为国家立法、决策服务是国家图书馆的重要职责。更好地履行这一职责和实现这一服务愿望,始终是我们探索和追求的目标。
近年来,国家图书馆以为国家立法、决策服务为中心,大力加强人才的培养和技术力量的引进,加大服务力度,畅通服务渠道,探求新的服务模式,为国家立法、决策提供了大量的文献支持。应该说较好地发挥了国家图书馆为中央党政军服务的职能,取得了阶段性成果。据统计,近三年完成咨询服务情况为:1998年72件,1999年249件,2000年305件,呈逐年上升趋势。这种趋势说明了两方面的问题:从服务者方面说,主动服务、满意服务,愈来愈得到认可;从被服务者方面说,对国家图书馆的认同意识和依靠利用意识愈来愈加强。两者的合力将是我们国家图书馆更好实现为国家立法、决策服务职能的原动力。
当然,随着国家立法决策工作规范化、科学化的进程,也必将对我们的咨询服务工作提出更高的要求。为了顺应这一趋势,现就咨询服务中存在的问题及对策谈几点想法:
一、加大宣传力度,扩大国家图书馆为中央国家机关服务的网络
客观地说,目前,中央国家机关利用国家图书馆文献资源为本部门服务的意识仍然处在初始阶段。从这些部门获取信息的途径来看,一是依靠本单位的信息服务系统;二是通过行政手段下发公文的形式从下属单位或相关部委获取;三是采取考察和实际调研的方式。其信息利用和传递方式呈封闭式特点,在文献掌握和占有上也有很大的局限性。而国家图书馆的文献资源优势和多年形成的参考咨询服务力量正可以弥补上述不足。但是,由于种种原因,中央国家机关对图书馆深层的文献咨询服务却不甚了了,利用信息资源的急切程度也极不均衡。究其原因,笔者认为主要还是国家图书馆对自身职能的宣传力度不够;主动联系、建立并维持工作网络的意识不强。这是造成上述状况诸多原因中的重要一点。因此,国家图书馆应走进国家机关,了解其信息服务部门的现状及对信息服务的需求,通过各种途径宣传自己的服务内容,展现自己的服务能力和质量,并依据各机构不同的状况与需求,采取形式多样的服务方式,扩大服务面,拓展服务领域,提供积极、主动的服务。如向国家机关开展用户培训,讲述怎样利用图书馆、如何使用网络资源等等。使他们了解图书馆,了解如何利用图书馆并逐渐提高其利用图书馆资源的意识。这种做法既可体现寻求服务对象的主动精神,也实践了/为书找人0的图书馆基本服务精神和职业道德准则。
二、变《两会》咨询的阶段性服务为超前性、常规性服务
每年3月全国人大和全国政协会议召开期间,国家图书馆均集中为“两会”代表参政议政、讨论国是提供参考咨询服务。从1999年起还专门设立了《两会咨询服务处》,开通了《两会》咨询热线,,确定了:服务用语规范化、工作程序制度化、咨询件件有着落、答复咨询不过夜、咨询结果送上门的原则,为“两会”提供24小时咨询服务。1999-2001年为“两会”代表完成咨询课题152件,其中2001年40件咨询,2000年47件,1999年65件,取得了良好的效果。但也存在着一些问题,即主动性、预见性不够,并只限于会议召开期间的服务等。笔者认为,要做到真正意义上的为“两会”代表提案议案服务,还需积极探索和研究“两会”服务的规律,进一步增强服务的预见性、超前性,将“两会”服务变成为常规性的服务,发挥国图文献优势,主动融入到国家立法决策工作中去,成为其工作程序中不可或缺的一步。为此,一是要将服务工作开始于会前对省、市一级”两会”重点讨论问题的跟踪上,提前对该年讨论的热点、焦点问题进行排队分析,及时进行各专题的文献搜集和整理准备。例如,在“两会”召开前经过调查,设想、确定本次会议可能会涉及到的议题和问题,然后围绕这些论题和问题进行文献搜集,整理出各种主题的”资料包”(INFOPACKAGE),客观地编写出问题摘要(ISSUEBRIEF),以备使用;二是要与全国政协、全国人大建立紧密的合作关系,提前获取信息,提高服务的主动性、针对性;三是与“两会”代表们建立常年的联系,为其提案议案提供文献参考,为其研究项目提供跟踪服务。此外,还可通过”两会”代表,将国家图书馆的服务触角伸向省市机关及领导,方便其利用文献信息资料,为其决策服务。
三、从单纯的文献提供过渡到深层次的信息服务
目前为各部委提供的咨询服务内容绝大部分还是原文提供或编制专题目录等一次、二次文献。而将一次、二次文献提炼、加工成三次文献,提供专题综述研究、定题跟踪服务仍处在萌芽阶段,尚未形成规模。服务工作还停留在浅层次上,有待于进一步提高深化。为此,笔者认为应开展如下几方面工作:
1.围绕国家重大立法、决策以及热点、焦点问题,进行定题跟踪服务
