自1946年以来,联合国总部图书馆通过托存图书馆系统向世界各地的读者分发联合国的文件和出版物。目前,分布在各大洲的146个国家共有408个联合国托存图书馆。中国现在共有21个联合国托存图书馆。笔者所在的武汉大学法学院图书馆于1999年被选为联合国设在中国的第三批四个联合国托存图书馆之一,托存资料包括联合国出版的中英文文件、各种出版物、亚太经社理事会文件。
联合国于1945年10月24日成立,最初由51个国家创立的联合国现有成员国192个。① 联合国是接受1945年在旧金山会议上签订的《联合国宪章》所载义务的国家所组成的一个全球性组织,也是在集体安全原则基础上维持国际和平与安全的职能非常广泛的一个一般政治性组织,还是成员国遍及全球的当今最有影响的一个综合性国际组织。联合国设有大会、安全理事会、经济及社会理事会、托管理事会、国际法院、秘书处等主要机关。其中大会、安全理事会、经济及社会理事会、托管理事会和秘书处五个机关设在纽约联合国总部,另在欧洲日内瓦和维也纳设有分部。第六个主要机关是国际法院,设在荷兰海牙。在联合国,所有成员国,不论大小、不分贫富,不论其政治观点和社会制度为何,都在联合国中享有发言权和投票权。联合国的主要职能是维持国际和平与安全、通过国际合作促进经济社会文化的发展。联合国不是世界政府,不制定法律,而是提供协助解决国际冲突的办法,并就影响所有成员国的事项拟订政策。
除上述六大主要机构外,在这个庞大的国际组织内还有贸发会议、儿童基金会、开发计划署、工业发展组织、环境规划署等。联合国还有一些专门机构和政府间组织,这些机构和组织有自己独立的机制,由经济与社会理事会协调与联合国的合作,并每年向经济与社会理事会做出工作报告,其中包括:世界旅游组织(UN2WTO) 、联合国粮农组织( FAO) 、万国邮政联盟、联合国教科文组织(UNESCO) 、世界卫生组织(WHO) 、国际货币基金组织( IMF) 、世界气象组织(WMO) 、世界知识产权组织和世界银行(World Bank) 。这些机构组成联合国系统。②联合国系统机构庞大,几乎涉及了所有的领域,其文献资料内容包罗万象,文件的的形式品种繁多,要整理好这些文献资料,并提供为读者所用,就要对联合国的组织机构有初步的了解,必须了解其文件编号以及出售品编号的识别方法。
一、联合国法律资料的特性
(一) 文献的类型
联合国各主要机构的文献资料大致分为两大类:各种出版物和会议文件。
联合国的出版物包括: 重要研究报告、统计资料、会议论文集、年鉴、联合国主要机构的正式记录、国家间协议、刊物、新闻简报以及联合国新闻部的出版物等。
联合国的文件是指提交给联合国某个主要机构或附属机构审议的文本,是联合国各机构大会讨论或机构本身工作的工作文件。包括:
(1)大会:大会决议、大会文件、会议逐字记录、秘书长报告、大会特别会议、大会紧急特别会议、具有里程碑意义的大会文件、大会新闻稿;
(2)安理会:安理会决议、安理会主席声明、秘书长报告、会议记录、信件往来、安理会特派团报告、主席说明,安理会制裁委员会、安理会反恐怖主义委员会、安理会新闻稿;
(3)经济社会理事会:文件、年度报告;
(4)秘书处:特选文件。特选文件包括秘书长关于联合国工作的年度报告、改革声明、和平纲领、发展纲领、针对突发事件提出的报告、《联合国千年宣言》的执行情况,等等。
(二) 文件文号的结构
联合国文件是有编号的,每份文件大都由大写字母和阿拉伯数字两部分组成,以斜线分开。编号第一部分通常反映发行该文件的联合国主要机构,如联合国六个主要机构的文件系列都有其所属单位的编号:“A /- ”大会,“S/ - ”安全理事会,“E / - ”经社理事会,“T/ - ”托管理事会, “ST/ - ”秘书处等, 国际法院有一个不同的文件制度。数字部分往往表示的是届会的届次或附属机构的编号,例如:文件文号为A /60 /7的文件表示的是联合国第六十届大会第7号文件。
1. 表明文件文号的发行机构
联合国的很多文件文号, 除了是以“A”“E”“S”“T”“ST”这几种基本系列文号开始的以外, 还有不少的机构文件的系列文号是以特殊的形式出现,即这部分机构的文件是以不同的特别的系列文号出现,这给从事联合国文件整理的工作人员带来了不少的麻烦。在日常工作中,总是会遇到这样一些机构的特别系列文号, 例如:
“ACC / - ”行政协调委员会,“AT/ - ”联合国行政法庭,“CAT/C / - ”禁止酷刑委员会,“CCPR / - ”人权事务委员会,“CEDAW /C / - ”消除对妇女一切形式歧视委员会, -“DC / - ”裁军审议委员会,“DP / - ”联合国开发计划署,“TD / - ”联合国贸易和发展会议等等。
2. 表明文件文号的附属机关
由于联合国内各种组织机构繁多,每个附属机构都有可能发行各种文件。通过对这些文件的文号对比、观察和研究,还是能找到一些规律性的东西。一些附属机关的文件,通常由所属机关的基本系列文号加上一些特殊的部分组成。例如:
“ - /AC. ⋯/ - ”表示特设委员会或类似机构
“ - /C. ⋯/ - ”表示常设、永久、主要会期委员会
“ - /CN. ⋯/ - ”表示委员会
“ - /CONF. ⋯/ - ”表示会议
“ - /GC. ⋯/ - ”表示理事会
“ - /PC. ⋯/ - ”表示筹备委员会
“ - /SC. ⋯/ - ”表示小组委员会
“ - /Sub. ⋯/ - ”表示小组委员会
“ - /WG. ⋯/ - ”表示工作组
“ - /WP. ⋯/ - ”表示工作队。
3. 表明文件文号的性质
联合国各个职能部门各种会议频繁,会议的形式繁多,文件文号的形式也复杂。从各个部门印发的文件里,可以看到文件文号中一些有共同的大写字母。这些文件文号中,所带有的字母有着特别的、表示文件性质的含义。例如:
“ - /CRP⋯”表示会议室文件
“ - / INF - ”资料性文件
“ - /NGO / - ”载有非政府组织来文的文件
“ - /PV. ⋯”会议逐字记录
“ - /RES/ - ”通过的决议的抬头文件
“ - /SR. ⋯ ”会议简要记录
“ - /WP. ⋯”工作文件等等。
4. 表明文件文号的修改还有些文件的文号里,含有特定含义字母,例如:
“ - /Add. ⋯”增编,表示对主要文件内容的增补;
“ - /Amend. ⋯”修正,表示发文部门对某一通过的正式文件的局部更改;
“ - /Corr. ⋯”更正,即不论任何原因,修改现有文件的任何具体部分;
“ - /Excerp t”表示需要某一文件的某一部分时,而重新印刷的摘录;
“ - /Rev. ⋯”订正,用新文件取代对应“ - ”部分相同的旧文件,如果有具体规定,订正文本除了可以替代原件,还能取代其更正、修正和增编;
“ - /Summary”为便利机关审议而特别编写的报告摘要。
5. 表明文件的分发等级
文件和会议记录分发分为三种形式:一般分发、限量分发、限制分发。但文号中有表明分发等级的方式只有两种出现:
“ - /L. ⋯”表示限量分发,例如: E /1990 /C. 1 /L. 1;用于暂时性文件;
“ - /R. ⋯”表示限制分发,例如: E /1990 /SR. 1,用于其内容在印发时不得对外公开的文件和会议记录。
(三) 销售品编号
联合国印发的年鉴、主要报告和研究报告会议和一切讨论会及专题讨论会的记录、《联合国条约集》各卷、联合国主要机关的会议记录索引等出版物除了用文号和正式记录的标识区别外,还有一个识别它们的方式,这就是“销售品编号”。它列于书名页背面和所有销售物的封底。销售编号表示出版物的语文、年代、内容类别和个别标题的号码。
在《联合国出版物目录》里,有反映出版物内容类别的清单,这个清单可以作为一个分类简表。清单里的每一项内容是用罗马数字,有时再加上大写字母表明内容类别的细目。例如:
“I”类是一般资料和参考;
“II. A”类是商业、经济、科学和技术;
“II. B”类是经济发展;
“II. C”类是世界经济⋯⋯
“III. A”类是联合国大学出版物;
“III. B”类是开发计划署出版物;
“III. H”类是人口基金出版物⋯⋯
“IV”类是社会问题;
“V”类是国际法;
“X”类是国际行政;
“XI”类是麻醉品;
“XIV”类是人权;
“XV II”类是公共财政和会计问题;
“XX”类是儿童基金会出版物。
二、联合国法律资料的整理
与其他出版物一样,联合国出版物的整理没有固定的方法。从前面的介绍情况来看,可用来组织联合国出版物的方法很多。主要有以下几种:
(一)、出版物的销售品编号
由于销售品编号反映出版物的主题类别,所以,采用销售品编号组织出版物,可以看成是按主题组织出版物。具体可以采用两种方法:
第一,以出版物的年份为纲,组织出版物。即,将同一年份的出版物按主题类别,分别集中起来,同一主题类别的出版物再按具体的编号排列。其最大的优点是将同一年的所有出版物集中起来,便于管理者和使用者对某年联合国的出版物有一个全面的了解,也可以了解某年全世界都有什么重大事件发生,联合国及其各个职能部门针对这些事件召开了什么会议,做了些什么重要的决议、决定等各种情况。它的不足之处是,将同一主题的资料分散开了,从客观上造成使用者很容易遗漏资料的情况。
第二,以出版物的内容主题类别为主,组织出版物。即,将出版物按内容类别予以集中,同一类别下,按年代排列,再按编号排列。这种组织方法的优点是,将所有主题内容相近的出版物集中起来,能够反映出某类问题的发生、发展的演变过程,便于专题研究者收集资料。但对经常性的出版物,如期刊,报告,《联合国条约汇编》等的整理不按销售品编号,而是以出版物的题目为主要标准,便于将它们集中管理,既方便使用,归档也非常容易。这里可以看出,这两种组织方法的优缺点是互补的,且第二种方法优于第一种方法。但笔者认为,这种方法对目前多采用《中图法》或《科图法》的国内图书馆、资料室、情报所来说,无疑又多了一个分类体系,对文献资料的加工、整理者和文献资料的利用者造成了诸多的不便。这种方法不符合人们已有的使用习惯,但在选择文献资料的主题方面是值得借鉴的。
(二)、出版物的系统文号
即按出版物系统文号的字母顺序,然后按各个文件编号的数字排列。这样的好处是,一方面,不受主题类别的制约,将某一机构的文件集中归档,另一方面,补缺比较方便。如果一份文件有两个以上的不同的文件系统号,一般情况下,按第一个系统号归档,同时,在另外的文件系统内的相对应的地方,做好参见。
(三)、销售品编号和系统文号兼用
即同时采用两种方法组织文件或出版物,提供销售品编号或称之为主题系统和系统文件号的两种检索途径,以满足不同的需要。采用这种方式组织文件时,以销售品编号档案为主,并在系统文件号档案内做好参照,对照指出该文件放在销售品档案的位置。
(四)、其他方法
对既没有文件号,又没有销售品号的出版物,可根据本单位的具体情况和需要,设计一种简单的分类办法。如,将什么编号都没有的出版物,按在发文单位或出版机构集中,再按文件或出版物的题目,采用Letter by letter的方式组织文件或出版物,据此编制一个简单的标题索引(Title Index) ,方便研究者使用。笔者所在单位最初加工处理联合国出版物时,期刊、报告等不定期出版物和《联合国条约汇编》是采用销售品编号的。但是,在后期准备将所有文献加入到数据库时,才意识到,这个号码对很多读者,包括系统的设计人员来说是很陌生的,在很大程度上,不符合人们的使用习惯。因此,考虑到我们的读者相对稳定,多是教师、研究生和本科生,他们对本馆已经使用多年的图书分类体系较为熟悉的情况,为了使联合国文献最大限度的为读者利用, 我们决定放弃使用销售品编号,采用读者熟悉并且习惯的、沿用多年的分类体系。文件的处理是采用文件系统编号,即文件目录组织、装订、上架全部是机构集中的。同一机构的文件的组织是按照文件的系列编号,先字母顺序,再按数字顺序排列。
三、联合国法律资料的检索
我院资料室有别于其他资料室的重要特色之一就是拥有较为齐全的联合国文件、联合国不定期出版物及《联合国条约集》。联合国文件对于读者了解当前世界局势有很好的参考价值。裁军、维和、儿童/妇女权利、环境、经济全球化和反对恐怖主义等众人关心的问题均能在这些文件中得到及时的反映。
(一)传统检索方式
联合国文件或出版物与其他各种出版物相同,有纸质的和电子的。目前我馆还没有联合国的电子出版物,无法提供电子资源。但从联合国的网站或联合国的达格·哈马舍尔德图书馆可以提供一些数据库供公众使用,其中有的是需要密码的,有的是免费的。
联合国的纸质文件或出版物除了用传统的检索工具如各种书目、索引、年鉴检索外,还可以借助专题数据库检索,根据检索结果,再查阅纸质的文件或出版物。电子资源有纸质资源无法替代的优点,这是有目共睹的无可争辩的事实,但是很多读者因受各种条件的制约,而无法使用电子资源时,则只能使用纸质资源了。一方面读者在使用纸质联合国文件或出版物资源时,要了解它的销售品编号和系列文件号码的结构,每一节字母或数字符号所代表的含义,特别是文号中带有“SR”或“PV”的文件,它们代表的是会议辩论的简要记录或逐字记录,是与会者的声明或发言的摘要,“L”可以视为是标明载有决议草案或决定草案内容的文件,是限量分发给与会者的。另一方面,读者在使用联合国资料之前,如果知道要查找的文献是哪个机构印发的文件,或是什么机构印发的期刊、报告、文集,或了解出版物的销售品编号和文件的识别方法,就能够从该机构、主题、文件系统号入手,借助各种书目索引进行检索。
