随着计算机网络技术的发展，我国的数据库建设也4i断壮大起来，各高校图书馆也纷纷将自己馆藏有特色的文献资源数字化，并不断地发挥着自己的优势。显示了大力建设特色数据库已是大势所趋，我们必须认识其深刻的重要意义。

    1．建立特色文献数据库的意义及其作用

    特色文献，有两方面的含义：一是指一个图书馆中独具特色的各类型的文献资料；二是指一个图书馆馆藏体系具有与众不同的特点。通常情况下人们所指特色文献就足只有自己馆内具备而别馆不具备的独特风格的文献资料。我们作为高校图书馆，最主要的任务就是为教学、科研服务和提供学术性文献信息资料，并成为学校信息资料源开发的中心。目前之所以要创建有自己特色的文献数据库，其最终日地就是为学院发展建设、教学理论研究、领导决策、学生撰写毕业论文和为全国监狱劳教机构提供信息的必要手段，是提高监狱劳教警官素质和发展我国监狱劳教事业所必需的一项基础性和支撑性的工作。建立“监狱劳教文献全文数据库”的作用在于：

    1．1．有于提高本学院文献的精品化

    目前，各大学文献信息量都不少，但具有专业性与特色性的文献资料却不多，形成你有我有，你无我无人家无的状况。而对于文献信息特色的认识单一的从文献的多少去考虑，没有把侧重点放在读者的需求上，这严重地违背了文献信息特色建设的初衷。大家知道，文献信息量的多少和图书馆建设规模在当今时代已不再是衡量图书馆办学水平的绝对尺度，更多的重心是放在读肯究竟从图书馆获取了多少具有真实价值的特定文献信息，这种特定的信息获取很大程度上取决于馆藏特色建设的规模上。我院图书馆目前的状况是藏书少、文献资源缺乏特色，专业文献资料信息还没有进行充分的开发的利用．所以，我们必须加快改变目前的状况，把有限的文献信息资料进行挖掘、开发和利用，建立具有我院特色的专业文献信息数据库，把少变为精，由杂变为专，真正形成自己的特色。

    1．2．有利于提高文献信息的使用效率

    该数据库的建立将会填补我国在监狱劳教文献数据库方面的空白，并不断地扩大该数据库的影响，增强数据库的社会效益，立足于信息为本学院、为全国监狱劳教机构提供情报信息和网络检索的使用，并为其提供全方位的信息服务，使读者省时省力，快捷方便地获取所需资料，从而提高文献资源的使用效率。

    2．建设特色数据库所必需的物质基础

    2．1．建设特色数据库所需信息源的选择范围

    首先我们应该清楚，监狱劳教文献数据库是研究和记录全国各监狱和劳教机构的基本情况，此数据库的质量首先取决于信息源的质量。所以我们在信息来源上要考虑文献资源的全面性、准确性和适应性。否则从根本上失去了检索的权威性。因此，我们在选择文献资料时，必须选择记录与反映监狱劳教机构建设和发展的各类文献信息，其内容包括：(1)全国监狱劳教系统的建设和发展的方针、政策、法律法规等文献资料；(2)反映警官教育训练、执勤和处置狱内突发事件等方面的文献资料；(3)监狱建筑、监区建设和警用装备方面的文献资料：(4)国外监狱借鉴与参考、外警嘹望、监狱现代化管理方面的文献资料；(5)新时期对罪犯改造方面的新经验和新体会、全国监狱和劳教方面的最新科研成果等。

