美国政府一向很重视政府信息资源的利用, 1813 年开始的联邦寄存图书馆计划( Feder al Deposit or y Librar y Pro.g ram, 以下简称FDLP) 到目前为止是“ 图书馆服务与内容管理组织”( Librar y Ser vices and Content Management 以下简称LSCM) 管理的最大, 最广为人知的计划。它由国会制定, 旨在确保美国公众获取政府信息, 该计划包括政府信息资源采集、格式转换、寄存馆藏的分发以及协调50个州、哥伦比亚特区、美国海外领土的联邦寄存图书馆。FDLP 的主要任务是通过分布在全美的近1250 家寄存图书馆传播联邦政府三大分支机构的信息产品, 一个图书馆如果被指定为联邦寄存馆, 要将寄存信息产品作为馆藏并负责保证公众能免费获取这些寄存馆藏。作为致力于平等准入和免费、无限制公共使用的机构,美国的近1250 家寄存图书馆构成了连接民众和政府的重要纽带之一。因此美国公众主要通过寄存图书馆来获取和利用政府信息资源。
联邦寄存图书馆分为地区性寄存图书馆和选择性寄存图书馆, 地区性寄存图书馆需收藏联邦政府及所在地区的州政府出版的所有政府信息资源, 并永久保存, 以供公众使用。每个州至少指定一个地区性寄存图书馆, 地区性寄存图书馆要协调整个州寄存图书馆的馆藏收集, 馆际互借以及业务指导; 选择性寄存图书馆收集本馆用户需求的政府信息资源, 保存期限至少5年。
1.采集方式
每个寄存图书馆都有专门的寄存馆员负责政府信息资源的采集、编目、服务以及所有与其它机构和寄存图书馆之间的联系与协调。寄存馆员通过采集工具选择适合自己馆藏的条目( Item) 形成一个条目选择列表, 也称为寄存馆藏列表, 每个寄存图书馆通过条目助理和文件数据挖掘( Do cument Data Miner) 查看本馆条目选择列表。寄存图书馆如果确定不再需要某条目, 可通过条目选择修改表格和条目助理两个工具删除条目编号, 每个条目编号代表了一系列或一组相关的联邦政府机构的出版物。条目选择修改表格和条目助理在网上直接操作, 寄存馆员首先输入寄存图书馆编号和密码, 然后在表格内输入条目编号提交删除条目, 提交72 小时后将收不到删除条目的任何纸质或电子出版物。缩微形式的出版物提交一周以后生效, 删除条目可随时进行。在条目选择列表里增加条目必须在一年一度的选择更新周期内, 在每年条目选择更新周期之前LSCM会通知所有寄存图书馆, 该周期从6 月1 号开始, 所有增加的条目必须在7 月31 日之前张贴到网站上, 10 月1 号被激活之前所有增加的条目都处于待定状态。
增加或删除条目需要经过仔细考虑和论证, 条目选择列表确定后, 寄存馆员不需要反复选择条目, 美国政府印刷局( Gov ernment Pr int Office 以下简称GPO) 使用自动寄存分发系统根据每个寄存图书馆的条目选择列表自动配送与条目相关的政府出版物。
GPO 鼓励寄存图书馆在条目选择列表里增加电子主题, 电子主题通过美国政府出版物目录MARC 记录里的统一资源定位器获取, GPO 提供两种方式下载: 20 条以内的从美国政府出版物目录( Catalog of U.S Gov ernment Publi.cations 简称CGP) 网站里通过电子邮箱一次性发送, 1000条以上的用Z39.50客户端下载。寄存图书馆把这些电子主题的MARC 记录放到他们的本地目录以供公众查询使用,寄存图书馆一旦增加了电子主题就再也收不到这些主题相关的任何有形出版物。电子资源还可以通过联机计算机图书馆中心OCLC ( Online Computer Librar y Center ) 、其它寄存图书馆的目录以及美国政府书店来获取链接地址。
2. 采集范围
寄存馆藏的采集范围体现在寄存馆藏发展方针里, 馆藏发展方针对所有寄存图书馆都很重要, 对地区性寄存图书馆来说, 它有助于寄存图书馆对联邦政府信息资源的格式选择, 有助于地区性寄存图书馆增补和促进政府信息资源的利用, 以便更好地满足用户的信息需求; 对选择性寄存图书馆来说, 寄存馆藏发展方针更重要, 有助于采集恰当的政府信息资源建立一个相关的寄存馆藏以满足用户的需求。每个寄存图书馆必须定期分析用户的信息需求, 保证采集的政府信息资源正是用户需求的。
寄存馆藏提供政府信息资源以满足寄存图书馆的主要及一般公共用户的需求, 因此在主题范围、格式以及年代上都应该尽可能地宽广, 内容要有足够的深度以便开展参考咨询与检索服务, 政府信息资源的有些主题是必须采集的, 有些是基本馆藏, 还有些是被强烈建议采集的, 寄存馆藏应包括具体到州、地区或选举区的政府信息资源。
