图书馆资源建设发展的策略定位是建设印刷型资源、电子资源、网络资源、OA 资源互补的、结构合理的信息资源体系。在我国, 高校馆藏资源建设发展的重任几乎都是由采访部来承担, 而采访部馆员人数有限, 面对整个学校所设专业的文献采访工作, 可以想象, 确保馆藏质量达到一定的评估标准, 其难度系数之大了, 因此, 我们应该在传统的馆藏发展模式基础上建立适应现今馆藏发展目标的新模式。但遗憾的是, 似乎未见有专文就此进行过深入探讨与研究。笔者近日对中国学术期刊网上相关论文的检索结果进行分析发现, 论文均以论述馆藏建设及质量评估为主, 没有对组织结构设置的合理性、对确保图书馆馆藏发展质量及其专业平衡性的重大作用进行讨论。笔者认为,高校图书馆应该或必须建立制度化、结构化的馆藏发展模式, 以确保馆藏发展质量。

    组织结构是表明组织各部分排列顺序、空间位置、聚散状态、联系方式以及各要素之间相互关系的一种模式,是整个管理系统的“框架” 。依据该定义并借鉴美国高校图书馆馆藏发展组织结构模式, 笔者认为, 我国高校图书馆应增设 “馆藏发展委员会”, 来协调、监督、管理、调配整个馆藏发展, 成为馆藏发展的管理中心。

    笔者首先就高校馆藏发展在侧重点上所经历的三个阶段变化为铺垫, 来解释馆藏发展涉及到的工作内容, 并以其作为馆藏发展委员会协调、监督、管理、调配等的依据。

    1． 高校图书馆馆藏发展阶段

    第一阶段: 20 世纪80 年代前, 馆藏发展注重馆藏建设与深度和广度、文献筛选、采访。

    第二阶段: 20 世纪80 年代至20 世纪末, 图书馆拥有了更全面的馆藏管理模型, 包括馆藏发展政策理论与实践、预算分配、文献筛选、馆藏分析、馆藏利用、用户研究、参与馆藏发展的馆员教育与培训、馆藏发展部门与其他部门的合作等。

    第三阶段: 21 世纪初至今, 该阶段因网络的迅速发展,不仅促进了电子资源的迅猛发展, 同时也使人与人之间的学术交流变得更加便捷、直观与及时。图书馆也因此由”馆藏管理” 向” 知识管理” 过渡。在这个阶段, 读者对图书馆的服务要求不再停留在纸质文献的提供上, 而是要求图书馆能在网上提供文献资源与服务, 整合通过多种途径获得的数字资源, 将纸质馆藏管理与数字化管理方式结合起来, 提供多种形式的文献服务内容, 对各种信息与知识载体进行维护与保存等。

    2． 现今馆藏发展应包括的工作内容

    随着馆藏发展阶段的更替, 馆藏发展工作内容越来越充实, 发展至今, 主要包括: 资源筛选、预算、规划与组织、交流与汇报、知识管理和培训。

    ( 1) 资源筛选。主要包括筛选文献、初审书籍推荐广告、书目等, 对已选中的文献进行分类与评价。针对电子资源, 筛选还包括对电子产品如数据库的试用、评估和许可证评审等。

    ( 2) 预算。管理馆藏发展预算如: 监督采访资金的运用与分配、起草预算资金使用要求等。

    ( 3) 规划与组织。即起草、实施和修改馆藏发展政策;搭建整个图书馆的构架和组织形式; 根据现实的需求变化对已有的规划加以修订等。

    ( 4) 交流与汇报。馆藏发展是否能最大程度地满足读者的信息需求, 沟通交流是最大的影响因素。交流分为馆内交流、与校内其他部门交流、与校外单位交流等。

    馆内交流: 参与馆藏发展的馆员几乎都是来自不同部门的业务负责人, 他们的首要任务是处理好本部门的工作,馆藏发展建设只是他们的参与性工作内容, 因此, 促使馆藏发展得以顺利进行的保证是加强他们之间常规性、密切性的互动与交流。一般由馆藏发展委员会指派一个专人负责各部门的联系与交流工作。

