人民检察院诉讼档案是指人民检察院在办理案件过程中所形成的具有查考利用价值，并按照有关规定立卷归档，集中保管的诉讼文书、视听资料及其它各种载体材料。人民检察院各类案件的诉讼档案真实地记录着检察活动的始终，是国家司法档案的重要组成部分，是做好检察工作的必要条件，是检察机关建设与发展及办案工作完整、准确的见证。诉讼档案的规范化管理是人民检察院规范化管理的重要组成部分，同时也是人民检察院整体工作的重要组成部分。为实现档案管理的规范化、标准化和现代化，最高人民检察院、国家档案局根据《档案法》制定了《人民检察院诉讼档案管理办法》，使诉讼档案管理工作走上规范化、科学化、制度化、现代化的轨道，有力促进检察业务工作的开展。但同时也必须看到，随着检察工作管理科学化程度的进一步提高，对人民检察院的档案管理提出了更高的要求，然而当前诉讼档案管理混乱、档案质量不高、利用率低，设施陈旧的现象在部分检察院仍然存在，重办案轻档案的观念仍然还很严重，档案管理规范化还存在许多亟待解决的问题。本文将主要围绕诉讼档案管理中存在的问题及原因进行分析，并就规范检察院诉讼档案管理提出意见和建议。
一、人民检察院诉讼档案管理规范化的基本要求
1、管理科学化。管理科学化是实现人民检察院诉讼档案管理规范化的前提条件。所谓科学管理就是要结合人民检察院工作的特点和档案工作管理的客观规律，充分运用先进的管理思想、方法、技术和手段，完善档案管理制度，抓好立卷归档、收集整理、编研开发等工作，切实提高档案管理质量，充分利用档案为检察工作和其他工作服务，发挥档案的社会和经济价值。
2、建设标准化。即对检察院档案库房、装备等基础设施应当作出统一的规划，制定规范性标准，尤其是对档案管理达标升级所应具备的软件和硬件条件应作出明确的规定。各级检察院应当严格遵守执行高检院关于诉讼档案管理的规章制度，设立相应的档案工作机构和配置专兼职档案管理干部。
3、档案人员现代化。档案管理人员现代化是实现档案规范化管理化的重要保障。人是最积极、最活跃的因素，现代化科学技术手段和先进的科学管理方法，都要由人来掌握和运用，档案管理工作的提高始终依赖于档案工作人员素质的提高。因此，要实现档案管理的规范化，就必须首先实现档案人员的现代化。根据司法工作的特点，检察院档案管理人员现代化包涵以下三层涵义：一、档案人员要有现代化意识。检察院档案管理人员应当把档案工作放在整个检察院工作全局中加以认识，根据人民检察院的发展同步提高档案工作，要在科学管理的理论指导下，从实践出发，学习和借鉴其他检察院的先进管理经验和方法，科学管理档案。二，检察院档案管理人员要有良好的知识结构。要实现对档案的归档、管理和开发利用工作，除要求具备档案专业知识以外，还要求具备法律知识、文史知识、计算机知识，这就对档案管理人员的知识结构提出了更高的要求。三、检察院档案管理人员要具备良好的操作技能。当前检察院档案管理正朝着电子化、信息化的方向发展，这就要求检察院档案管理人员掌握运用计算机、缩微、电子检索等信息技术，从而为实现档案管理信息化提供技术保障。
二、人民检察院诉讼档案管理现状和存在问题
1、档案管理意识淡薄。个别基层检察院对档案管理工作重要性认识不够，没有将档案管理摆到事关检察院全面建设的基础性工作的战略高度上予以必要的重视，存在着“重办案工作轻档案管理”的倾向，还没有真正认识到档案工作在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集诉讼材料，投入人力、物力、财力去管理，也出不了政绩，根本是得不偿失，导致了档案管理工作大多数成了为应付上级检查而“做秀”的工作。
2、档案管理力量薄弱。检察院档案管理的规范化要求档案管理人员既要具有档案专业知识，又要具备一定的法律知识和计算机知识。但是很多基层检察院没有专职的档案员，加之档案员兼职过多，精力分散，很难全身心地投入档案管理工作，影响了工作效能。另外，档案管理是一项专业与经验相结合的工作，即需要一定的专业知识，也离不开实践积累。有的基层检察院档案管理人员相对不够稳定，有时档案员刚刚学会立卷归档的基本知识，就被调整岗位，新接手的同志又要从零开始。导致一部分的档案员想做好这项工作，却又是心有余而力不足，档案管理质量很难得到提升。
3、档案管理手段落后。当前有的基层检察院档案管理工作模式还比较落后，主要靠人以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多数仍然是使用传统的手工操作，计算机等现代化管理手段运用水平比较低，不仅影响了档案管理质量，也不能满足档案管理、利用的要求。
4、档案归档不及时。有的检察院的做法是你交我就收，你不交我也不问，没有制定移交和归档制度；有的检察院归档工作与岗位责任制不挂钩，按要求应归档的不归档，也没有有效的制度去制约，还有的检察院虽制定一定制度及岗位责任制，但实际操作中有章不循，执章不严，无法兑现，这就造成许多案卷应归档而未归档或不及时归档。而按照档案法和有关档案法规规定，人民检察院诉讼档案必须由本单位的档案部门集中统一管理，禁止存放在各承办单位或承办人个人手中，否则会给档案安全造成很大隐患，时间一长，就会出现丢失、泄密等问题。有些检察院就曾出现过案卷材料长期滞留在案件承办人手中未及时归档，等当事人提出疑问要求解决问题时，却因案件材料不知去向而无法复查。