地区性寄存图书馆的内容采集范围为所有联邦政府、州政府和地区政府的政府信息资源。有些出版物如国会记录和联邦登记会以纸质和缩微两种格式出版, 只有地区性寄存图书馆可以两种格式都选。
选择性寄存图书馆必须采集基本馆藏列表( Basic Col.lect ion List) 里的所有条目, 对公众行使联邦政府工作的知情权来说, 基本馆藏是非常重要的政府信息资源。最新的2004 年创建的基本馆藏列表有30个主题, 每个主题列出相应的SuDoc 编号( 即政府出版物的书架编号) 、条目编号、载体形式。选择性寄存图书馆此外还着重采集本地区的特色政府信息资源, 以满足本地区用户的个性化信息需求, 如得克萨斯州的休斯敦公共图书馆重点采集得克萨斯州及邻近州的水资源数据。
特殊的政府信息资源包括地图、音频、盲文、大型印刷物、外语文献等特殊类型资源, 通常情况下寄存图书馆不采集, 除非有用户需要才采集这些类型的政府信息资源,如休斯敦公共图书馆不采集地图、海报、内部机构出版物。
FDLP 注重合作采集( co operative acquisitio n) 。因为任何单独一个寄存图书馆不能采集全所有政府信息资源。一个地区的所有寄存图书馆合作采集既可以避免没必要的重复, 还可以互为补充, 提高资源的利用率和节省馆员时间。每个州的计划里要讨论整个州的选择性寄存图书馆合作采集关系, 这样所有的寄存图书馆合作起来给本州的用户提供一个全面的联邦政府信息资源服务。
3.采集工具
寄存馆员通过以下几种工具来选择寄存馆藏条目:
3.1.基本馆藏列表(Basic Collection List)
基本馆藏列表里的条目是所有寄存图书馆必须采集的包括以下30 个主题:
美国事实发现、美国政府针对小孩的指南、美国政府预算、联邦家庭援助目录、美国政府出版物目录、人口和住房普查( 系列1 ) 、人口和住房普查( 系列2 ) 、人口和住房普查( 系列3 ) 、人口和住房普查( 系列4 ) 、联邦法规、国会目录、国会记录( 每日) 、美国宪法( 分析和判读) 、县市数据、经济指标、总统经济报告、联邦登记( 每日) 、政府印刷局准入、二百周年纪念版( 美国的历史统计, 殖民地时代至1970 年第1 部分和第2 部分) 、职业前景手册、总统的公开讲话、社会保障手册、STAT - USA( 数据库名称) 、美国统计摘要、普遍法规、美国法典、美国政府手册、美国报告、美国县、总统文件每日汇编。
3.2.分类表(The List Of Class)
美国政府出版物分类表是寄存图书馆选择寄存馆藏的基础, 分类表包括了联邦政府机构出版的具有公共利益与教育价值的政府信息资源。那些没有公共利益和教育价值的政府信息资源、涉及国家安全保密的政府信息资源、合作出版的必须予以出售以便能够自我维持的政府信息资源都被排除在分类表之外。
分类表纸质版大约在每年6月出版, 复本会寄往各个寄存图书馆, 电子版在联邦公告栏每月的第一个星期五更新, 可直接下载。当寄存馆员增加条目到选择列表时,GPO 会通知, 寄存馆员通过文件数据挖掘( Document Data Miner) 可查看本馆的选择列表。
分类表按照联邦政府的各个部门机构名称的字顺来排列, 每个部门机构下的具体条目以政府出版物的书架编号SuDo c 来排序, 包括条目编号、格式等。比如:
AGRICULTURE DEPARTMENT A 1. 1: Per formance and Accountability Repo rt ( annu.al) ( EL) 0006 农业部出版的, 政府文献书架编号为A 1. 1, 条目名称是Perfo rmance and Acco untability Report, 条目编号是0006, 格式为电子资源。政府信息资源的格式有纸质( P) 、缩微( MF) 、电子产品( E, 格式未知) 、在线电子格式( EL) 、CD、DVD、软盘( FL) 。
分类表总共有8000 多条目, LSCM 不要求寄存图书馆必须保持一个明确的选择率, ( 但有两个条目是必选, 即0556- C 和1004E) 。条目的选择率取决于能否满足用户的信息需求。选择率传统上还是作为比较一个图书馆与和它馆藏规模相近的图书馆的基准, 选择率是反映寄存图书馆工作的一个指标, 如休斯敦公共图书馆选了4000 多条目,选择率为53%。
分类表后附有的条目编号与分类表词干! 政府出版物的书架编号SuDoc 一一对应, 附录1 是政府责任者字顺表, 附录2 里的条目是上个版本出现而本次修订删除的,删除原因有说明。
3.3.建议的核心馆藏列表(Suggested Core Col lections)