读者在检索联合国文件或出版物之前,最好做一个检索方案。一般而言,采取先从最高级别的机关入手到最低的附属机构,从一般问题到具体问题,从现在回溯到过去的方式检索,是不会出现漏检的。遵循这个原则,在检索时,先使用一般介绍性的《联合国手册》了解某问题所涉及的时代背景,确定时代背景后,应查阅与这一时代相对应年份的《联合国年鉴》,了解就此问题联合国采取行动的摘要和对应列出的一些参考性书目,继而往下深入即可查到所需要的文献。如果要研究的问题明显是大会、安全理事会、经济与社会理事会或托管理事会所讨论的问题,则应查阅有关的《会议记录索引》,就可以检索到有关的文件或出版物了。对于一般性的问题,则可以查阅相应年份的UNDOC、UNDEX、UND I的主题索引。如果要查找某问题的现状,可查阅最新的UNDOC、联合国日刊。
为了检索到专指性强的文件或出版物,对已检出的文献进行筛选,确定曾经具体处理过该问题的机构和附属机关,从而进一步查阅该机构和附属机关的年度报告和届会报告。
联合国法律资料可以用以下几种工具书检索:
1.《联合国概况》和《联合国手册》
通过此书可以了解联合国及其各个机关的作用和职责,以及联合国的主要目标和成就。
2.《联合国手册》
通过它可了解联合国及各个机构自1945年成立以来的结构变化和开展的各种活动。
3.《联合国年鉴》
每年出版一卷。全面反映联合国一年工作中的大事件,它包括贸易、工业发展、自然资源、粮食、科学技术、全球环境、妇女、儿童、人权、爱滋病等各个方面的情况,还可以了解联合国的其他机构的情况。
4. 索引
目前联合国文件和出版物印刷版书目索引为《United Nations Documents Index》, 1998年开始出版,该索引前身为UNDOC, 1996年10月停止出版。1996年至1997年期间出版的索引为: United Nations Documents Checklist。
该索引提供了著者索引(Author Index) ,这里的作者有个人、国家、国际组织、联合国各主要机构。索引是按国家和联合国各印发出版物机构全称的首字母缩写,采用Letter by letter的方式排列的,每一个条目下,列有会议文件的标题、出版物系统编号及正文条目的顺序号。标题索引( Title Index) ,是将出版物的标题名称,按字母顺序排列。每一个条目下,列有会议的全称、主题、出版物系统编号和正文条目的顺序号。该索引的正文部分是按印发文件的机构全称的字母顺序排列,每一个机构下都列有如下信息:召开会议的机构、时间、地点、印发文件的名称、文件编号、页码、图册、表格等。所以,读者要查找某个机构在某段时间里,关于某个问题都印发过什么文件,或作过什么决定,利用这个索引是非常便捷的。
5.《联合国条约集汇编》
刊载所有向秘书处登记在案的条约和国际协议( Treaty Series - Treaties and international agreements reg2istered or filed and recorded with the Secretariat of the United States) 。与其配套使用的是《条约集汇编累积索引》(Cumulative Index) 。这个索引的主要排列方式有:第一,按时间的顺序排列各项条约和国际协定;第二,按时间排列一般性国际协定;第三,按字母顺序排列缔约国和主题清单。它提供了按时间、题名和主题的检索途径。
6. 联合国文献研究指南
联合国文献研究指南由联合国图书馆编写,是研究联合国资料的重要工具。是为新接触联合国文献的研究人员和处理资料的专业人员编制的介绍联合国印发的各类文件和出版物(例如报告,会议,会议记录,销售出版物,新闻稿)的概况以及如何使用的简单说明。本指南也提供关于联合国大会和安全理事会所采取的行动的信息,并为研究人员介绍联合国活动的主要领域,包括裁军、人权、国际法和维持和平。
7. 其他检索工具
