政府信息公开是实现宪法赋予公民知情权的体现, 构建政府信息公开制度是深入贯彻落实科学发展观, 坚持依法行政、执政为民的具体体现。公共图书馆是整个社会系统的组成部分, 与大众传媒等机构共同承担着传播各类信息的任务, 在推进政府信息公开化的过程中, 公共图书馆将发挥不可或缺的重要作用。政府信息公开既为公共图书馆的发展创造了难得的机遇, 又对图书馆工作提出新的挑战。如何切实承担起政府信息服务主体的责任, 是公共图书馆面临的一个重要课题。
1. 图书馆在政府信息公开中的独特优势和作用
1. 1.图书馆是政府信息公开法定的服务主体
为了最大限度地满足公众及时获知政府信息的需要, 《中华人民共和国政府信息公开条例》 (下简称条例) 明确规定: “各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所并配备相应的设施、设备, 为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。” 同时还规定: “ 行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息。”由此可见, 图书馆是政府实施信息公开制度的重要职能部门和服务主体, 在参与政府信息公开活动中起着不可或缺的重要作用。
1. 2.图书馆在政府信息公开活动中具有独特的优势
众所周知, 公共图书馆是各类文献信息集聚与传播的重要载体。政府信息是一种具有特殊性质的文献信息, 也属于文献信息的范畴。政府信息公开又是一种公共行政行为。因此, 通过图书馆来传递政府公开的信息具有独特的优势, 民众可以自由、平等、无偿地使用公共图书馆查询政府信息。政府信息公开的方式有很多种, 对于大众来说, 不同的公开方式其获取政府信息的便利程度也完全不同, 尤其是那些陈旧的信息, 民众查阅和获取的难度较大。而公共图书馆作为公益性的机构, 免费向大众开放, 能向普通民众提供全面、完整的公共信息与咨询服务, 能够满足民众随时查阅、获取政府当前或以往公开信息的需求。
2. 公共图书馆的现状难以适应当前政府信息公开的要求
2.1. 思想上缺乏足够的认识
一些同志对图书馆承担政府信息服务的责任不很明确, 总以为这不是“ 份内” 的职责, 而是一种额外的负担。有人认为为政府信息公开服务只是一项“软任务”, 未列入图书馆工作考评的范围, 多做少做、做好做坏都无所谓。由于思想认识的偏差, 缺乏责任感, 必然就不会用心尽力去做好政府公开信息的采集、管理和传递工作。不解决思想认识方面存在的问题, 就很难做好政府信息服务工作。
2.2. 工作人员素质偏低, 缺乏相关的管理知识和管理经验
在一些地方, 县级图书馆长期以来被当作一个接收、安置某些需要特殊照顾人员的场所。图书馆人员结构不合理, 低学历者占了较大比例, 接受过图书馆专业教育培训的就更少, 甚至有的岗位还是以临时聘用人员来顶替。在专业管理人员比较紧缺的情况下,馆领导在考虑人员配备时, 当然首先把业务骨干安排在图书采编和流通等部门, 难以顾及政府信息服务工作。再从管理层面来说, 政府文献信息的搜集、整理以及提供利用都与图书有根本的区别, 一些馆员在图书管理知识和管理流程方面可以说是行家, 但对政府信息的相关内容不一定都能全面系统地了解和掌握,更缺乏管理经验。由于这些原因, 图书馆作为政府信息服务的主体正面临着严峻的考验。
2.3. 经费严重不足, 硬件建设滞后
公共图书馆是政府全额拨款的公益性事业单位,从县级图书馆来看, 自身并没有“造血” 功能, 政府每年所拨的经费十分有限, 只能勉强维持运转, 经费匮乏一直是制约县级图书馆发展的一大难题。况且政府信息不仅有纸质文件, 还有很多政府信息是通过网上发布和查询的, 目前政府网站已成为发布政府重要信息的主要渠道。这就要求图书馆不但要有相应的纸质文档存储设备, 还要有计算机网络等软硬件设备。据笔者了解, 硬件建设滞后是县级图书馆普遍存在的问题, 在现有状况下难以适应政府信息公开的要求。
3.公共图书馆配合实施政府信息公开制度的对策
3.1.加大宣传力度, 让民众了解图书馆在实施政府信息公开制度中的作用
尽管各新闻传媒对政府信息公开的几个重要查询场所包括公共图书馆等进行过宣传, 但是自从2008年5月1日实施政府信息公开以来, 到图书馆查阅政府信息目录的读者甚少, 公共图书馆传递政府信息的职能难以得到充分发挥。为此必须加大宣传力度, 要依托电视、报刊、网站等大众传媒向社会广为宣传,让民众了解公共图书馆不仅仅是借阅图书报刊的场所, 还承担着传递政府信息的职能, 是政府实施信息公开的一个重要“窗口”。同时, 还可以在图书馆大厅设立政府信息查询台, 全天对外开放; 同时设置大型电子显示屏, 滚动播放政府信息与相关说明; 也可利用图书馆宣传栏有针对性地宣传与公众切身利益紧密相关的政府信息, 以及举办政府信息检索知识专题讲座等。
