一、引言
灰色文献（GrayLiterature）的定义在1997年的国际灰色文献会议上得到共识：是不为营利出版者所控制，而由政府、学术机构、产业界等所产出的各种电子形式和印刷方式的资料。灰色文献含有正式出版物中难以获得的最新信息以及社会各领域的最新研究成果和动态趋向，具有内容丰富、信息量大、形式多样、出版灵活、权威实用等特点，是国内外图书情报界公认的重要情报源。公安院校的灰色文献涉及政府工作、社会稳定、警察培养等多个方面，理解其鲜明特征、掌握收集之道、关注利用开发具有重要的意义。
二、公安院校灰色文献特点
1.高校本质的特性
高校灰色文献的范畴包括：（1）教学管理文献，如教学大纲、课程建设方案、自编教材、教案与课件等；（2）科研管理文献，如科研工作规划、立项结题资料、讲座与调查资料、学位论文与未公开成果等；（3）行政管理文献，如通知、规章及各种政策性文件；（4）其他文献，主要包括社团刊物、学习心得、考试考证资料、个人作品及收藏、校园网内资源等。它们的特性是：（1）主要在高校内部流通决定其局部性和隐蔽性；（2）发布部门和文献类型的繁多决定其非集中性和非系统性；（3）潜在的学术成果和时效特点决定其高价值性和可开发性；（4）图书馆的社会教育和情报传递职能决定其必须具备一定的公开性。
2.公安行业的特性
公安灰色文献对教学、科研、管理有一定的促进和补充作用，其特性包括：（1）机密性。红头文件、情报资料、案情信息等往往需要对社会保密一定时间甚至永久保密。（2）风险性。公安的文献中有涉及到反侦察、侦破手段、敌情动态等方面内容，信息泄露将造成严重后果。（3）敏感性。公安系统的工作关系到社会秩序的稳定，其文献信息具有典型的政治导向性，诸如藏独、东突、法轮功等信息具有高度敏感性。
3.数字网络化特征
随着信息技术和网络技术的发展，灰色文献在承载形式上得到拓展，在获取和利用手段上得到延伸，灰色文献具有了类型更多、范围更大、时效更强、传播更快等优点。
三、公安院校灰色文献的收集
1.树立情报意识，强化系统收集
大势所趋之下，图书馆必须做到：（1）牢固的树立情报意识，认识并宣传灰色文献在决策服务、情报导向、预测和反馈等方面起到的积极作用，动员全体馆员关注灰色文献的资源信息，勇于承担责任，积极提供线索；（3）建立学校层面的收集系统，通过有机的组织，协调多方的关系，达到目标明确、分工合理、责任分明、操作有序、奖惩有度的和谐局面。
2.把握工作原则，规范收集工作
灰色文献种类多、隐蔽性强的特点要求图书馆必须把握一些原则，以鼓励、规范、约束灰色文献收集。（1）主动性。图书馆以必须主动出击，积极探求灰色文献源。（2）针对性。高校图书馆必须有针对性的收集一定范围内灰色文献，避免全盘化的偏激做法。（3）持续性。图书馆必须把收集灰色文献做为一项常规性工作，保持收集工作的连续性。（4）真实性。图书馆应充分注意灰色文献的真实性，即要注重客观性，减少主观性，在内容上不做人为修改。（5）制度性。灰色文献的收集必须有工作程序和管理制度的保障，如灰色文献的呈缴制度、灰色文献的密级认定、灰色文献共享政策等等。
3.借助多种渠道，拓宽收集途径
对于通常的灰色文献，可参照徐立华的建议做适当调整：通过积极参加各种会议、保持专家和同行间的联系与交流、与国内外的兄弟单位定期交换资料等方式搜集最新动态的情报信息，或者设立专门机构专门人员，注意搜集与本单位有关联的内部资料、地方政府报告、商业小册子等。
四、灰色文献的开发与利用
1.切实开展主动服务，发挥图书馆主体地位
“收而不藏、藏而不用”都不能发挥灰色文献的积极作用。因而，图书馆应当充分发挥高等院校文献信息中心的作用，积极组织管理灰色文献资源，在灰色文献的开发利用中发挥主动服务的作用，这包括：（1）主动了解用户需求及其特征和变化规律，充分利用传统和网络化的现代手段，把实用性和时效性强的文献主动提供给用户；（2）建立反馈机制，及时把握用户对灰色文献使用的评价，追踪用户对未来文献服务工作的需求，适时调整提供文献的广度和深度；（3）组织专题调查，把握学科领域的最新动态、科研进展及科研成果，构建专题灰色文献服务体系，主动的按时、按量、按质提供用户需求的灰色文献。
2.充分利用成熟产品，迅速增加馆藏数量
图书馆可以借鉴成熟的灰色文献产品迅速增加的馆藏量，利用其成熟的数字化技术和检索平台为提用户提供完善的灰色文献服务。这些产品类型包括：（1）会议论文库，如中国学术会议论文全文数据库、中国医学学术会议论文库、中国知网的中国重要会议论文全文数据库、电子信息科技文献数据库会议论文库；（2）学位论文库，如CALIS的中国学位论文库、CNKI的中国优秀博硕士学位论文全文数据库、万方的中国学位论文全文数据库。（3）研究报告，如国务院发展研究中心调查报告网络版、中国商业报告库等；（4）电子预印本资源，主要有中国科技论文在线、奇迹论文、中国预印本系统等。