5、档案卷内材料不全。卷内材料不全是档案工作的一大忌，因为保存的是不全、不完整的档案，待日后查考时说不清该案卷的来龙去脉，特别是诉讼档案，如果卷内文件短缺，就无法了解该案是否起诉，是否判决，根据什么起诉，根据什么判决，判决是否已送达、是否执行等情况。如果日后当事人提出疑义需要复查时，短缺材料的档案就不能作为依据，当事人的问题解决不了，人民检察院的依法公正、依法监督形象也必将严重受损。
6、档案案卷整理不规范。最高人民检察院关于《人民检察院诉讼文书立卷归档方法》对诉讼档案中诉讼文书材料的收集、排列的顺序、立卷编目、卷宗装订都作出了明确的规定。但这些规定往往没有得到很好的落实，卷宗审查也往往流于形式。在诉讼档案中，诉讼材料排列次序混乱、目录和卷宗封面项目填写不全、编号随心所欲、卷皮质量不合格、缺张少页、装订不齐、墨水、纸张不符合要求，法律文书张冠李戴等等，严重影响了诉讼档案的质量和寿命。
7、档案利用开发不够。档案管理既应包括档案的收集、整理、归档，更应包括档案的利用开发。目前，大部分基层档案人员每年只是按规定收集、整理、归档，然后等待查阅者上门查阅，档案利用率不高，更谈不上系统地开发。
三、关于规范人民检察院诉讼档案规范管理的思考
1、明确档案工作的重要性。诉讼档案是人民检察院检察活动的历史记录，它客观地反映了检察工作的质量和规律，对检察院今后的工作具有重大的指导作用。同时，诉讼档案还具有重要的社会和经济价值，是人民检察院的宝贵财富，也是国家的宝贵财富。因此，必须把档案工作放在检察院整体工作的大局中认识，档案工作是整个检察院工作不可缺少的一部分，各级检察院应增强档案意识，关心、支持档案工作。当前，人民检察院承担着维护社会稳定，促进经济发展的重要任务，对于检察院档案工作而言，这就要求切实加强对档案的收集、整理、编研、保护工作，发掘诉讼档案的内在价值，提高诉讼档案为检察工作、为社会经济发展服务的作用。
2、健全档案管理的规章制度。“没有规矩，不成方圆”。建立、健全规章制度是实现档案工作科学管理的关键，有了这些健全的规章、制度，才能使诉讼档案的管理做到有章可循、有法可依，才能实现档案管理的规范化和专业化。这些制度应当包括工作程序和人员管理两大方面。在工作程序上，要对卷宗立卷标准和归档期限作出规定，对档案的查、借阅制度作出规定，对档案的保管、保密工作作出规定，使与诉讼档案有关的收集、整理、编目、存档、借阅、应用等一系列工作都做到有章可循，杜绝人为随意操作。在人员管理上，要分清责任，将各项责任落实到人。如建立档案工作领导小组机制，由分管领导统抓全院的档案管理工作，由各部门负责人主抓本部门的档案管理工作，并在各部门都设立兼职档案员，以切实做到责任落实到人，保证档案管理工作协调、有序运转。
3、加强档案管理人员的素质建设。加强档案管理人员的素质，是实现档案工作科学、有序管理的基本要求。诉讼档案管理工作是一项政策性强、业务面广的基础性工作，对从业人员有着很高的要求。在思想政治上要求相关人员要有强烈的责任心和良好的职业操守，要能严格遵守各项规章制度，保守机密。在业务上，要有较高的业务水平和较强的业务技能，要熟悉库藏档案的内容和分类，精通各种检索工具，同时还要具有一定的法律常识。只有真正做到以上几点才能成为一名称职的档案管理人员。我们在平时除了鼓励档案管理人员多学习、多充电之外，也要多针对新形势对他们进行培训。在思想上要多抓政治学习，在业务上则要将培训的范围扩大到各个相关业务部门。对于新上岗的书记员和岗位调动后的人员，要及时组织相关培训，使他们在上岗初期就能正确掌握工作要点，养成良好的立卷、归档、调档习惯。
4、加大物质保障的投入。检察工作的不断进步对诉讼档案的管理提出了更高的要求，档案管理的物质条件也必然要随之改进。要使档案工作适应检察工作的新要求，一方面要加大资金投入，改善硬件条件，如空调、电脑、除湿设备、消毒设备等，要最大限度地保护好档案，才能最大限度地延长档案的使用寿命。另一方面，要投入开发新的软件系统，随着今后电子证据的增多，还可以开发出保存该类证据的相关软件系统。如此才能使档案管理工作适应社会的发展，满足社会需求。
5、提高档案的利用开发力度。加大档案管理的最终目的就是开发和利用，发挥它潜在的经济效益和社会效益。随着档案利用工作的发展，开发档案信息资源也不断向广度和深度发展，现代化的档案管理要求对档案信息资源的开发由一般的开发利用向着广泛地、系统地、多形式开发传递档案信息方向转变。因此，检察机关档案工作要多渠、多途径开发档案信息资源，使之成为检察机关领导决策和各项业务工作稳步、健康地发展提供更多、更良好的服务。档案管理人员要克服“坐、等、靠”思想，树立现代档案功能开发利用的新观念,在档案开发利用方面发挥主导作用。要充分利用诉讼档案的证明作用，服务于办案工作的需要；利用诉讼档案的真实案例，服务于预防职务犯罪工作的需要；利用诉讼档案中的有用信息，服务于检察信息、调研工作的需要。