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 高校图书馆高端信息咨询服务的实践
——为地方领导提供决策信息服务的探讨
            王雅戈等 点击量:489
南京大学信息管理系
【摘要】
从地方领导信息需求的迫切性、地方信息服务单位难以满足领导信息需求以及地方高校图书馆服务地方领导的优越性等方面,阐述了高校图书馆为地方领导提供决策咨询服务的必要性和可行性,并立足于创新引领战略信息服务和《科技参考》信息服务的工作实践,对高校图书馆为地方领导提供决策信息服务的内容与方法进行了探讨。
【关键字】
高校图书馆;信息咨询;信息服务;地方领导
    

    1、引言

    党校图书馆在为地方领导提供信息决策服务方面有许多成功例子,但是高校图书馆为地方党政领导决策开展信息服务的事例还不多。这是一项需要高校图书馆同仁研究、深化、拓展的一个新课题。本文结合工作实践,对此作一些探讨。文中地方领导指地方政府机关和部门的领导。包括两部分,一是地方政府首脑,指市委、政府、人大、政协的正、副职领导;二是指地方机关部门的领导。二是为地方领导提供决策服务的必要性和可行性。

    2.1必要性

    2.1.1地方领导需要信息服务

    地方政府部门在制定招商引资、决定是否支持某一类产业或某一行业的相关政策和实施措施时都需要及时准确的信息服务作为基本保障。因为“决策是各级领导工作的核心内容,要作出正确的决策,一方面是靠领导者自身的能力素质;另一方面就是靠准确、完善的信息”[1]。党政领导部门需要有权威性的最新社会信息,根据这些信息制定重要决策,保证决策的正确性与可行性。[2]

    现在的地方领导,特别是经济发达区域的地方领导,要出席各种会议,迎接各种检查,接待中外来宾,并为地方经济建设运筹帷幄,作出各种决策。但他们往往工作繁忙,空闲时间很少,需要决策的事情相当多,而且许多事情都与地方经济甚至国计民生息息相关,如不能及时作出决策,地方发展的机遇就有可能稍纵即逝。因此,领导在作出各项决策时,为了保证决策的正确性和及时性,需要充分的决策信息支持。即需要图书馆提供信息范围广泛、容量密集,信息内容准确、供给及时的服务。

    目前,各地都正在倡导和实行创新引领战略。所谓创新引领,就是科技创新引领产业升级,制度创新引领经济转型。地方政府在实施创新引领战略中的主要作用是科学招商引资、合理引导产学研合作。

    招商引资过程中需要引进新兴产业的高新技术企业,其中包括企业的孵化、升级,人才引进,产品开发等。而招商过程中的企业信息需要从多个渠道进行挖掘和分析,但是这些企业信息的获取并非易事,仅通过官方渠道获取的表面信息往往是不够的。过去,由于信息不对称、不充分,引进企业失败的例子有很多,有的还造成了重大损失。因此,在招商过程中领导需要多渠道、及时获取经过汇总、整理的相关信息支持决策。

    产学研合作表面上看是企业与高校或科研单位之间的合作,但是在实际操作过程中,政府对合作的成败往往起着重要作用。这是因为产学研合作之初大都是企业成长初期、新产品的试制期或新技术的研发期,这个时期需要政府的有力引导和政策支持,例如中小企业科技融资就需要政府相关政策的推动才可能完成。政府在产学研合作过程中有着不可替代的重要作用,从许多场合把“产学研”叫做“政产学研”或“官产学研”,就可以看出政府在其中发挥着重要作用。领导在制定产学研究政策和“拍板”产学研项目时,也都离不开相关的决策信息服务支持。

    2.1.2地方信息服务单位难以满足地方领导信息需求

    过去,地方领导的决策信息服务主要依靠地方信息服务机构,如各地的公共图书馆、生产力促进中心、情报所等单位。“公共图书馆的信息服务工作为当地党政领导的决策发挥了越来越显著的作用”,“党政领导也越来越重视公共图书馆所提供的信息。”[3]但是,总体说来,地方信息服务机构在为领导提供决策信息服务方面存在三个方面的不足:

