高校院系资料室作为校图书资料情报系统的重要组成部分，是为全校教学和科研服务的学术性职能机构。健全和完善现代化的院系资料室管理与建设体系，能大大地推进学校教学质量和科研水平的提高，有效促进学校的全面发展。随着网络信息时代的到来，高教事业的迅速发展和教育体制改革的日益深入，图书资料工作的概念、性质和地位也发生了深刻的变化。从目前高校的院系资料室建设现状来看，在重视程度、现代管理进程和从业人员素质等方面已不适应当前形势发展的需要，加快改革势在必行。

    一、高校院系资料室的现状

    1.管理上各自为政，文献采购重复严重

    有些高校院系资料室独立于图书馆之外，校图书馆对其无约束力，文献购置及组织利用全由教学院系决定，管理人员也由教学单位安排和管理，这实际上就是一校多馆，图书馆与院系资料室各自为政。各院系资料室隶属院系领导，图书馆与资料室因隶属关系不同，相互之间基本处于封闭、孤立的状态，同在一所校园内却联系很少，更谈不上工作中的相互协调，文献采集随意性大，重复率高，造成文献品种少，利用率低，以及人力、物力、财力的严重浪费。

    2.服务意识不够

    有的资料室长期只有一人，从图书、期刊的订购以及资料的收集、整理加工到借阅等一系列工作均由一人管理、完成，还兼有其他工作，没有充足的时间和精力开展深层次的情报资料服务工作和情报研究工作，无法改变情报资料工作落后于本院系的教学和科研状态。资料人员只能做些收集资料、借借还还的服务性工作，未能在图书资料和信息咨询方面提供较高层次的服务。有些领导只把图书资料室看成“图书资料储藏室”，是借书还书的场所，只满足于图书期刊等文献资料的收藏，资料室的建设与发展成了被遗忘的角落。另一方面，因为文献资料少，不对外，因而造成文献资料、藏书开发利用不够。

    3.经费严重短缺

    长期以来，作为教学、科研服务的公益性机构，经费由学校安排。由于认识上的偏差，再加上资料大幅度涨价，更显得资金短缺，这样势必影响资料的数量和质量。而藏书量又是资料室赖以生存的物质基础，资料入藏量的逐年递减和资料陈旧率越来越高，使得资料室要满足读者的需要越来越困难。资金短缺，也影响相关设备购置的数量和质量，制约着资料室实现自动化管理的进程，也就影响着信息服务质量和工作效率的提高。

    二、发展与管理思路

    1.院系资料室归属图书馆全面领导

    建立一个以图书馆为主体的信息网络中心，制订一套完善的管理体系，资料室只作为图书馆领导下的一个专业书库来管理，实行图书馆统一领导、统一布置；制定出校图书馆的发展规划，确定中长期建设目标，同时制定出与之配套的文献资源建设及现代化管理有关的规章制度，打破图书馆与资料室分散管理的格局，统一使用经费，统一管理文献资源，从而更好地实现文献资源共享。

    2.加强横向联合

    资料室建立横向联合是非常必要的，不仅资料人员可以进行广泛的业务交流，相互吸取先进的工作经验，各院系资料室在书刊资料的收集方面，也可以起到互补的作用，减轻经费不足的困难。通过横向联合，开展室际互查、互借活动，及时为教师提供文献信息和情报资料，发挥各资料室的优势和特长。资料室的横向联合可从以下两个方面进行。①校内各资料室的联合。高校各院系都有资料室，应打破“闭关自守，各自为政”的局面，联合起来成立高校资料室工作研究会，定期开展业务活动，开展室际互查、互借，在书刊资料的采购和开发利用方面，也可提高资料利用率。②校际间资料室的联合。建立校际间资料室的联合，特别是同类学校、同学科为主的资料室联合，对联合各方都能起积极作用。目前，许多学校已实现了馆际互借，很受师生欢迎，起到了资源共享的作用，如果我们将院系资料室再联合起来，其作用可想而知。

    3.要突出专业性、系统性

    资料室收集信息资料首先应突出专业特点，有针对性地把从各种渠道涌现出来的大量与本学科相关的资料收集起来，再根据教学科研的需要，对资料室文献资料进行必要的加工整理，编制出教学科研需要的专题书目、题录、索引。对图书资料的收集还要有系统性，对专业书刊全面系统收藏，与专业有关的书刊资料重点收藏，一般书刊适当收藏。根据本院系的中长期发展目标及专业设置，明确资料室收藏范围和重点，在全校范围内形成一个既联合又合理分工的协作信息网络系统，不仅能合理利用经费，又能满足不同类型、不同级次读者的文献需要。各资料室的服务对象大多数是具有高层次学术水平的教师和科研人员，藏书结构必须做到突出专业特色，订购、搜集“精”、“新”的文献资料。资料人员要紧紧跟踪学科前沿课题，围绕教学和科研课题系统搜集、整理资料；积极主动配合教师，开展定题服务和定题跟踪工作；将收集、整理好的教学、科研等方面的文献资料，编制成具有学科特色的专题数据库；资料室还可以收集本院系每年各科的试题，通过对试卷的数据分析，向教师们提供第一手资料。多年的文献工作收集实践证明，只有把收集文献作为院系资料室的长远目标，才能坚持长期积累，逐渐形成有规模、资料丰富的资料室，为教学科研提供方便。