    与校内其他部门交流: 馆藏发展所涉及的大部分内容如文献筛选、馆藏利用等等都要与图书馆外的读者, 包括教师和学生, 进行不断的互动, 以获取他们文献需求信息,从而不断修改馆藏发展政策与规划, 最大限度地为读者提供满意的信息服务。因此, 馆藏发展委员会不仅要了解各学院、各系为学生开设的各种专业课程、当下学生感兴趣的、借阅最多的书籍, 而且还要与学校的教师进行密切联系, 包括: 咨询教师对馆藏发展的意见、教师新的研究兴趣点以及教师最近研究的科研项目等。

    与校外交流: 与销售商会见和谈判; 参观兄弟院校交流、吸取宝贵经验等。汇报包括: 写统计报告, 年度报告, 公布新的采访列表等。

    ( 5) 知识管理。由于网络的发展, 电子资源成为馆藏发展的重要部分之一。馆藏发展不仅要对其质量进行评估,还要创建存取它的多种访问路径, 且要解决在获取这些资源时所遇到的问题。例如: 开放存取( OA) 是现今高校图书馆面临的亟待要完善的一项知识管理任务。教师尚未正式发表的文章、教案、演示材料等等这些灰色文献, 将成为馆藏发展的一部分。

    ( 6) 培训。参与馆藏发展的馆员都应该接受统一的培训。

    ①文献筛选要求馆员必须具备同一评价标准; ②不同部门的馆员在馆藏发展方面的经验参差不齐, 甚至是新手,因此需要一定的培训才能快速进入工作角色; ③ 因馆藏发展政策是随着现实需求不断变更的。政策的变动势必要引起馆藏发展内容在一定程度上的变更, 因此, 需要对馆员提供相应的培训。

    馆藏发展工作内容的实现是依托于其组织结构的划分,馆藏发展组织结构设置是否合理, 势必影响到馆藏发展的效率与质量。上述的工作内容都应在馆藏发展委员会统一指导与分配下完成。它的存在消除了馆员间交流障碍与不便、紧密了与校内部门、出版商之间的合作与协调、使馆藏发展目标更为明确化、馆内活动更为有组织、有目标。

    单一的馆藏发展组织结构形式采访部, 已不太适应现今馆藏发展目标。在高校规模不断扩大的情况下, 它越来越不能满足读者的文献信息需求, 因此必须重新设置馆藏发展组织结构, 设立一个对整个馆藏发展起协调、监督、管理、调配等作用的管理中心即馆藏发展委员会, 因为它能为所有参与馆藏发展的人员如: 采访员、编目员、参考咨询员、流通馆员、教师、学生等提供一个交流平台由馆长或副馆长召集相关人员并主持会议, 对所有可能的资源进行评价或按照不同的学科领域进行文献筛选或提供各种文献书目和资源以供参考等, 对在筛选中遇到的具体问题进行讨论, 制定相关的文献筛选规则, 制定馆藏发展政策与规划和采购计划等。该委员会可以每个月举行一次常规会议, 共同就文献采访结果进行评估、文献筛选结果的最终决定、馆藏发展目标、制度等的制定与修改、馆员培训工作的开展等。

    3． 两种馆藏发展组织结构形式的比较

    3．1． 集中式组织结构模式( 传统的馆藏发展结构形式)

