人民法院的诉讼档案（以下简称诉讼档案） 是人民法院审判活动的直接的真实记录, 是国家档案全宗中特有的专业性极强的档案之一。它不同于行政管理档案和其他专业档案, 除了它们的共性都是以一定的文字、声像、符号表达内容和以一定的物质形态作载体等以外, 有着它自己特有的性质,这也决定了诉讼档案的管理势必有其特殊性。
人民法院是国家的审判机关, 行使国家的审判权, 人民法院的基本职能就是审理各种刑事、民事、经济、行政等案件。围绕这些基本职能活动, 形成了相应的刑事、民事、经济、行政等诉讼档案, 这就是人民法院诉讼档案的几个组成部分。诉讼档案中刑、民、经、行政各类案件形成的诉讼文书材料内容不尽相同, 就是同一类案件由于审级的不同也不完全一样, 但它们都有其共同的长点, 大致表现在以下几个方面：
1． 诉讼档案的形成, 相应地受诉讼程序法的制约。
我国现行的诉讼审级制度是“ 四级两审制” , 四级是指我国法院的设置有四级, 即：最高人民法院、省（自治区、直辖市）高级人民法院、市（地区、自治州）中级人民法院、县（市、区）人民法院共四级（另设专门法院）。两审是指“两审终审制”,就是一个案件经过两级人民法院审理即宣告终结的审判制度。各级人民法院审理任何一个案件都必须严格依照法定的诉讼程序进行, 否则就是违法。如果县级人民法院作为一审, 上诉或抗诉到中级人民法院就是二审, 如果中级人民法院作为一审, 上诉或抗诉到高级人民法院就是二审, 如果是高级人民法院作为一审, 上诉或抗诉到最高人民法院就是二审, 最高人民法院所作的一审判决和裁定是终审的判决和裁定, 这是特殊规定。诉讼程序法对诉讼档案形成的制约性, 集中表现在收案编号、案卷形成的过程中。首先表现在收案时的立案编号上。例如, 中级法院在1987年第一个收到的一审刑事上诉案件, 收案编号就应该是,“1987年度刑事二审第1号” 。从立案开始就要准确地标定它的年度、审级、案号。这样一个案件审结立卷归档以后, 就为人民法院审理案件形成的诉讼档案的一个保管单位。其次, 还表现在案卷形成的过程中。既然人民法院审理案件必须要按照诉讼法进行, 它在审判过程中形成的各种诉讼文书, 也要求它符合诉讼程序。所以在一个案件审结以后所立成的案卷, 卷内诉讼文书材料必须按照诉讼程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列, 这使得诉讼档案中卷内文书材料的排列有很大程度的规则性。
2． 具有完整性和成套性。
诉讼档案是以当事人和案由为特征形成的审判案卷。一个案件从收案、审判到结案所形成的各种诉讼文书材料, 构成一个案件有连续性的整体, 不受跨年度的时间限制, 不允许按年度加以分割, 分别立卷。如果一个刑事案件是经公安机关预审, 检察机关起诉, 最后由人民法院判决的一审案件, 那么, 公安机关的预审卷、检察机关的检察卷、人民法院的审判卷及有关此案的一切物证构成了成套的有机联系的整体, 记录和佐证了一个案件的犯罪分子进行犯罪的事实, 是人民法院依法定罪科刑的依据, 如果分割了它的有机联系,就会使事实不清、证据不足。另外, 集团性重大刑事案件和涉及面广具有群众性的重大民事案件, 其中有属于共同性的问题, 也有属于个人责任的问题, 案件形成的材料较多, 有的达几十卷, 这些材料都有互相印证、互相补充的作用, 在反映出全案基本面貌的基础上, 属于共同性的问题的材料只能组合在一起成为综合卷, 属于个人责任的问题分别单独立卷, 绝不能任意按当事人或案由把它们分割开来。否则, 审判工作就很难,顶利进行, 还有碍于日后的查找利用。
3． 孤本多, 具有不可替代性。
人民法院审理的每个案件, 特别是第一审案件形成的诉讼文书材料, 大部分都是第一手的, 而且往往只有一份, 如阅卷、调查讯问、审判、证人证言、合议、宣判笔录等都是手抄孤本, 特别是调查讯问笔录、证人证言更是不可替代的, 否则, 就不能具有法律效力。因此, 诉讼档案如果管理不善, 发生丢失或损毁, 就会给一个案件的审判工作和以后的利用工作造成无法弥补的损失。
4． 具有特定的法律效力。
国家法律是人民法院打击敌人、惩罚犯罪和保护国家、集体、个人合法权益的依据, 它具有普遍性, 对全社会都有约束力。而人民法院审理各类案件, 是依照国家法律, 代表国家进行审判, 因而具有特殊性。例如审理刑事案件, 人民法院只能根据事实依法定罪量刑,它为审判某一案件制作的判决书, 援引刑法的条款, 只对触犯刑律的被告人有法律的效力。同样, 审理某一民事和经济案件所制作的判决书、裁定书、调解书, 也只能对被起诉的个人或被告有法律效力。这也是区别于行政管理档案和其他专业档案的一个很大特点。