    一是地方信息服务机构由于事业单位改制、人员编制等因素的局限,信息服务机构人员数量少,不足以支撑领导的信息服务业务量。例如全国百强县前十位的某县级市,科技局正副局长有6位,但是生产力促进中心与情报所合署办公,所长与职员加起来总共仅有5名,不仅承担全市的科技创新创业“双创”人才服务,还要负责各级科研项目的网上申报维护工作,为领导提供决策信息服务一直处于被动局面,更无力开展深层次服务;二是地方信息服务单位的人员力量弱。由于受进人条件限制,工作人员的专业领域单一,专业方向比较固定,但是领导的信息需求多种多样,而且不断发展变化,因此地方信息服务单位难以适应领导的需求。三是信息资源问题,地方信息服务机构的服务对象是全体市民,信息资源建设在范围、层次和专业方向上都有相当的局限性,难以满足地方领导的特性需求。

    2.1.3地方高校图书馆需要拓展信息服务领域

    由于“图书馆为党政机关领导决策服务工作,对保证本级及上级领导的科学决策、知情决策具有重要意义”[4]。为地方领导提供信息服务,“不仅仅是简单地满足其借阅需要和查阅的需要,更重要、更有效的是直接为党政领导决策提供服务”,[5]而“一些公共图书馆尝试为领导决策提供信息服务,但信息内容单调,仅作了简单的文字加工,对信息的质量、价值缺乏鉴定与评价,与领导缺乏密切的联系,针对性不强,不能满足领导决策的多层次的需要”[2]。

    而地方高校图书馆为地方领导用户提供信息决策服务不仅因为对领导服务的必要性,还因为高校自身发展的必要性。最直接的原因是,地方高校地处地方,其发展受地方影响很大,离不开地方的支持。地方高校发展需要从各方面争取地方支持。地方支持,首先是地方领导的支持。为领导做好信息决策服务,有可能获得上层领导的认可,上层领导认可了,就容易获得中层领导的认可。地方领导的普遍认可与肯定,便于为学校争取更多支持,获取更多资源。

    正是地方领导的信息服务需要和地方高校发展的需要,给地方高校图书馆带来了为地方领导提供决策信息服务的发展机遇。

    2.2可行性

    地方高校图书馆在为地方领导提供决策信息服务工作中有多方面的优势。①地缘亲近。地方高校,特别是近年来,许多新建本科院校大都建在地方城市的科技开发园区,这些高校图书馆与地方领导在地域上比较亲近,服务空间距离短,沟通起来比较方便。②社会地位高。地方高校虽不及中央部属院校名气大,但是在一个地方往往也因其学术水平和行政级别较高等原因而令人敬慕,因此图书馆员与地方领导沟通时容易得到认可,地方领导大都比较愿意接受。③专业队伍强。高校图书馆与地方信息服务单位相比,人员数量较多,学历、职称相对较高,甚至可以随时与院系教师组合团队,因此一般都有较强的专业技术服务队伍,能提供更专业的服务。④资源品质好。高校图书馆服务对象多数为高校教师和学生,对专业和学术资源的数量、质量、连续性积累非常重视,经费保障充足,信息资源建设方面的人力、物力投入大,为领导用户提供高水平的决策信息服务打下了良好的基础。⑤技术手段先进。高校图书馆由于教学、科研服务的需求,软、硬件设备相对比较先进,服务理念新,服务意识强,服务质量会更高。

    高校图书馆的这些优势使其为地方领导提供决策信息服务具有了一定的可行性,特别是校、地信息服务单位合作,可以提高效率,可行性更强。高校图书馆与生产力促进中心、情报所合作,专业人才、服务经验、服务技能和信息资源全面共享,可以大大提高服务效率和服务水平,实现为领导决策提供优质高效信息服务的目标。