一方面可以主动跟踪全国人大、国务院各部委立法计划,为其立法调研、立法参考服务,充分发挥国家图书馆在国家法制化建设中应有的作用。另一方面,跟踪时事热点问题,进行分析整理,为下一步的决策提供参考。2001年年初为全国大人及国家宗教事务局完成的咨询课题《国外宗教管理政策、法律》、《我国历代对宗教的管理》和《不同的伊斯兰国家对古兰经的不同解释》等课题,就是为我国下一步宗教立法提供文献查考和依据所进行的前期工作;1999年4月为国务院提供的《外国反邪教运动及立法情况综述和参考资料》,为日后中央将《法轮功》定为邪教提供了有力的文献参考。由此可见,我们应该尽量把类似的工作制度化、规模化,从而为立法决策提供深层的文献支持。
2.承担信息开发项目
中央国家机关各部委因其自身信息资源有限和技术力量不足,依靠本部门的力量完成信息项目有一定困难。而国家图书馆依靠丰富的文献信息资源和资深的咨询研究人员,可进行开发、制作、完成专题信息项目,为其提供数据库等成品,使他们既节省人力物力,又可保证数据的质量和规范。根据我们的调研,目前可以开展的合作项目有国务院办公厅《国际组织综合信息数据库》、《二十世纪世界重大历史事件概览数据库》等,我们应该发挥主动性、能动性,争取承担类似的信息开发项目。
3.合作进行专题研究,直接参与国家大政方针决策的前期调研工作
国家图书馆有着丰富的馆藏资源和网络资源,有着不同专业的信息咨询人员,如果能加入到中央国家机关各部委的课题研究项目中去,合作完成某一领域的专题研究,既有利于提高国家图书馆服务的主动性,使国家图书馆职能的发挥更加到位,又有利于提高立法、决策的科学性,从而推动国家各项事业健康发展。目前一些部委已表示愿意将研究计划提供给国家图书馆,以确定可以共同开展的研究课题。笔者认为要真正发挥国家图书馆在国家立法决策中的作用,与各部委合作完成与国家大政方针有关的课题研究是一种较理想的做法。
4.网络信息服务
“政府上网工程”虽已启动几年,但有些部委仍处在传统工作模式上,即便上了网,数字化程度也较低,可检索的内容少之又少。因此建立国图局域网与中央国家机关局域网的联网,共享国家图书馆网上资源,共同进行文献数字化工作,应用数字图书馆模式为中央国家机关提供方便快捷的服务,是今后国家图书馆与中央国家机关合作的重要方式。另外,如有可能的话,可以以国家图书馆站点为中心,链接各部委网站,实现部委之间的资源共享。这样不仅有利于打破固有的信息壁垒,加强部委之间的交流,更有利于减少片面性和重复性,做到情况全面掌握,步调统筹协调,决策相互一致,从而提高政府决策的水准。
四、依据国家各部委不同的需求及具体的情况,采取灵活多样的合作模式
近几年,国家图书馆在为国家机关立法、决策提供服务的过程中,努力探索合作方式并逐步建立了分馆模式。国家图书馆分馆模式是国家图书馆为国家立法决策服务职能的延伸和具体化,体现了国家图书馆为中央国家机关更为有效的服务,体现了相互之间更为密切的交流与合作;是一种新的服务模式、新的合作方式和新的体制的探索;是落实李岚清副总理“发挥文献资源作用,实现资源共享”指示精神的有效举措之一。合作双方以“资源共享、优势互补、互惠互利、共同发展”为原则,在最大限度上实现双方文献资源及人力资源的共建共享,使国家图书馆为国家立法决策服务变得更为直接、及时和有效。
目前,国家图书馆已与人事部、国家计委宏观经济院、劳动社会保障部合作,建立了三所分馆。分馆模式是国家图书馆与中央国家机关合作的一种有效方式,但在与各部委联系的过程中笔者也觉察出一些问题:因各部委情况不同,对建立分馆这一模式看法也不同。
一是有些部委有着较强的信息自供能力,具备较完善的自我服务信息系统,拥有自己的科研院所、信息中心、图书馆等,无需别人为其服务。有些部委虽具备信息服务系统,但文献量不足,尚需一定外援。还有一些部委基本不具备信息保障系统,又不太清楚找谁支援。更有些机关部委因其理解上的差异及部门的保密性强,对”分馆”这一名称有些顾虑。针对上述种种情况,我们的合作重点,似应放在尚需信息外援和不清楚找谁给予信息支援的部委,要不厌其烦多次登门,反复阐明服务诚意及履行国家图书馆服务职责的意愿。形式上不一定非是分馆模式,可采取灵活多样,双方较适宜的方式,就多项或单项服务进行合作。如国家宗教事务局希望与国家图书馆建立合作关系,为其提供宗教问题的专题咨询,但其合作内容只涉及咨询提供一项。又如,证监会了解到国家图书馆在部委建立分馆的消息后,也表示愿与国家图书馆合作,希望得到国家馆丰厚的文献支持。但因其既没有图书馆,也没有专门的信息部门和研究人员,所以对建立“分馆”感到很渺茫。
对上述情形,我们可以采取灵活合作方式,就其所需提供服务,不应限于一种模式。精诚所至,金石为开,只要工作到位,就一定会有收获。国家图书馆为国家立法、决策服务是一项长期的任务。目前虽然仍处在初级阶段,但千里之行始于足下。只要我们坚持不懈,不断探索,就能使之逐步走向成熟和完善。