(1)联合国贸易和发展会议文件索引
在了解其委员会及其附属机关处理的问题时,可用该索引查出研究报告、年度报告和其他出版物。
(2)《联合国系统在版书目》《Books in Print of the Unite Nations System》
该书列出联合国各销售处和联合国系统出版物的出版商所出版的联合国系统的14000种出版物。它用统一的格式将联合国各种形式的出版物编辑在一起,并有四种索引:标题、系列文号、机构组织和国际标准书号索引,提供以上四种不同的检索途径。
(3)联合国1993年出版的《人权指南》(《Guide in the Field of Human Right》)
该书是人权问题研究的重要工具书。包括联合国、教科文组织、劳工组织、卫生组织、难民专员办事处和妇女地位委员会印发的人权文件和出版物。该书共有以下几个部分:自决;经济、社会和文化权利;公民和政治权利;平等和不歧视;其他群体和个人权利;其他人权问题;对人权的威胁和侵犯行为;联合国与人权;其他组织和人权。每一条目下列出文件或出版物的标题、文件系列编号、个人著者或团体著者的名称。该书还提供了快速查找的索引。
(4)《化学武器公约索引》《Index to the ChemicalWeapons Convention》这是按字母排列的主题索引,包括《禁止开发、生产、储存和使用化学武器和销毁此种武器公约》所涉及的一千余项主题和分主题。还附有《公约》目录和其他参考资料。
(二)利用各种数据库检索
1. 联合国的达格·哈马舍尔德图书馆的书目资料系统UNB ISnet可供查询联合国1979年以来发行的文件索引以及纽约和日内瓦联合国图书馆同时期收藏的其他图书文献的书目。
2. 联合国《正式文件数据库》ODS
正式文件数据库(The Official Documents System )收集了联合国1993年以来发行的文件及1946年以来大会、安全理事会、经社理事会和托管委员会的决议全文。从2004年起提供汉语查询。自2004年12月起,使用该数据库不再需要密码。你可以选择使用英文或中文数据库检索。请注意中文的全文检索只适用于2001年1月1日以后印发的文件。阅读文件全文需Acrobat浏览器。本数据库中的“Help ”(英文)或“帮助”(中文)栏目提供了非常详细的查询指南。
3. 联合国信息查询系统(UN - I - QUE)
这是达格·哈马舍尔德图书馆建立和维护的参考数据库,其中列出了几千份人们经常索取的联合国文件的文号。这个数据库也有助于检索ODS数据库上的具体文件(键入关键词,就可以找到相应文件的文件号) 。
4. 人文发展指标
人文发展指标( human development indicators)提供世界各国人文发展指数(HD I: Human Development In2dex)排行名次。指标的内容包括人口、教育、妇女就业比例、健康、信息利用、环境、经济等。
5. 世界文化遗产
这是联合国教科文组织的一个网页,提供与世界文化遗产相关的各种信息。
6. UNESDOC数据库
UNESDOC包括国际教科文组织重要文件全文,有中、英、法等文字。
7. 联合国条约集数据库
条约集数据库UNTC (United Nations Treaty Collection )收集了所有向联合国秘书处登记在案的条约和国际协议全文。值得提醒的是,使用该数据库是免费的,但需要密码。
8. 在线数据库
统计数据库UNSTATS由联合国统计处编制,数据来源于30个国际专业统计数据信息源。可以按统计系列( series)字母顺序、数据来源( sources)或主题( top ic)查询统计数据。该数据库包含300多个统计系列,8百余万条统计数据。大部分数据系列的年代自1970或1980年起,有许多系列还显示更详细的信息。数据来源于联合国统计司、人口司、联合国经济与社会问题研究部、粮农组织、国际劳工局、国际货币基金组织、国际电信联盟、经合组织、教科文组织、世界卫生组织、世界知识产权组织、世界银行和世界旅游组织等。该统计数据库还提供相关的技术名词和标准,如什么是“balance of payments”等。读者可以浏览国家概况( country p rofile)中的主要统计系列,了解各种经济与社会问题,也可以根据统计数据来源或主题列出统计系列。该数据库的使用也是需要密码的,但可免费使用。