    3、为地方领导提供决策服务的实践与思考

    3.1信息服务内容

    3.1.1创新引领信息服务

    近年来,全国各地都在实施科技创新引领战略。创新引领不仅指基础理论研究的创新,对地方来讲,更主要的是指企业创新、技术创新、产品创新,同时还包括地方政府的创新政策要能及时引导创新企业、创新技术、创新人才、创新产品到当地生根、发芽、开花、结果。这其中不仅指主动上门的创新资源的选择使用,还包括主动出击发现引进优质创新资源,后者难度更大。企业信息、技术信息、人才信息、产品信息都是领导信息服务应关注的内容。其实,领导决策时一般也会掌握很多相关信息,他们更“需要掌握过去及当前有关政策动态和政策执行情况的信息,特别是需要政策空白点的信息、政策脱节点的信息、政策交叉点信息和政策梗阻点的新信息”。[6]这就要求高校信息服务内容具有更强的针对性。

    3.1.2科技参考信息服务

    编辑《科技参考》是我们为地方领导提供信息服务的一项主要内容。常熟理工学院图书馆与地方生产力促进中心合作编辑《科技参考》,为领导提供科技创新信息服务。《科技参考》设“创新要闻”、“产业创新”、“区域创新”三个栏目,分别对应国家重大科技创新、行业产业创新、兄弟城市创新的重要举措。刚开始每两个月一期,偶尔听到领导说起《科技参考》的事,并给予肯定;之后,由于受到鼓励,增加为每月一期,又直接受到领导的表扬;再接再厉,现改为每月两期,虽然再也没有听到领导的直接表扬,但是领导利用《科技参考》中的信息成为了常态,经常在许多场合的讲话中会直接引用《科技参考》中的事例。这表明为领导提供的科技信息服务已经在明显地发挥作用。

    3.1.3产学研信息服务

    产学研信息的收集和整理对信息组织人员的能力、水平要求较高,单靠公共图书馆、生产力促进中心、情报所难以胜任,而高校图书馆在产学研信息服务方面具有独特优势。高校图书馆专业信息资源全面,专业服务人才队伍强大,服务设备先进。特别是,他们对本校的产学研优势项目资源和技术人才更加了解,信息服务更具有针对性,一旦信息交流成功,即刻可以通过他们穿针引线,实现技术、人才、设备等校方的合作要素迅速与地方相关要素的对接,引导产学研项目走向合作的实施阶段,减少中转环节,提高合作效率。

    3.1.4科教新城多功能现代化图书馆建设咨询服务

    科教新城的定位是建设文化产业,从业者多为科技、文化、教育类人才,这些人才在创造文化财富的同时,需要不断更新知识,提高文化修养,充实生活内容。为此,有必要为他们也为本城区的市民搭建一所高层次的文化设施,以满足其精神文化生活的需求。建设科教新城图书馆,是搭建高层次文化设施的重要措施之一。建的好,可以成为科教新城的地标性建筑,成为一张城市名片,提升城市的软实力,增强科教新城的凝聚力。

    课题组在调研的基础上,根据当地具体情况和实际需要,提供了三套备选方案。

    方案一。以某社区为依托,独立建设一座现代化多功能科教新城图书馆。在建设时要注意:①规模要以满足科教新城发展的最大人口数为参考;②功能以最现代化的图书馆为标准;③收藏以最新数字读物为主,兼顾纸质图书收藏;④造型以实用、舒适为主,兼顾美观和文化品味;⑤藏品内容以高层次、高品味的文化产品为主,兼顾学术和通俗读物;⑥管理采用全开放模式,为科教新城的产业发展提供信息报务,既要适应科教新城特色,也要兼顾大众需求,与太仓市图书馆形成错位和互补。

