检察档案工作是反映检察机关整体管理工作水平的一项基础性工作，也是反映检察业务工作和检察队伍建设的重要平台。从基层检察院档案工作的现状来看，总体上是良性发展的，成效是显著的，顺庆区检察院的档案工作达到了“四川省机关档案工作规范化管理标准”一级，但是我们也应该看到档案工作存在的薄弱环节，与新形势下检察工作的新要求还尚存差距。
一、当前基层检察院档案工作的现状
（一）档案工作取得的成效
顺庆区检察院的档案工作在院党组的重视和正确领导下，坚持科学发展观，不断增强改革意识，以规范档案的管理服务保障检察业务工作为主线，大力推动档案工作的新发展，坚持档案工作与检察业务工作紧密结合，在档案的收集、整理、保管、利用、新技术应用等方面都取得了新的发展。档案管理制度健全。档案基础设施完善。文书档案、会计档案、实物档案等严格按规范化管理的要求全部输入了四川省电子文档管理系统，诉讼档案也按要求全部输入电脑纳入了微机管理，近年来归档入库的档案计算机检索率达到100％。积极为本院业务部门、公安、纪检等外单位利用档案服务。档案工作管理达到了规范化、科学化管理的要求，实现了高检院规定的采用新技术、实现诉讼档案管理的现代化目标。
（二）档案工作存在的问题
1、对档案工作的性质、地位认识不明确，分级管理效果不佳。有人认为档案工作就是档案人员收集档案，整理档案，保管档案。把档案工作只看作是档案人员自己的事，没有把档案工作看作是全院各项工作不可分割的组成部分和提高各部门工作效率、工作质量的必要条件。有关档案工作的政策、法规和相关制度，由于没有档案管理机构人员去具体过问、督促有关部门和人员去贯彻落实，仅有档案人员的指导、督促，效果不佳。档案工作引不起部门人员的足够重视，部门的档案工作仍举步维艰。
2、文件材料归档范围不全，该移交档案室统一管理的不移交。表现在一些部门移交文件材料归档的随意性较大，不按《机关文件材料归档范围》的要求归档，也不根据文件材料的现实作用和历史作用鉴别归档范围，该移交归档的不交。如有的属高检院、省院制发的属检察业务规范性的文件材料不移交归档或不交原件；有的属机关内部相互间的抄件等不应归档的文件材料移交到档案室归档，移交的文件材料有的有多种文件形成的同一文件不全；有的有请示无批复，或有请示有批复的不装在一起；有的文件有去函无回函，有些文书材料无题名的不拟写题名。档案人员在接收档案时针对问题多次向有关部门提出纠正意见，一些部门仍然没有引起重视。
3、 诉讼档案的文书材料收集不全，相关法律文书不编号。表现在以下几个方面：①对诉讼文书材料的收集、整理重视不够，收集不全。重要的、必须归档的文书材料有些办案人员不收集齐全，如：批准逮捕执行回执和不批准逮捕执行回执占部门办案总数的70％以上不收集组卷，由于对这种侦查监督的“凭证”重视不够，办案人员对捕后而公安机关又没有移送起诉的多件批捕案件，释放了被逮捕的犯罪嫌疑人不知情。自侦部门有些案件的承办人在收集整理检察内卷时，犯罪嫌疑人的供述及亲笔供词、调查笔录不作复制，重要证据材料也不摘录组卷归档。有的案件在犯罪嫌疑人单位或主管部门提取的行业规范性文件、会计帐目及票据等复制件，不注明证据的出处，也没有案件承办人的说明，这类“证据”看不出与该案有什么关联，且收集的各种证据在组卷时不按时间顺序、共同犯罪案件的主次地位排列。②侦查监督、公诉部门向公安机关发出的退回补充侦查即需要说明的问题不拟写题名，自侦部门向有关单位发出的函也不拟写题名，在填写卷内文件材料目录时造成文件材料名称无法填写。③不应归档的文书材料，装入案卷归档。一是重份文书材料和未经领导签字定稿的法律文书；二是与案件定罪量刑无关的材料；三是定罪量刑时引用过的法律和法规性文件；四是办案中承办人借阅的人事档案和行业主管部门制定的相关规定不退还原单位。④填写卷内文件材料目录不规范。文件材料不逐一填写，如：批捕案件有多个犯罪嫌疑人的批准逮捕决定书、提押证（包括公诉案件的）、犯罪嫌疑人讯问笔录只填写一份，自侦部门的案卷在填写批准逮捕决定书、提押证、调查笔录、犯罪嫌疑人讯问笔录时不仅不逐一填写，有多个证据的只填上“相关证据部分”。这种“省略”填写卷内文件材料目录的做法，不仅尚失了卷内文件材料目录在案卷中的实际意义，更重要的是给查阅利用档案造成了困难。⑤案件承办人不重视法律文书的编号，制作法律文书不规范。如侦查监督、公诉部门在提取犯罪嫌疑人时，提押证上不填文书编号，不填提押人、提押时间。审查批捕、审查起诉案件意见书不编号。⑥审查批捕、审查起诉案件向公安机关发出的退回补充侦查和自侦部门向有关单位发出的函不仅不拟写题名，送领导签发的文件定稿单不盖院章。⑦诉讼案卷封面年度、字第号的填写不统一、不规范。
4、各办案部门负责人对本部门诉讼档案的收集立卷工作不进行检查，案卷移交归档不按时。表现在办案部门负责人对承办人整理的案卷材料是否齐全、完整、是否符合质量要求不按规定进行检查，部门归档案卷数与收（立）案数不进行对照，应归档的案件是否交齐， 有无遗漏不清楚，诉讼档案的立卷、移交归档意识差。诉讼档案移交归档不按时，省检察院《诉讼档案管理办法实施细则》规定：诉讼档案于每年5月31日前向档案室移交。基层检察院近几年制定的《岗位目标管理责任制》规定，档案室在每年6月30日前完成年度立卷归档工作，新收档案目录微机录入率达100％。而少数办案部门在7月份才将诉讼档案移交档案室归档。
