件；诉讼档案64154册；设备39件；照片1118张、底片215张；声像116盒；光盘60张；锦旗、证书、奖杯永久135件、长期191件、短期69件；会计档案，15年的凭证1309册、5年的帐簿57件、15年的帐簿115册、25年的帐簿106册、永久的帐簿46册。文书和诉讼档案管理经专业录入，全部由专门软件进行电子化管理。具体档案库房管理上，东城院严格做到防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防虫、防鼠等“八防”要求（电子档案需防磁）。库房内不得吸烟，严禁将易燃、易爆物品带入库房；库房要保持清洁卫生，不得堆放食品和杂物；定期检查并记录库房温湿度，控制库房温湿度，温度保持在14℃-24℃,湿度保持在45％-60％之间；库房内实体档案上架排列，存放整齐、有序，并定期对室藏档案保管情况进行检查，以便发现问题及时处理。

　　（二）现阶段存在的问题

　　1.技术性问题

　　在目前使用的档案系统中，各业务部门归档系统和专职档案归档系统没有形成共享网络，档案员只能从专门档案系统中检索到手工输入的固定目录信息，而这种手工输入各院都是依靠专业的录入公司完成，不可能做到随归档随录入。因此，在已经移交过来但还未著录的案卷中，如需查找档案的话，只能完全靠档案员的记忆和手动查找，若是查询各职能部门已结案但还没有移交的案卷、文书信息，就必须要相关业务部门的承办人协助查找，否则这种类型的档案就会成为“隐形”档案，根本无从查找。可以说，即使在目前档案管理基本信息化的基层院里，有相当一部分档案利用只能依靠手工查找，流程烦琐、浪费人力物力、时间跨度长，最终也不一定能查找到所需要的资料。这一问题的根源就在于分散在各个业务系统的档案信息资源没有整合，无法方便地提供利用

　　2.思维意识问题

　　业务部门往往忙于处理案件而忽视案卷的保管整理，一般干警对于档案保管、归档的意识薄弱，认为档案工作只是专职档案人员的事情。再加上各处室内勤更换频繁，新手对档案工作不熟悉，有时会造成档案的不完整性和不准确性。一些兼职档案员本身对档案工作重视不足，工作往往流于表面；有的只是起一个处室和档案部门的传递作用，在一些业务处室，甚至归档工作也是承办人自己到档案室完成，兼职档案员甚至对自己部门的档案管理使用情况都不清楚。

　　三、构建科学化检察档案利用管理的设想

　　档案工作是一项默默无闻的工作，但并非“沉寂无声”。[①]在现代化条件下，通过严抓档案源质量，不断改进、完善档案管理手段，大力开发、挖掘档案信息资源，可以全面提升档案管理“有为”的新形象，进而推动检察工作的开展。

　　（一）转变观念，打好理念基础

　　检察档案工作是检察工作的重要组成部分，是维护检察机关历史真实面貌的一项重要工作，是国家档案事业的一项基础工作。检察干部要转变思想观念，增强全员档案意识，为检察档案工作更好地开展奠定良好基础。

　　1.组织领导应着力加强

　　档案工作是个长期、严谨的工作，必须在一点一滴中逐步积累，不能靠短时间搞突击。基层检察机关应严格按照规范要求，成立由分管办公室的院领导任组长、所有处室负责人为成员的档案工作领导小组，做到主要领导亲自过问，分管领导直接落实，把档案工作切实的变成全院一体的工作。档案室要配备专职、专业的档案员，各处室内勤兼职档案员，使档案工作层层递进，真正落到实处。另外，档案工作管理的现代化也取决于不断更新的硬件设备，这就要加大档案工作得经费投入，改善档案室的环境和条件，如做到温度、湿度的可控，将档案网络与整个案件管理网络相衔接等等，把科学化和现代化可以转化为实实在在的实体条件。

　　2.专业人员急需提高工作素养

　　档案工作人员包括专职档案员和各业务部门的兼职人员，在这一层面的专业人员要随时加强自我学习和继续教育，进一步增强检察档案意识，不断提高业务水平。同时，指导和沟通也至关重要，上级检察院档案工作部门也应加强对基层检察院的指导，发现和推广典型经验，全面提高档案人员的整体素质。而基层院也要加强与所属行政区域的政府档案管理部门的沟通，主动上门请教，虚心学习。

　　3．全员应在意识上支持配合档案工作

　　作为一般不接触档案工作的检察干警，也需要克服“重办案不重档案”的思想，增强“三个意识”：一是时间意识。要做到进行网络结案的同时，实体案卷材料也随结案随装订，归档时及时移交归档；二是齐全意识。要重视档案材料的完整规范，做到档案资料保存完整，有价值该归档的都予以归档；三是质量意识。数量是基础，而质量才是结档归档的最终要求，干警要严格按照各类诉讼、文书档案的归档工作标准，减少归档卷宗中缺页少页、页码重叠、顺序颠倒等问题的存在，以免造成资源和时间的不必要浪费。

