随着科学技术的日益更新和生产力的不断发展，现有的档案信息量越来越大，信息的种类和形式也越来越丰富，传统而单一的档案管理机制显然不能满足工作需求，并且很难适应信息化时代的发展，以无纸传输、以网络技术交互信息资源共享的新技术更新换代、优化档案管理模式已势在必行。

开发档案数字化，是推动档案信息化建设的需要，是提高档案工作标准化程度的需要，是加强电子文件规范管理的需要。开发档案数字化，可以改变传统的档案工作模式，使文件归档流程以高科技、高速度的进行网上传递，把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结。利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，确保文件及时归档，尽快提供利用。

一、        档案数字化的开发

随着信息技术的迅速发展，需要存储的档案信息量越来越大，传统档案管理机制显然已不能满足需要。数字化的开发，主要目的是为保护档案原件因频繁使用所造成的破损、安全及字迹褪化，以高速、便捷、现代的管理方式为档案利用人提供服务。因此，我们就如何开发“档案管理系统”、最大限度地发挥档案信息资源共享和快速利用效能等问题进行了多次研究。结合我们工作中的需要，委托青岛东软电脑技术有限公司为我们开发了模块式的“档案管理系统”软件（包括行政文书、照片、会计、统计等）。其目的，使大量的档案信息通过网络及时收集、查询、修改、检索、统计和利用，通过网络打印出不同的文件目录，实现网上信息资源共享，服务职能得到升华，服务效率得到提高。

1、文书部门可将本年度归档文件统一鉴定、分类、立卷、整理，通过“档案管理系统”（简称“系统”）输入计算机，最后向档案管理部门申请归档。档案管理人员，根据归档申请，进入“系统”查询，确定归档文件输入完毕，如发现输入中存在问题，可以直接退回，也可直接修改，确保文件完整无缺，方可点击“归档”。

2、照片档案通过登录“系统”，输入有关条件，选择归档照片，上传－保存－归档，即可完成归档流程。档案管理人员，根据归档申请，登录“系统”，选择“照片查看”，如发现问题，可以直接退回，并说明退回原因。通过查看照片，确认无误，直接保存归档。

3、档案管理人员，通过对不同类别进行“档案查询”，可以看到各类归档文件，并能打印所有目录。还可以通过输入某个条件，如：2007年永久，即可阅览并打印出2007年永久的全部文件目录和正文。既能查看修改、又能检索打印、还可以统计提供利用。

二、档案数字化的利用

档案数字化的开发，对档案数字化利用起到了至关重要

的作用。它在人类社会活动中，为档案信息利用者提供了高智能、高技术、高速度、高效率的最佳方式。它在档案信息查询上，以快速高效地为档案利用者，极大地节约了时间和成本。在“档案管理系统”整合后，为各类档案信息提供了完整性和有效性。具体表现在以下六个方面：

1、档案数字化利用，不再受纸质档案的限制。能够及时帮助领导和部门人查询历年来积累的原始信息资料，使得各项工作更加规范、高效，加快了信息化进程的建设步伐。

2、档案数字化利用，大大提高了办公效率。能够使文件及时归档，尽快提供档案利用。在查询档案资料的同时，简单、快捷、方便，使档案库从文件实体的保管基地（库房）变成了提供利用的控制中心。

3、档案的借阅。各级领导和部门人，可通过网上向档案管理人员申请借阅。首先，借阅人进入“系统”点“借阅申请”，在“档案申请表”一栏中，输入借阅人、借阅日期和所需要的文件内容，“送审批”。档案管理人员根据“借阅申请”，从系统的“借阅管理”点击借阅人所需要的文件，公文－文号－查询－选择文件－审批通过－关闭。这时，档案就已经为借阅人提供了使用（电子版）。另外，还可以多人同时查阅同一个文件，不发生冲突

4、档案适用强制归还权。档案管理人员对久借不还的借阅人，可实行强制退还，关闭使用。档案管理人员在为利用人办理借阅过程中，根据借阅所需要的时间，一是可以直接在“归还日期”中确定好归还日期；二是通过“借阅管理”－选泽正在使用的文件－归还－确定，就意味着文件已经收回。

5、利用档案数字化检索。根据“系统”，输入有关条件，即可查询到所需要的全部文件，如：输入年度和责任者，即能够按照要求显示出全部的文件，又能够打印出所要求的文件目录，并能对每年度的归档文件进行统计。

6、数字化档案的备份。根据每年度归档的文件，全部刻录到光盘里，达到备份管理。通过“系统”，进入－档案查询－全选－打包下载－刻录，这样就形成每年度一个备份光盘。

三、档案数字化的管理

数字化的出发点和最终目的，就是将现代化的管理思想、管理方法、管理技术、管理手段充分加以数字化，从而全面提升管理效果和效率，充分掌握智能化的操作。数字化管理，就是满足于利用者的需要，提高利用率。作为档案部门必须将工作重点由传统的管理转向档案信息的重组和创新，使档案信息的潜能得到充分发挥。

档案数字化管理，更加强调管理是一种服务，管理要创新，要面向未来。档案数字化管理对于改善服务质量将起到至关重要的作用。

1、档案数字化管理，体现了档案管理技术和档案管理方法的变革，使档案信息资源起到增值作用，实现档案事业的跨越和发展。

2、档案数字化管理，要特别加强基础数据库的建设，使档案数字化信息的积累，满足于档案事业发展的需要。

3、档案数字化管理，要建立档案信息共享和档案信息保密制度，逐步形成档案信息开发、利用、共享的信息安全与保密机制，保障档案信息资源的畅通。

4、档案数字化管理，能够有效地保护档案原始资料，着力减少对原件的使用频率。数字化代替原件使用后，对恢复档案原件模糊、褪色的字迹，提供了有效保护作用。

                                                            

                 二00八年七月二十二日

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