    在此模式当中, 馆藏发展主要是由采访部馆员全权负责; 馆藏评估、文献筛选结果的评价以及最终决策由采访部主任和更高一级的领导如馆长、副馆长共同完成。

    ( 1) 模式特点。① 馆员职责明确。采访部主任根据采访员的特点分配不同的馆藏发展任务, 如: 一部分人从事馆藏文献追溯建设、一部分人从事新书的采购工作、一部分人负责数字资源的收集、整理等等。沟通便利、快速统一步骤、采访速度快等是该模式主要特色。② 馆长或副馆长负责馆藏评价和决策。投身于馆藏建设发展的采访员很多, 而不同的馆员在看待问题时, 所处的角度和运用的方法不可避免地存在着差异, 这使得文献筛选工作很难依据统一的筛选标准进行。为了避免偏离馆藏发展目标, 采取馆长或副馆长负责最后结果的评价和决策, 起到对不同观点的平衡作用。③集中化管理。可以确保资金按照一定的规则使用, 避免了集中性、一次性消费, 并能更加科学、合理地分配预算资金。图书馆面临的预算资金紧张是有目共睹的, 采访资金几乎占用了80%的预算。合理地分配馆藏发展的预算, 是馆藏发展的一项工作重点, 例如: 纸质文献与电子文献的采购比例、向上级主管部门申请多少资金等。

    ( 2) 该组织结构模式不足。①它较适用于规模较小且专业性较强的图书馆, 如: 法律图书馆、经济图书馆等等。② 随着图书出版发行市场的发展, 高校图书馆的馆藏建设发生了很大变化, 面对品种繁多、类型复杂的图书文献,采访员因受个人学科知识等因素的制约, 要求他们很准确地为所有专业师生订购到令他们都很满意的图书是不切实际的, 并且也不可能对所有专业的藏书做到适当的深度与广度。③在没有技术部馆员的帮助下, 单靠采访员的力量是无法运用丰富的OA 资源以多重馆藏发展模式规划数字资源, 能让图书馆在有限的预算之下, 建立最适当的数字馆藏, 利用OA 资源建立和优化合理的馆藏体系。

    3．2． 分散式组织结构模式( 笔者建议的馆藏发展结构形式)

    在此种结构模式下, 馆藏发展工作不只是依靠采访部的馆员来实现, 而是要求所有部门的馆员、教师和学生都加入到馆藏发展委员会中来, 由馆长主持会议, 对文献筛选工作、相关政策的制定以及最终资源采购等进行共同决定。该模式克服了传统组织结构模式中仅靠采访员负责馆藏发展所引起的缺憾, 如: 采访员工作时间有限、个人专业背景知识存在局限性、易导致馆藏发展不平衡等。

    ( 1) 模式特点。 ① 馆内其他部门馆员的参与。这是为了充分发挥不同馆员的专业背景, 从而避免馆藏发展的不平衡性。例如: 流通部门馆员可以根据其所熟悉的学生借书情况来判断哪类书籍是深受学生喜爱的, 利用其在借、还书过程中与读者面对面交流的机会, 获取读者的需求信息, 此类信息最直接、真实, 从而促进馆藏工作与现实需求紧密联系起来; 技术部馆员利用计算机技能实现馆藏发展中电子资源的维护与OA 资源的整理、存取与传播; 参考咨询员、学科馆员在图书馆中与读者的联系最紧密, 他们的服务内容不仅包括为学生提供咨询, 了解他们的学习课程与兴趣爱好, 而且还包括与教师建立紧密的联系, 成为他们得力的研究助理, 积极参与到教师们所主持的各项科研活动中去。正是依赖于参考咨询员、学科馆员的服务特点, 从而才能确保馆藏质量大幅提高, 使馆藏更具科学性和合理性。 ②吸引教师的加入。 因为教师长期从事教学科研工作, 只有他们自己才是最了解哪些文献是他们所需的, 对专业性较强的学术著作的学术价值具有较全面的了解与很好的甄别能力, 因此, 他们能全面、系统地推荐自己所在学科领域的专业文献。③学生的加入。 是为了更好实现“读者至上” 的理念。图书馆不仅服务于科研, 更多的是服务于教育, 是高校培养各类复合型人才的重要阵地,因此, 馆藏建设不仅要考虑学术价值还要考虑普及教育价值。他们的加入正是对后者的强有力的支持。