5． 数量大, 载体形式复杂。
人民法院的主要职能活动就是审判活动, 因此围绕审判活动形成的诉讼档案数量很大, 与同年度形成的文书档案相比, 要多出几十倍。当前, 随着我国法制的逐步完备, 人民法院受理案件的种类与数量将会越来越多, 因此,诉讼档案数量将会越来越大。以事实为依据、以法律为准绳, 重证据、不轻信口供是人民法院审判工作的基本准则。因此, 人民法院在审理一个案件过程中必然要形成大量的证据材料, 这些证据材料种类繁杂, 具有不特定性。任何能够证明此案事实的文字、声像、影片、照片等都是诉讼档案的重要组成部分。在刑事犯罪案件中, 如杀人案的凶器、血衣, 盗窃案的赃物等都是不可缺少的物证, 可以说这些实物都是诉讼档案中的罪证档案。这也是诉讼档案的一大特点。
6． 利用频繁, 具有很强的派生性。
诉讼档案是人民法院审判活动的真实记录, 又是做好审判工作的依据和必要条件。人民法院审理案件, 终审判决或裁定的作出, 标志案件审理结束, 但它不是一劳永逸的。诉讼档案直接反映着当事人的生命、财产、权利的问题, 判决的案子发生法律效力后, 当事人申诉, 如果确实是错判了的就要复查、改判、平反, 依据的主要是诉讼档案。反过来, 依靠诉讼档案进行复查、改判、平反都会形成相应的新的有关某案件的诉讼档案。另外,根据我国的劳改法规, 对已经投入劳改的犯人, 遵守监规, 劳改积极, 确有悔改表现的, 要依法给予减刑；对不遵守监规, 抗拒改造或重新犯罪的, 要依法给予加刑, 这也会形成该案犯新的诉讼档案。由于历史的原因, 目前各级人民法院根据实事求是, 有错必纠的方针和对历史负责的态度, 做了大量的复查、改判工作, 对诉讼档案利用十分频繁, “ 老案” 派生出新卷现象非常普遍。由于法律没有规定申诉时效的年限, 当事人或其近亲属可以根据诉讼法提出申诉, 不受时间限制。因此, 诉讼文书归档后, 人民法院在日常处理申诉, 上级法院对下级法院进行审判监督, 如再审、提审时, 也必然要经常外调下级人民法院的诉讼档案, 无论是刑事、民事, 还是经济案件都是如此。有些案件当事人反复申诉, 缠诉多年, 人民法院都要处理, 有的民事案件为了一处宅基、移道纠纷, 反反复复, 几经周折, 官司打了一、二代还没有息诉。所以, 人民法院要复查、改判诉讼案件, 就必定要使用诉讼档案, 也必然要形成有关该案新自诉讼档案。
7． 突出人民法院各个时期审判活动的重点, 集中性强。
根据党和国家的政策、法律、法令, 人民法院各个时期的审判工作是有所侧重的。作为人民法院执行国家法律真实记录的诉讼档案, 就比较集中地突出了这一点。如建国初期, 全国展开了大规模的镇压反革命运动, 在此期间形成的镇压反革命刑事诉讼档案数量很多, 而且非常集中、党的十一届三中全会以来, 诉讼档案鲜明地反映了三件大事，一件是复查纠正冤假错案。从1979年到1981年的诉讼档案中比较多, 比较集中地反映了人民法院执行中央拨乱反正的方针、政策情况。第二件是审判林彪、“ 四人帮” 反革命集团以及打砸抢分子。1981年最高人民法院特别法庭审判“两案”后, 各个省、市都相继审判了这样的犯罪分子。第三件是1982年、1983年, 全国人大常委会颁布了《关于严惩严重破坏经济的罪犯的决定》和《关于严惩严重危害社会治安的刑事犯罪的决定》后, 诉讼档案就突出地体现了人民法院严惩经济犯罪和贯彻从重从快方针, 严厉惩办刑事犯罪的职能活动, 而且数量多、集中性很强。
8． 机密性较强。
人民法院审理的案件, 如涉及个人隐私的强奸、流氓等案件和涉及国家机密的案件, 刑事诉讼法规定是不得公开审理的。在审理这些案件中形成的诉讼档案当然具有较强的机密性。就是可以公开审理的案件, 绝大多数材料也是机密的。如调查取证材料、审讯笔录、证人证言、审判合议庭讨论案件记录、审判委员会讨论案件记录, 有的案子还会有侦破、鉴定技术和经过的材料, 如果这些材料的内容泄露出去, 会给法院的审判工作带来很大的困难,甚至会给国家造成无可挽回的损失。诉讼档案的机密性比起行政管理档案和其他专业档案相对较强, 几乎是每个案件诉讼档案中的绝大多数材料都是不能公开的, 能知范围很小。所以, 《人民法院诉讼档案管理办法》对诉讼档案的调借和查阅作了严格的规定,以确保国家机密的安全。