    2．2．文献载体类型的选择范围

    文献资料的载体有以下两种类型：

    (1)纸质出版物。其出版范围广，种类杂，并有不少非出版物、内部出版物。它主要包括图书、期刊、会议论文、学术学位论文、内部资料、密级以上文件等。这里还必须强调一下“灰色文献”，它是国内外图书情报界公认的重要情报源。所谓灰色文献，就是指那些内容复杂、信息量大、形式多样、出版迅速，通过正式渠道无法得到的文献资料，是介乎于正式公开发行的白色文献和未出版发行或末公开发行的黑色文献之间，内部发行或半公开发行或未公开出版发行的文献信息集合。灰色文献还具有以下几点特性：首先，它具有可证性。既有一定的事实材料作为佐证，真实准确反映客观存在，有相当的可信程度和使用价值。其次，它具有时效性。灰色文献信息的时效性主要是指信息的存在价值具有时间性，只有在有效的时间内发挥信息的价值才有意义。再其次，保密性。监狱劳教文献信息多是涉及国家政府指令、监狱内部事务动态、在一定时期内有机密性，不允许扩散，个别甚至还需要永久保密。所以，我们应及时获取非出版信息，如网络上大量的灰色文献或边缘文献，包括监狱系统内部的公文来往、工作动态、问题分析、情报资料交流等内部信息和外部系统与监狱机构的公文往来所提供的内情、社情及其他有关资料的外部信息。它们所反映的是原始数据或第一手资料，这些资料因为其内容太新或太专而未被纳入正式文献交流渠道。因此，我们要把握好灰色文献服务的工作方略。首先，要变被动为主动服务。主动了解读者需求及其特征和变化规律，充分把实用性和实效性强的文献主动提供给读者。其次，要跟踪服务，注意信息反馈。

    (2)非文字资料载体。随着计算机在文献处理中的广泛应用，非书非文字资料的数量和价值将会增大，应加强对数据库软件、缩微胶片、胶卷、录音、录像、磁带、磁盘、光盘等类型的收集和利用。

    (3)文献资料覆盖的语种。该数据库将收集国外监狱、外警训练、罪犯矫治有关方面的文献和信息，以中文为主，逐步增加英、美、德、日、俄等专业文献资料。

    3．设计数据库需要的条件

    数据库系统足计算机化的信息资源综合处理系统，具有搜索、组织、存储、检索、输出、传递、使用等强大功能，由硬件、软件、数据库、用户等组成。硬件主要包括计算机系统和通讯系统，软件主要包括系统软件和应用软件，用户就是计算机枪索和网络的使用者。因此，要创建我院“监狱劳教文献数据库”，首先要拥有先进的技术和设备。先进的技术和设备是数据库存在的必需。数据库是高科技产品，内涵许多尖端技术，离开先进技术和设备的支撑，数据库就：“皮毛不存，毛将焉附”。这是讲的技术，包括所有的与之相关的理论、知识，如逻辑设计技术，理论设计技术。设备包括与之相关的所有设备。

    4．系统功能的设计思考

    4．1．数据库功能的结构要合理

    数据库功能应开辟多种不同的检索途径和检索点，采用多功能互补的方式，手段力争完备。主要采用分类号、主题词、作者、提名作为检索入口；用户可自行键入任意字段、子字段，或将字段有效地组合检索，扩大关键词的检索范围。也可以按不同国家不同地区等多个检索入口查阅每个国家和每个地区的相关资料。

    4．2．数据库形成

    数据库的形式将从书目、题录、文摘、索引形式向全文体系发展，它包括科研成果数据库、论文数据库、人才数据库和专题数据库．因为就其论文和资料文献的数量和学术价值，特别适合建立全文数据库。

    5．建库方法和实施步骤

    5．1．建立专家咨询和文献课题研究组

    监狱和劳改文献数据库的建设需要得到学院领导和专家学者的大力支持，建立起一个有监狱、劳教理论知识方面的专家教授和图书馆专业人员组成的研究资讯组，间就确定专业特色数据库的整体框架，把我数据库的文献资料范围，对所收集的文献资料进行判断、筛选、分类、归纳和进行科学系统地编辑，并主动与各项课题负责人联系，承接科研课题，洽谈课题研究和检索各事宜，与文献检索工作人员共同承担机检手检工作，随时掌握课题进展情况，负责跟踪服务；在科研课题和图书馆之间起非常重要的中介作用，以确保数据库的权威性。

    5．2．联合发展，协助建库

    建立高质量的文献数据库，确保数据库信息源的权威性。该库除收录监狱劳教机构公开的文献源外，还需要汇集全国和各监狱劳教机关内部的刊物、本监狱的史料、光盘、画册、音像、录音等信息资料。因此，我们必须联合全国各监狱劳教机关、各法学会、各司法学校及其资料室，实行资源共享，协助建库。

    总之，特色文献数据库的建设，必须确保高起点、高质量的原则，朝数据标准化、机构网络化、功能齐全化的方向发展。