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法学文献整理与利用
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 大数据时代下的司法档案管理
            陈曼 点击量:598
海南政法职业学院
    

  档案中隐藏的潜在价值直接推动和延续了世界文明和知识的传承并加快了人类文明的进步与发展,面对当前档案管理的诸多瓶颈,如何有效地提升档案管理的现代化、智能化、便捷化是当今档案管理工作的努力目标。

  一、当代司法档案管理的基本瓶颈

  随着社会主义市场经济的逐步发展,科学技术的飞速发展,许多新的技术、算法被应用于档案管理的系统中,使档案的管理更加多样化、便捷化、智能化、高效化,原有的司法档案管理观念、模式、内容、类别、整理方式、方法都产生了巨大变化,司法档案作为司法行政系统一项宝贵的财富,已不再是简单的资料收集与保管,它已经成为充分发挥司法在全面推进依法治国中一项不可缺少的基础性工作。通过大量的调查研究,作者认为司法档案管理目前明显存在的问题主要有:

  (一)对于档案管理的认识不够,司法档案管理系统体制不健全。大多数认为档案管理只是简单的停留在收发、查找、保管的阶段,表现出档案材料内容质量不高,更新滞后、内容陈旧,把关不严、难辨真伪等问题。造成这种现象的主要原因是人们对档案管理的认识不够,管理体制不完善,宏观层面缺乏正确的引导,从而促使档案管理人员的选择也不严格、不专业,从而促使档案管理缺乏规范化、体制化、专业化。

  (二)档案管理的现代化程度低,管理方式与陈旧。我国目前档案主要是纸质档案,没有将档案做到良好的分门别类,管理方法上“档随人走”,管理模式上实行封闭式管理。随着档案数量越来越多,人档分离现象日趋严重,“无头档案”增多,对其保存的档案管理场所没有实现智能化、专门化,这样非常不利于档案的查找与档案价值的发现。

  (三)资料来源不规范,内容记载缺乏真实性。目前我国档案资料收集来源来说,收集渠道过于单一,故而收集的资料也有限,表现为千人一面、缺乏个性的真实记录,内容的完整性都有待于考证。

  (四)档案管理人员不够专业,档案管理体系落后。由于许多单位对档案管理的不重视和不严谨、正规,档案管理人员主要以案卷不丢失为原则,缺乏对档案价值发现的能力,档案管理人员仍以手工操作为主,缺乏现代化信息技术的引用。虽然许多司法单位提倡数字化、信息化的档案管理模式,但是真正落实到实践上海存在一定的距离,使得管理实施滞后于管理措施。

  二、当代司法档案管理的价值诉求

  无论是古代封建社会,还是在现代的计划经济时代,档案形成于社会各个领域各个阶层, 是知识与智慧的结晶,是社会、历史的缩影和折射,是发现人才、使用人才、管理人才的重要依据,是整个社会发展的助推器,它直接推动和延续了世界文明和知识的传承并加快了人类文明的进步与发展,在人力资源开发、人才预测和人才政策制订方面具有十分重要的作用 .档案作为知识管理中知识资产的组成部分,在历经信息管理到知识管理的过程中,档案自形成起,其所固有的价值始终处于不变的地位,但是其使用价值不断调整以适应知识管理。大量的档案文件是一个庞大的工程,如果直接通过人力管理档案,不仅效率非常低下,同时也会带来大量的错误,给档案的查阅和档案本身的管理带来一系列的问题。信息化已经是当前社会发展的趋势。随着大数据时代的来临,司法档案管理逐渐分化,信息化的高效、安全、智能、快捷正是档案管理亟需改善的方面。互联网技术的发展,促进了全球数据的融合,从海量数据中发掘出有用的信息在现代社会的生产管理中起到了越来越重要的作用,因此,“大数据”问题迅速从技术层面上升到应用层面,这将为司法档案管理工作进入更智能化的管理提供了新的视角,促进档案管理向便捷、精准、高效的管理模式转变。

  基于数据驱动的链条化,档案价值呈现出新的特征,档案价值的体现是主客体关系的显现,并在知识价值链上形成了扎实的结点,大数据影响了司法档案的数据管理和知识管理,同时大数据下丰富的数据和知识使得决策参与者的决策能力大大提高, 挖掘档案价值在知识管理中的特征,能够使档案这一知识源头更好为知识管理服务,进而成为司法管理机构的管理决策的重要依据。

  三、司法档案管理现状的提升策略

  目前许多基层单位的人事档案工作,由于受传统观念及传统做法的影响,以及各方面对人事档案工作的重视不够,因而在不同程度上仍存在许多问题 .网络环境下档案信息资源整合成为了当前档案理论界与实践界一个全新的课题,如何有效地提升大数据量时的检索速度、保障档案资料信息安全、实现智能地管理档案,是当今档案管理工作的努力目

  标。笔者提出了以下几个方面的建议。

  (一)构建完整的数据加密的档案信息管理系统。为了便于档案信息得到安全可靠的管理,提高工作效率,同时避免因人为因素所造成的错误,建立一个科学、高效、规范的档案管理信息系统,通过对文件信息的详细记录,并对档案中所涉及的数据的录入、维护、查询、备份和恢复等细致工作,使得档案管理工作更加规范化,在保证工作准确率的同时也极大地提高了工作效率。

  (二)建立适应时代要求的司法档案管理体制。档案事业的可持续发展需要有科学合理的档案事业管理体制作为制度支撑。制度的完善与规范,能有效地解决建制内人们的行为,增加案卷的准确性、可信度。案卷信息的标准化、规范化能够极大地增强案卷信息的处理效率,高效归档和检索案卷档案信息。

  (三)加强档案管理人员的专业化知识。人才是现代司法事业发展的的关键,建立一只现代化、专业化的管理队伍有着重要的实际意义和应用价值。

        
        
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