    作为高校图书馆的读者----教师与学生, 让他们参与文献采访工作, 为他们提供参与文献资源建设的平台, 有助于弥补采访人员学科专业知识的不足, 增强采访工作的针对性, 促进馆藏趋于专业化和合理化, 从而为高校的各项主体工作提供强有力的文献保障。162 虽然很多高校早已实施了教师和学生推荐书目、选书的活动, 但由于没有形成一种固定机制, 因此, 实施效果不佳。如果将各学科的教师、学生代表融入到馆藏发展委员会, 他们的积极性、归属感、责任感就有了很大的提高。

    ( 2) 模式优势。 ①文献筛选结果能充分满足现实需求。不同部门馆员的参与, 为他们提供了相互交流的机会, 从而能汇总各自所掌握的读者需求信息; 充分理解馆藏发展地目标及馆藏特色, 从而能最大程度地满足读者的需求和馆藏需求。②可以集中来自不同专业背景的馆员一起开展馆藏发展工作。现今的图书馆对馆员的个人素质要求随着馆藏目标的变化也越来越高。充分发挥馆员所拥有的不同专业背景知识, 一是避免馆藏发展失衡; 二是能实现不同读者的信息需求。③共享有关教师科研兴趣点和学生作业等信息。 除了参考咨询员与教师和学生的联系较密切以外, 流通部的馆员通过借、还书与读者互动, 了解读者现今所关注的领域与研究方向等信息; 信息技术部的馆员主要是针对电子资源类的馆藏, 特别是现今在OA 环境下,越来越多的免费资源的获取与利用, 也能从侧面了解满足用户需求还缺少哪些资源, 这些资源是否可通过订购印本书刊和商业性数据库之外的渠道获得等信息。而这些信息正是在这种分散式组织结构中能最大化地实现共享。④对新来的馆员提供馆藏发展政策和各种程序的培训。图书馆的发展离不开所有馆员的努力, 只有让馆员了解图书馆的宗旨与目标、相关的政策, 才能劲往一处使。采取该组织结构形式为不同部门的馆员提供各种培训, 一方面是为了促进馆藏发展工作的顺利进行; 另一方面, 笔者认为也为馆员业务面拓展提供了一个很好的平台。⑤对经验不足的馆员进行指导。在经验丰富的老馆员带领下, 新进的或缺乏经验的馆员能快速的适应工作环境, 熟悉业务。馆藏发展委员会不光为他们提供了熟悉本部门业务的机会, 同时也为他们开辟了了解其他部门业务特别是馆藏发展业务内容的机会。⑥大大提高了文献筛选工作的质量。该结构模式相对于集中式模式而言, 要开放很多。它能一直不断地将具有各种专业背景的馆员、具有丰富馆藏知识的馆员和与用户有着密切联系的馆员吸纳到该组织当中来, 因而,大大提高了文献筛选工作的质量。

    ( 3) 模式不足。 因参与的人员较多, 不仅增加了来自不同部门馆员的工作责任, 而且延长了文献筛选工作时间,较之传统的组织结构而言, 效率相对而言要低一些。

    4． 分析与结论

    没有任何一种模式能完全符合馆藏发展的所有要求,各个学校因各自的情况不同, 采用的组织结构形式也存在或多或少的差异, 但笔者认为, 万变不离其中, 应尽可能的将各部门及读者纳入到这个体系中来, 充分实现馆藏发展的宗旨: “一切以读者为中心” 、” 读者至上” 。

    馆藏发展委员会的存在, 就是明确每个馆员在馆藏发展中的具体职责, 主持各类与馆藏发展相关的工作培训，部门负责人在馆藏发展中除了协调、决策、评价、培训等工作内容外, 还要对馆员的工作过程进行监督与指导。