　　（二）严格规范对档案的管理

　　基层检察机关的各层级档案工作人员，必须在工作中随时强化档案收集和鉴定的意识，进一步提高档案管理的“人治”水平。

　　1.严把档案源质量，确保档案的完整性和准确性。要加强各类档案，特别是音像、技术档案的收集工作，确保档案材料齐全完整，提高归档质量。

　　（1）前端控制。档案人员应在每年固定的综合归档工作开始前到各处室了解情况，或要求各处室上报相关数字，整理台帐、摸清底数，做到心中有数；对一些阶段性较强的工作，如基建档案，要“提前介入”，督促有关人员注意收集，把好源头关。

　　（2）联网控制。应建立起统一的检察业务电子化管理体系，把网上归档、考核、专职档案员的实时监控与业务部门的网上办公统合到一个系统中，按照级别的不同赋予相应的权限，达到不归档不结案的目的。档案人员可以随时在系统中查询、了解各个部门的应归档、已归档和未归档情况，并且可以在网络上进行提醒，要求业务部门承办人、内勤按要求随时归档。另外，档案员在接收实体档案时，也要做到逐卷逐件检查，看看各类档案是否齐全，归档文件是否完整，严格把好入库关。

　　（3）查漏补缺。对应该归档而没有归档的材料或已经归档但不齐全完整的材料要查漏补缺，及时进行催归或补归，对不符合归档要求的材料有权拒绝接收，指导纠正。

　　2.加强档案鉴定，提高鉴定水平

　　鉴定是档案工作中的一个非常重要的环节，关键是确定档案的保管期限。在进行档案鉴定时，一是要正确鉴定是否有价值。要严格按照归档与不归档界定范围，不能把不该归档的文件材料归档。二是正确鉴定价值大小。要严格按照《档案保管期限表》，把个人价值取向的因素减少到最低程度，既不机械呆板，也不背离原则。三是加强到期鉴定。要把到期鉴定工作排上议事日程，严格按照档案鉴定制度，依据不同档案分别组成不同的鉴定小组，并按照规定程序进行。

　　（三）科学有效提高档案利用水平

　　档案信息作为知识的重要组成部分是原始的第一手材料，具有其它信息资源不可替代的作用，而对档案的利用是检察档案管理工作的最终目的，其实质就是要最大限度地开发利用档案信息资源，为检察事业的发展提供有效服务，充分利用档案的潜在价值创造出资源价值。

　　1.明确利用方向

　　检察档案利用是对检察档案承载的信息采集、加工、存贮和输出的过程，[②]是把检察档案承载的信息由静态转化为动态的过程，是实现检察档案的价值、充分发挥检察档案作用的过程。新时期检察机关的档案资源对工作查考、借鉴、决策、证据、调研等方面的作用更加突出，为此，档案人员要将档案工作重心由收集、保管向综合利用转换。要正确处理利用和保管的关系问题，积极提供服务利用，有效促进各项检察业务工作的开展。同时，为更好地配合法律监督及社会需要，档案人员着力加强编研工作，在保证档案完整翔实的基础上，挖掘档案内涵，提供更加全面的信息参考和更深层次的咨询服务。

　　检察档案的开发利用是一个有机的整体，必须明确检察档案作为检察机关全部活动的原始记录，是记载检察机关全面发展的重要文献，同时它又是社会智力资源的组成部分，作为社会智力资源的检察档案，利用与开发并使之为社会服务，是它的重要功能。

　　2.明确利用目的

　　（1）为检察工作的深入开展提供经验支持。检察工作的开展并不是一帆风顺的，其间的曲折和挫折在所难免。经历的曲折、遭受的挫折都不同程度反映在检察档案中，昭示着后人去汲取、去总结，以便在未来的检察工作中去克服、去避免。

　　（2）为立法提供实践依据。法律的制定不是凭空想象出来的，它是在社会实践的基础上产生的。检察工作的成功与失败在一定程度上影响着立法的思路和方向，特别是在微观立法的标准、界限上有着重要的司法实践价值，使立法内容更符合社会的客观实际。

　　（3）为普法、法学教育提供具体素材。普法、法学教育都不是简单的法律条文和法学理论的说教，其中大量生动而形象的事例都来自司法实践。这些事例都需要通过检察档案保存的资料来总结、提炼，使之满足普法教育的需要，进一步增强普法教育的生动性，使人们通过具体事例了解法律、理解法律、掌握法律。

　　（4）为新进检察干警提供精神食粮。检察档案中的实物档案收集了检察机关取得的各种荣誉、证书、奖状等。这些荣誉真实地反映了检察干警吃苦耐劳、爱岗敬业、勇于拼搏的感人事迹。让新进检察干警参观，进行检察传统教育，能够帮助他们树立爱岗敬业的朴素观念，使他们积极愉快地投身检察事业，为检察事业发展注入新的力量。