3.2.加强学习培训, 组织参观交流, 提高管理人员的综合素质
长期以来, 由于受传统服务模式的影响, 图书馆工作人员的知识面比较窄, 《条例》的颁布与实施对图书馆工作人员又提出新的要求。随着信息化、数字化技术的快速发展, 电子文件数量剧增, 借助网络检索利用政府信息资源已成为必然趋势。这就要求从事政府信息管理服务人员不仅具有图书情报专业知识,而且还应了解政府信息相关内容以及具有通过网络检索政府公开信息的能力。政府信息管理服务人员除了要注重自身学习之外, 省级或设区市级图书馆也应积极协助政府信息主管部门对从事政府信息服务人员分期分批进行轮训, 掌握政府信息管理的基本知识以及如何做好政府信息服务的相关知识。同时还要强调转变观念, 让馆员懂得政府信息也是图书馆的信息资源, 做好政府信息服务工作是图书馆应尽的职责。有条件的图书馆还可以组织馆际间的参观学习, 交流开展政府信息服务工作的经验与体会, 提高政府信息服务工作水平。
3.3.加大政府投入, 加强硬软件建设, 为图书馆开展政府信息服务提供必要条件
图书馆要做好开展政府信息服务工作所需的查阅场所安排、指示标志制作、电脑及网络设备配备、工作人员选配等工作, 现场查阅纸质文献与网络检索相结合, 为社会各界及时提供政府公开的信息。如福建省图书馆已在中文工具书阅览室开设了政府公开信息纸质文本查阅专架和电子查阅区, 收集了1万多份纸质政府文件, 并整理、分类、上架; 电子查阅区则有省档案馆提供的电子查询中心和互联网检索相结合的检索平台, 为公众获取政府信息提供了快捷、良好的服务。在该馆大厅设置了大型电子显示屏, 滚动播放最新政府公开信息。笔者以为, 各级公共图书馆应积极争取当地政府经费支持, 增加相关设施、设备投入, 尤其要将为政府信息公开服务的运行成本纳入每年的经费预算, 为图书馆切实做好政府信息服务创造良好的条件。
3.4.增强责任意识与服务意识, 不断提高服务质量
要明确公共图书馆在政府信息公开中的定位, 不断增强责任意识与服务意识, 变被动应付为主动参与、积极配合。
3.4.1.认真做好政府信息的收集与整合工作。
公共图书馆应充分利用现有的人力资源、文献资源和较为完善的设施、设备, 做好政府信息以及相关解释的搜集工作, 主动加强与政府有关部门的联系, 在不违反保密法! 的前提下, 尽快获取最新的政府信息; 关注各类报刊、网站, 收集相关的政府信息资源, 以弥补在本地政府部门无法获取的某些政府信息的不足;积极协助政府有关部门对分散的政府信息数据库进行整合, 长期有效地保存, 实现政府信息资源的优化配置和合理开发利用, 满足公众对政府信息的多元化需求。如国家图书馆较完整地收藏了美国政府出版物,用户可在国图网上检索除缩微片以外的美国政府出版的全部图书、光盘和期刊目录; 台湾<国立>图书馆建立了<政府>文献资讯网, 对<政府>公报、<政府> 统计、<政府> 新闻、<政府> 机关专览提供数据库查询;台湾概览系统提供即时资讯、<政府>出版物、线上申辩、表单下载等为民众服务。这些做法值得我们借鉴。
3.4.2. 讲求时效, 提供及时、准确的信息服务。
及时原则是 条例! 所明确规定的基本原则, 也是公共图书馆开展政府信息服务应当遵循的准则。这就要求图书馆应及时将行政机关提供的政府公开信息予以公布, 对于以印刷品形式发布的政府信息则应尽快加工并及时上架, 对公众有关政府信息的咨询应及时给予解答。
3.4.3. 建立信息服务平台, 做好参(考咨询工作。
各级公共图书馆要抓住政府政务公开这一契机, 结合本馆参考咨询工作,建立信息服务平台。图书馆应专门建立政府出版物阅览室, 收藏政府公报、统计资料、政策法规等民众普遍关注的政府出版物, 包括相关图书、视听资料、多媒体等文献类型。同时可以利用图书馆宣传橱窗开辟政府信息园地, 及时发布政府公告, 并为公众获取和利用政府信息提供咨询服务。馆员要主动帮助公众查询各类政府信息, 解答政府信息相关问题, 指导公众利用政府信息。要充分发挥图书馆网站的作用, 在图书馆主页相应位置设置政府信息服务查询, 并提供在线问答, 还可设立电话专线解答相关问题。此外, 图书馆还可以为政府有关部门代发宣传品或申请表等相关材料。例如, 针对福清市申请出国劳务、出国自费留学人数较多的实际情况, 图书馆可代为公证处发放办理各类公证申请表以及相关的说明材料。这些便民举措使公共图书馆真正成为社会各界了解党和国家方针、政策的”窗口”, 成为政府与大众沟通的桥梁与纽带。