二、对策建议
（一）增强档案工作的认识，档案分级管理职责要落到实处。深化对档案工作的认识，要让每个领导干部和一般职工及专兼职档案工作人员增强档案工作意识和档案法制观念，全体工作人员都要自觉遵照法律规定，关心、支持、搞好档案工作，要使大家不把档案工作只看作是档案人员的事，要把这些认识落实到行动上。为此，一是院党组要把档案工作列入重要议事日程，在健全了档案管理制度、完善了基础设施的基础上，切实解决档案工作中的实际问题。二是要充分发挥档案管理机构的职能作用，档案管理机构人员要按照档案分级管理责任制的要求，自觉履行好自己的职责，要开展检查、监督各部门执行好各项制度和文书、诉讼等档案立卷归档的情况，发现问题及时研究解决。三是档案管理机构负责人要不定期组织各部门负责人、专兼职档案人员学习档案法律、法规和档案业务知识的培训，使大家充分认识、了解档案工作的有关规定，做好各部门档案的收集、整理、组卷归档等档案工作，使档案工作与部门各项工作协调发展。
（二）建立健全相关人员档案工作职责，切实落实好各项制度。为了档案室所保管的档案完整、质量符合规范要求，便于工作利用，档案工作制度在部门得到贯彻执行，必须对档案工作进行综合治理，因此，应结合基层检察院档案工作的现实情况，建立完善的专职档案员职责和部门分管档案工作领导以及部门兼职档案员的职责。1、专职档案员应明确以下职责：负责收集、整理、统一保管本院各门类档案；负责编排、编制检索目录，输入微机管理，积极提供利用等工作；对各部门的档案工作进行指导、监督、检查；参加档案的鉴定、销毁和移交工作；严格执行党和国家的保密规定，维护档案的完整与安全。2、部门负责人职责：将档案工作纳入本部门的议事日程，帮助兼职档案员解决工作中的实际困难；组织本部门人员学习档案法规，认真执行档案工作制度；督促有关人员注意平时各类文件材料的形成、积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作；协助专职档案员监督、检查本部门文件材料、诉讼文书的收集、整理组卷（件）、归档签定工作。3、兼职档案员职责：负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确；保管好本部门各类档案材料，注意文件材料的安全和保密；主动接受档案室专职档案员的业务指导和监督检查，按规定时间向档案室移交档案、提供档案目录和统计年报。
（三）严格执行诉讼档案的归档程序，规范诉讼案卷质量。
1、诉讼档案材料的收集。案件承办人应从受案开始，按照案件办理过程，收集所产生的诉讼材料。法律文书的印件、签发稿及有领导重要的修改文稿，有关案件的请示、批复、对外发“函”按有关规定制作好后应与“侦结”、“审捕”、“审诉”等审查案件意见书，讨论案件记录，案件来源材料和重要证据材料，处理结果和移交赃款赃物清单一起收集归档。结案后要及时整理，并检查诉讼材料是否齐全、完整、是否符合要求，如有遗漏或不符合要求的，应及时补齐或补正，无法补齐的在案卷备考表中说明。
2、诉讼档案材料的整理组卷。组卷按办案程序和材料形成的时间顺序或材料种类分类排列的原则，诉讼材料不多的案件组成一个案卷，材料较多的可组成若干案卷，主要法律文书材料列入总册，其他材料列入分册。立卷时应剔除重份文书材料、未定稿的法律文书、与定罪量刑无关的材料或定罪量刑时引用过的法律及法规性文件；办案中借阅的人事档案和其它材料应归还原单位。
3、案卷材料的排列和卷内目录的填写。案卷材料应严格按照实际办案程序依次排列，主要证据在前，辅助证据在后，印件在前，底稿在后。立案、侦查、审判、执行监督，直接受理立案侦查，控告申诉，民事行政四类案卷材料的排列顺序按照高检院和国家档案局修改后的《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》附件的规定排列。填写卷内目录时，除卷内目录所列项目应逐一填写外，案卷内的法律文书、相关证据材料均应逐一填写清楚。
4、诉讼案卷封面年度、字第号的填写。直接受理立案、侦查的刑事案卷填写“××年××检侦字第×号“，侦查监督、公诉部门审查的刑事案则填写“××年××检审捕字第×号”、“××年××检诉字第×号”或审不捕字第×号、审不诉字第×号。
5、诉讼档案的移交归档。诉讼案卷归档时，各办案部门分管档案工作负责人对承办人整理的案卷材料应逐一审查，发现遗漏及时补齐，然后交兼职档案员（内勤）统一保管，兼职档案员收集（保管）本部门案卷时应与收案登记对照，检查应归档的案件是否交齐，发现不符合质量要求的应退回重新整理。兼职档案员对本部门应归档的案卷核对无误后，于每年5月31日前向档案室移交档案和清册，以保障档案室收集的各类档案准确、有序、按时完成编排入库等工作，及时完成统计上报本院年度各类档案归档入库情况。