    三、现代化资料室的建立

    1.采用先进的技术设备

    截至2004年12月底，内地上网用户总数为9400万，其中使用宽带上网的人数达到4280万；截至2005年6月30日，中国上网计算机数达到4560万台，中国上网用户总数达到1.03亿人。中国上网人数和宽带上网人数仅次于美国，位居世界第二。预计，到2010年时，全球互联网用户将达22亿。可以看出，人们对互联网的使用越来越频繁，从最初的电子邮箱、查询新闻，到现在如此丰富的网络应用服务，互联网对人们日常生活的渗透性也越来越强。有人说：“21世纪是互联网的世纪。”面对互联网的迅速发展，如果资料室仍停留在传统手工操作模式阶段，就不可能为高校的教学和科研起到推进作用了。因此，各级领导要从长远的战略高度来认识这个问题的重要性，既要从实际工作出发，又要有超前意识，大力支持和推动这项工作的开展，使先进的技术设备能真正地落到实处。

    2.增强资料管理人员的素质

    资料室的现代化建设，不仅需要有现代化技术设备，同时更需要有现代化管理技能的复合型人才，这是实现其现代化的关键。随着资料室现代化建设的逐步展开，资料管理人员要进一步提高现代信息管理水平，就要不断地自我学习、自我完善。在实际工作中，除了要努力掌握各种网络软件工具的使用方法与技能外，还要注重对新知识的学习并不断了解在网络环境下信息的产生、分布、传递及检索的相关知识，以便使自己在众多的瞬息万变的信息源中，能为用户提供更多的资讯和更加完善的服务。

    3.制定切实可行的工作计划和目标

    认真细致地规划，明确每一步工作流程并严格按照计划内容实施是保证其建设工作顺利进行的有效措施，它能避免大量人力物力的浪费和无谓的消耗，从而使建设工作能达到预期的目标并取得成效。这样就可以有效地保证资金有计划地投入使用，使工作能有步骤有重点地稳步进行。例如，建立完整配套的工具书刊体系，由于参考咨询服务也是资料室工作的一项主要内容，参考咨询服务的水平，很大程度上取决于资料室对工具书配套是否完整，因为解答读者咨询的主要途径是通过查阅参考工具书或通过检索工具查找有关信息，所以工具书刊不但要配备，而且要完整。随着电子出版物的增多，越来越多的电子版图书和检索刊物以光盘作为载体出版，高校院系资料室还可以建立自己的光盘网络，并使它与校园网互联，这样就可以为高校教学、科研工作带来极大方便。

    4.建设具有资料室特色的数据库

    资料室要想在激烈的竞争中占有一席之地，就应该利用自己拥有丰富的信息资源、具有快速进行信息加工能力的优势，利用网络环境对电子资源进行深度分析与重组，树立精品意识，突出资料室特色，开发有特色的数据库。资料室可根据本专业的教学科研计划，承担相应的专业课题，对此进行专业化的搜集、整理和加工，建立专题数据库，并作出目录清晰、结构合理、内容新颖、具有本专业特色的网页，设立网址，通过网络发布自己的信息，根据网络信息的变化，定期对数据库的内容进行更新，保证为教学、科研提供源源不断的最新信息。院系资料室信息化建设应突出其鲜明而浓厚的专业化的特点，以自己的特色数据库作为网上生存和发展的基础，以发挥自己专业资料室的作用。

    院系资料室加快图书书目数据库和期刊篇名或全文数据库的建设显得十分迫切。院系资料室可适当引进有关软件，再根据本学科特点进行必要修改，从而为院系教学科研工作尽可能创造良好的条件。资料室比图书馆更贴近本院系专业的教学科研活动，更了解本专业有关的信息源及教师科研人员和研究生的需求，搜集时更注意程度高、针对性强的资料，对资料文献进行深层次的加工，并加强与各学科科研带头人的联系，建立有关专题的文献信息库。图书馆在掌握各资料室搜集情况的同时，可综观全局，作出必要的调配与补充。这不仅有利于建设各具特色的院系资料室，也使作为各院系资料室中心的校图书馆拥有全面完整的文献资料和各专业最前沿的信息资料。这样，可形成一个既有分工，又有合作的文献资源保障实体，实现优势互补，共同搞好全校的文献资源建设。