3.把握网络传播特点，构建特色文献系统
在灰色文献开发领域，公安院校图书馆一定要深刻把握灰色文献数字化、网络化的特征，积极的利用先进的信息技术手段来建设具有自主特色和行业特色的灰色文献数据系统。（1）尝试使用网络爬虫技术将各分散文献的每一页都抓到服务器中，实现集中服务，如国内卓源科技的局域网搜索引擎系统或各种互联网爬虫程序。（2）利用数据库建设工具积极的建设本特色灰色文献系统，如清华同方TPI数据库制作平台、北京拓尔思的TRS平台。如果技术实力雄厚可借助SQLServer等DBMS系统自行开发，但必须遵循统一规划、统一管理、集中力量、分工协作、避免重复、形成特色的原则。
4.注重灰色文献加工，保证多层次的服务
灰色文献不属于正规出版物，本身又具有量大、序乱的特征，为了提供更好的用户服务，图书馆必须对其进行内容无损性的加工。（1）利用《中图分类法》进行分类整序，使杂乱无序的灰色文献变成有序的文献集合体，使其条理化、明晰化、标准化。（2）结合计算机和网络，编制目录、索引、摘要等二三次文献，让用户简单快捷的了解灰色文献中所描述的政策、观点、技术、方法等。（3）根据教学、科研和生产的需要，先确定专题，再筛选出有关内容，进行报道或汇编等工作。（4）发展个性化服务，通过定制、筛选、过滤、推送等手段，深化服务层次，照顾到用户需求的多样性。
5.积极加强对外交流，提倡共建共享之路
合作化是灰色文献的开发利用的重要手段，如欧盟灰色文献开发协会（EAGLE）可协调欧盟各国的灰色文献，美国的NDLTD计划能收集并共享各成员国的灰色文献。对于单独的公安院校来说，人力和财力都有限，可通过对外交流、共建共享的道路补充自身不足。
（1）与相关高校建立灰色文献的联合体，统一载体标准和服务准则，协调开发服务系统，达到组织协调、布局合理、分工合作的局面，避免重复劳动和资源浪费。（2）加强与公安机关的合作，既作为提供资源的服务者，又作为特色文献的获益者，在灰色文献的开发利用方面与一线单位形成相得益彰、互相补充、相辅相成的关系，充分挖掘行业灰色文献的潜力。
五、灰色文献利用需注意的问题
1.坚持文献的价值评判
图书馆没有必要对灰色文献全盘接受，针对性需要一定的价值评判标准来衡量，才能从庞杂的灰色文献中选取对自己有利的信息。国际上流行的是选择性收集策略和专题性策略，著名的有澳大利亚《保存网上出版物的选择方针》、英国的Britainontheweb项目、美国MINERVA项目等。由于我国的这方面工作比较滞后，因此对图书馆情报工作人员提出的更高的要求，必须实事求是、去伪存真、舍弃荒谬，努力为高校教学、科研和管理提供有质量的灰色文献服务。
2.注意文献的版权保护
灰色文献不是文献部门版权保护的重点，公安院校图书馆可从以下几个方面尝试对灰色文献版权进行保护：（1）采用公示制度，提高灰色文献可见度，这既有助于发现和揭露抄袭、剽窃、“移花接木”、“改头换面”等侵权行为，而且有助于增加灰色文献版权交易的机会。（2）控制灰色文献的使用范围，尽力保证在《中华人民共和国著作权法》第4章第22条规定的12条合理使用范围内。（3）加强用户的版权意识，规范用户的使用习惯，要标明出处、指明作者、写清作品名称等相应的信息。
3.保证公安信息的安全
公安院校的灰色文献服务既要有所公开又要有所保密，既要全面又要保证安全。（1）树立请示授权意识。公安行业的文献有一定的密级标准，图书情报人员应养成向上请示、授权服务的习惯。（2）贯彻隐蔽保密方针。公安文献涉及到政府工作、敌情侦缉、案件进展、刑事技术、敏感政治问题等，图书馆必须把握尺度，控制信息过滤，保持内部使用的隐蔽性和敏感信息的保密性。（3）培养合格的公安图情队伍。公安图情工作人员不仅要具备良好的图书馆业务知识，还应具备较高的政策水平和政治素质，严格遵守保密工作守则，以防止不必要的泄密现象发生。
六、结语
整体而言，我国对灰色文献的认识及利用率普遍偏低，针对公安院校的灰色文献管理与服务也鲜有文章提及。在西方发达国家不断的进行学术研讨、建立专门机构、大举利用灰色文献之际，国内图书馆界必须意识到灰色文献管理与服务的急迫性，像公安院校这类的行业性院校图书馆更有责任组织收集、开发利用灰色文献，为行业的科学研究、前沿发展、学科进步提供具有时效性和实用性的重要文献。