前言
改革开放以来, 我国的经济体制逐渐由计划经济全面转向市场经济。随着经济体制、经济结构、管理机制的变革, 人们的观念也随之发生了重大变化, 认识到市场经济的激烈竞争首先是信息的竞争。许多人对信息作用与价值非常重视, 但往往对信息中的一个门类档案信息, 缺少足够的重视和关注。有些档案工作者自身也没充分意识到档案信息的重要价值和档案工作的意义。
1．在法制社会中档案信息的重要作用
在计划经济时期, 法制不健全, 法制观念淡薄。如果出现债务纠纷或产权纠纷以及不履行承诺而发生矛盾时, 主要靠领导机关行政干预, 很少依照法律解决。然而在今天依法治国的情况下,档案资料将充分显示出它的独特作用。档案的定义: 具有查考、使用价值, 经过立卷归档、集中保管起来的各种文件材料。包括人事材料、技术文件、出版物原稿、财会薄册、印模、照片、录音带、收发电文、会议记录、电话记录等等。档案工作者的任务: 收集、整理、保管、鉴定和统计本单位在工作或生产活动中形成的档案, 并积极提供档案, 为领导、工作和生产服务。
在改革开放政策的驱动下, 各行各业纷纷向规模化、集团化发展, 企业之间交易额往往十分巨大。但在转轨时期, 人们的习惯与观念的转变却跟不上实际的需要。个别企业有意或无意不按协约办事, 严重妨害对方的正常运营与发展, 常常由此引发纠纷或诉讼案件。然而法律只相信证据,完整的档案材料, 是最有力的证据, 可以帮助变被动为主动。以下举例说明。
根据最新文件规定, 某建筑公司每年可在利润中提取13 万元的劳保费用, 并可从公司成立之日算起。该公司实际于1981 年正式成立, 然而档案室却提供不出批文, 空口无凭不行。最后求助市档案馆, 查到了这份批文, 问题迎刃而解。公司档案管理员感慨地说: 一份档案价值169 万元。蓬莱飞马海味餐厅为扩大经营, 于1986 年以济南双泉灯具厂作担保单位, 向银行贷款4 万元并依协议逐年偿还。至1990 年该餐厅注销时, 尚欠银行5970 元。银行找担保单位催款。双泉灯具厂不服, 于是上诉法院。没有证据无法断案, 在此情况下法院到市档案馆查到了该餐厅的注销档案。档案中明确记载: 该餐厅注销后, 债权、债务一律由主办单位! 蓬莱县马格庄乡经委∀ 负责处理。从而使这场纠纷得以合理解决。一条注销档案保护了双泉灯具厂免遭经济损失[ 1] 。从以上事例说明档案在当今法制社会中具有不可替代的作用。
2．技术档案可以创造巨大的经济效益
技术档案( 也称科学技术档案) 定义: 是工厂、矿山、设计院、科学研究等部门在基本建设、生产技术和自然科学研究等各项活动中形成的, 经整理归档集中管理起来的技术文件材料。它包括图纸、照片、文字材料等。科学技术档案是进行技术改革,设备维护与更新, 扩大再生产以及处理各种生产技术问题的重要依据, 是国家科技资源的储备形式,是国家的宝贵财富。
技术档案实质上是一种工具, 它的再利用是现代生产中的重要环节, 起着参与生产的作用。这种潜在的资源一旦转化为生产力, 就可以创造出巨大的物质财富。由此可见, 技术档案也是生产力。技术档案的重复利用, 不仅可以收到事半功倍的效果, 其深层意义还在于这些工作已经经过实践验证, 可以充分保证设计质量和工程进度的要求。在此基础上的改进可能产生质的飞跃。技术档案是宝贵而又潜力巨大的一种技术资源, 从以下实例可略见一斑。
某设计院设计的氟致冷剂工程, 共有2600 余张设计图纸, 其中复用图纸200 余张, 可节省1400 多个工作日, 可创经济效益7 万元。几年来该院相继承担了7 项规模相近的氟致冷剂工程,仅图纸复用一项创效益50 万元。在此基础上的改进的技术转让及设计费创收高达360 万元[ 2] 。据统计[ 2] , 一个好的工程设计, 图纸的复用率可达50% 左右, 个别项目可高达80% 以上。这就意味着可节约劳动50%, 甚至80%以上。据国家档案局统计, 档案在《七五》 期间产生经济效益达304 亿元。由此不难看出, 完整、系统的技术档案可能产生的经济效益是十分显著的。充分开发利用档案这一技术资源, 在实现我国经济腾飞的今天尤为重要。
3．档案工作者任重而道远
对于经济部门和生产单位, 管好用好档案的目标和体现, 就是要充分发挥其参与生产或社会活动的作用, 以取得良好的社会效益和经济效益。最终目的是为了提高生产力。所以档案工作者肩__负的历史使命艰巨而重大。从档案所涵盖的内容看, 大到设计工程的整套图纸, 小到会议记录、一张照片, 都不可掉以轻心。机会稍纵即逝, 抢拍一张即将拆除的旧厂房照片, 可能成为将来了解厂史的重要史料。稍有疏忽, 若干年后将无据可考,留下无法弥补的遗憾, 愧对后人。档案工作者任务的核心是收集各种有价值的档案资料, 然后整理、归档保存。要善于判断哪些资料具有查考使用价值, 可能起到为领导、工作或生产服务的作用。
要做好档案工作, 必须要有渊博的学识和丰富的经验作基础。所谓学识, 不仅指档案管理方面的专业知识, 还要尽可能熟悉本单位从事的专业知识, 熟悉其生产活动的规律,从而有意识地去收集资料, 不致有遗漏。不应只重视归档保存, 等待“送货上门”, 而要主动“走出去”收集, 具有“参与意识”。谈到积累经验, 根据笔者的感受, 认为大量参阅各种报刊、杂志、司法案例等十分重要, 它能更直接、更快捷、更有针对性地帮助我们管好档案、用好档案。档案信息是国家的宝贵财富, 档案工作者任重而道远。