    方案二。以健雄学院图书馆为基础,双方合作建设科教新城图书馆。合作建设具有一定优越性:健雄学院图书馆已经有规模较大的藏书量,藏书的学术水平也相对较高,服务队伍建设已经成型,如能顺利开展合作建设,只需进行适当的功能划分,做好装修,挂牌开放即可。现有的基础设施、藏书积累以及服务队伍,都可以充分利用,而且可以发挥更大的作用。但是也要注意:①合作双方业务性质差异很大,一方为教育教学单位,一方是地方行政机关,建设目标分歧会比较大;②双方单位没有行政隶属关系,合作是否可以顺利开展,是否可以长久进行,变数较大;③健雄学院图书馆的建筑是以纸质图书为主要收藏对象建造的,要改造成现代化的图书馆可能有一定难度;④健雄学院图书馆的数据库向市民开放可能会因知识产权的问题受到数据商限制,需要协商并重新签约;⑤藏书向市民开放借阅可能会影响学生需求,并且增加工作量。

    方案三。①第一步合作建设。以健雄学院图书馆为基础,双方合作,挂牌建设科教新城图书馆。重在利用已有建筑、纸质图书和服务人才队伍。投资少,见效快,解决当前急需问题。②第二步错位建设。当科教新城发展到一定阶段之后,根据需要建设一座现代化多功能科教新城图书馆。以现代化电子读物为主要收藏对象,重在打造城市名片,提升文化品味,提高软实力、凝聚力和吸引力。这时,在选址和功能上与健雄学院图书馆、太仓市图书馆要注意形成错位与互补,尽量避免重复。

    3.2信息服务应注意事项

    高校图书馆为地方领导提供信息咨询服务过程中,信息内容的选取具有针对性很重要,同时为他们提供信息服务的方法也很重要。

    高校图书馆和地方政府之间一般没有行政隶属关系,双方人员之间的日常直接交往相对较少,多处于礼仪性的层面。礼仪性的交往有时会使大家对要研究的问题探讨不够深入;地方领导不能对高校图书馆员发号施令;图书馆员有时难以领会地方领导对信息需求的迫切程度和深入程度;地方领导真正需要的信息内容范围会因为浅层的交流而表述不到位,反之图书馆员也会理解不到位,从而造成馆员提供的信息不符合地方领导的需求。如果几次服务之后,特别是第一次做的不到位,让领导感觉很不满意的话,他们会对这种服务失去信任和耐心,对以后馆员提供资料的关注度大大下降,甚至对图书馆的其他工作也可能一并看低,对图书馆的服务工作产生负面影响。因此,高校图书馆为地方领导提供决策信息的工作方法需要认真思考,特别是初次交流的工作切入点一定要抓好。

    在这方面,我们积累了一些经验。一是了解领导的思维方式。到经常直接为领导服务的部门、人员那里调查领导的需要。特别是对领导的讲话和表述方式、语气要有一定的了解和熟悉,这便于以后倾听领导的讲话时能更深入领会其深层含义,提供到位服务。二是调查领导信息需求。了解领导近期的工作重点、需要解决的重点问题,特别是他交给办公室和秘书要在短期内解决的重要问题,而秘书深感这方面需要但又无暇收集整理的信息资料,这必然是图书馆员应当重点做好的决策信息服务。三是交流审核信息内容。即使图书馆员整理的信息资料内容是领导所需求,信息表达方式是否符合领导阅读习惯,还需要与领导办公室和秘书人员进行反复沟通及确认。四是注重时效。为领导提供的决策信息除了充分、准确外,还必须及时。经过这几层认真工作,最后提交给领导的材料应当会得到肯定。原载《图书馆理论与实践》2013第5期

【参考文献】
[1]肖博.图书馆应如何为领导决策服务[J].濮阳职业技术学院学报,2005(4)
[2]赵雁.图书馆要为党政机关领导决策提供服务[J].齐齐哈尔师范高等专科学校学报,2006(2)
[3]林治德.浅谈在新时期区级公共图书馆如何为本地区党政领导的决策服务[J].辽宁师专学报(社会科学版),2004(4)
[4]何雪妍.试论公共图书馆如何为党政机关领导决策服务工作[J].法制与社会,2010(7)
[5]陈翠玲.公共图书馆为党政领导决策服务的思考[J].科技情报开发与经济,2007(15)
[6]颜艳萍.新时期公共图书馆应提升为党政领导决策服务的能力[J].黑龙江史志,2009(23)
        
        
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