FDLP 手册附录A 建议的核心馆藏列表是针对学术、公共、法律各种类型寄存图书馆而建议不同的核心馆藏条目, 每个条目后都有注释, 说明该条目适合哪类型寄存图书馆。对于这些建议的核心馆藏, 寄存图书馆应该在地区和全国范围内与其它寄存图书馆合作采集, 保持用户必需的核心馆藏和数字资源的长期保存。
寄存图书馆不需要全选建议的核心馆藏, 可选一定的比例, 如大型的学术和公共寄存图书馆选择建议核心馆藏的大部分条目, 而小型的寄存图书馆只需选择符合其用户需求的条目, 选择标准建立在馆藏发展方针、邻近寄存图书馆的馆藏条目以及其它馆藏的基础上。
建议核心馆藏列表有三个部分: 学术型寄存图书馆的建议核心馆藏, 法律型寄存图书馆的建议核心馆藏, 公共型寄存图书馆的建议核心馆藏。列表由条目编号和条目名称组成, 按条目编号排列, 包括已用和不再用的条目, 条目编号前有标记表示该条目2007 年6月之后已不再被寄存图书馆所选用。
3.4.纸质或其它有形格式的基本主题列表
FDLP 传播各种格式的政府信息资源, 一些特定主题的政府信息资源只能获取纸质格式, 这些政府信息资源只被原机构以纸质形式出版, 因为它们包含关于美国政府工作的重要信息或者对图书馆和公众来说具有重要参考价值的出版物。无电子格式的出版物, 还有那些在FDLP 传播与分发政策下适合有形格式分发的政府信息资源将被以有形格式分发。保持这些纸质或其它有形格式主题政府信息资源的可利用是FDLP 重要的宗旨。
纸质或其它有形格式的主题表里, 美国国会文献集和国会记录两个主题的选择只限于地区寄存图书馆或没有地区寄存图书馆的州指定的一个图书馆。
纸质或其它有形格式的主题表是全体寄存图书馆通过使用后而提供的, GPO 会不定期组织讨论哪些纸质形式的主题对公众和寄存图书馆来讲是最基本的。
纸质或其它有形格式的主题表按主题名称的字顺排列,每个主题下列出其具体的SuDo cs 编号、条目编号、格式。条目名称后标记一个* 符号的表示限于在地区寄存图书馆或没有地区寄存图书馆的州指定的一个图书馆分发, 条目名称后标记两个* 符号的表示限于在地区寄存图书馆和法律寄存图书馆分发, 条目名称后标记三个* 符号的表示最新增加到该列表的主题。
3.5.政府信息资源数据库
GPO 提供几个免费获取政府信息资源的数据库, 寄存图书馆通过输入密码就能进入并使用, 这些数据库有:
( 1) 寄存图书馆获取技术和科学报告( Depo sitor y Ac.cess to Repor ts, Technica l and Scientific 简称DART S) 。联邦寄存图书馆通过DART S 可以免费使用来自国家技术信息服务组织的在线技术报告, 并能免费下载全文本的电子文献。
( 2) 国家气候数据中心在线文档图书馆( Natio nal Cli.mat ic Data Center Online Document Librar y ) 。除了几个关于国家海洋和大气管理局的主题是收费使用外, 寄存图书馆可以免费在线使用国家气候数据中心的在线文档。
( 3) STAT.USA/ Internet 和美国贸易在线( STAT -USA/ Internet and USA Trade Online) 。两个在线资源提供美国政府产生的, 当前和历史上的商业、贸易和全球经济信息。
( 4) 国土安全数字图书馆( Homeland Security Dig ital Libr ary , 简称H SDL) 。国土安全数字图书馆包括了非机密总统指令、政策与国家战略文件, 以及关于国土安全部的专门资源, HSDL 与GPO 有正式合作协议。
4.采集面临新的问题与对策
1996 年以来, 越来越多的联邦机构以桌面出版的方式直接在网上发布信息, 在线电子资源的数量急剧增加, 新出版的政府信息资源92%都能在线获取。同时, 由于物理存储空间的有限, 更多选择性寄存图书馆也乐意采集在线电子资源。因此, FDLP 成员馆馆藏向电子寄存馆藏过渡。
GPO 近年来在在线电子资源的传播与分发上作了很多努力, 为了促进数字资源的利用, GPO 的联邦数字系统( Fdsys) 已取代GPOAccess 为公众提供提供联邦政府信息资源的查询与使用。
在新的电子环境下, 寄存图书馆增加了电子政府信息资源馆藏比例, 电子政府信息成了政府信息传播的主要方式, 寄存图书馆采集超出GPO 范围之外的电子信息资源时应考虑到馆藏发展方针。发展电子馆藏的同时有形出版物的条目选择也面临挑战, GPO 在新的有形出版物选择机制里把条目标记为三大类: 一类是高选择率的主题; 一类是某些类型图书馆必须选择的主题; 还有一类是“重新考虑的条目”, 即这个主题是图书馆可选可不选的, 相应的条目被标识为“ 重新考虑”。这种新的选择机制能让寄存馆员快速作出选择, 节省了馆员时间, 提高了工作效率, 更好地满足了公众对政府信息的需求。