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政府信息传播与利用 |
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省级综合档案馆政府信息公开服务存在的问题及对策 |
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虞丹 |
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2008年5月1日起实施的《中华人民共和国政府信息公开条例》（以下简称《条例》），明确提出各级公共档案馆是政府信息公开的主体，将公共档案馆正式纳入政府信息公开体系，使其成为政府信息开发利用的重要平台。《条例》颁布半年多来，各省级综合档案馆利用其赋予的职责和权利，建立现行文件公开中心，积极对社会公众和法人开展政府公开信息查阅、利用服务，取得了良好的社会效益和群众反响。但随着时间的推移，省级综合档案馆面临的挑战与困难也逐渐暴露出来，给其开展政府信息公开服务造成了很大制约。
1.省级综合档案馆政府信息公开服务存在的问题
政府信息公开给省级综合档案馆带来了良好的政策环境和可靠的法律保障，但随着《条例》精神的深入贯彻落实，省级综合档案馆政府信息公开服务过程中存在的问题亦日渐凸显，具体表现为：
1.1 面临激烈竞争。《条例》第十五、十六条分别规定“行政机关应当将主动公开的政府信息，通过政府公报、政府网站、新闻发布会以及报刊、广播、电视等便于公众知晓的方式公开”，“行政机关可以根据需要设立公共查阅室、资料索取点、信息公告栏、电子信息屏等场所、设施，公开政府信息”。①这就意味着，省级综合档案馆并不是社会公众或法人获取政府公开信息的唯一窗口，每个政府机关都成了政府信息公开的实施主体。省级综合档案馆的政府信息公开服务不但面临着来自公共图书馆、便民信息中心等非档案部门的竞争，同时也日渐遭到了同级及市、县级综合档案馆的激烈挑战。在此过程中，省级综合档案馆实质上只是过渡性地弥补了《条例》颁布初期省级政府机构信息公开和现行文件开放主体缺乏的状况，随着政府信息公开工作的深化，这种主体缺位的状况已经发生了很大改变，省级综合档案馆的过渡性使命行将终结，其功能正逐步遭到削弱②。
1.2 信息需求影响。随着政府信息的大量公开及全社会信息意识的快速提高，社会公众和法人对政府信息的需求发生了巨大变化。对信息需求的内容，由过去的单一化、简单化快速向多样化、复杂化转变，信息需求涉及国计民生的方方面面；在信息需求的形式上，不仅需要传统的纸质档案，也需要图文并茂的电子文本、多媒体档案信息等，这要求省级综合档案馆提供更加丰富多样的政府信息，给省级档案馆的信息资源开发和建设带来了严峻挑战。在网络化环境下，人们借助于现代信息网络，足不出户即可方便、快捷地获取所需政府信息；另一方面，各省级政府机关也在积极利用现代信息技术，建立政府信息公开网站和信息数据库，对社会公众和法人实行开放性的集成式、一站式信息服务，使得其不需要前去省级综合档案馆查找所需政府信息，而是前往其他的信息公开部门，造成了省级综合档案馆用户人数的快速分流。上述诸因使省级综合档案馆的政府信息需求面临日益严峻的挑战。
1.3 信息人才缺乏。拥有一支结构合理的高素质人才队伍是省级综合档案馆开展政府信息服务的前提，没有坚实的人才储备，省级综合档案馆在政府信息公开服务中的功能便难以得到充分发挥。目前看来，不少省级综合档案馆存在人才瓶颈的制约，现有的部分工作人员素质偏低。这里所说的素质偏低，不是针对传统的政府文件和档案的管理而言，而是指在信息化背景下运用现代信息技术管理、服务能力的欠缺。部分省级综合档案馆不但在用人机制上存在分工错位、责任不明，进而浪费人才的现象，同时也存在网络化背景下既懂档案管理又懂现代信息技术的复合型人才匮乏的问题。受此影响，很多省级综合档案馆对现代政府信息管理，尤其是网络环境下政府公开信息服务的理念、模式、手段、方法以及政府信息收集、整理、编目、查检、传输等问题的研究不够深入、具体，在开展政府信息公开服务时显得人手不够。
1.4 服务内涵单薄。与政府同级行政机构相比，省级综合档案馆处于弱势地位，不能按照自己的要求获取，而只能被动等待政府行政机关移交的文件，这导致了省级综合档案馆接收政府公开信息的滞后性。另一方面，在资源建设方面，省级综合档案馆与其他政府信息公开主体的系统互不兼容，不能相互协调和衔接，很难利用其它公开主体系统里的信息，难以形成资源共享的局面。目前很多（尤其是西部地区）省级综合档案馆政府信息公开网站公布的信息多只与本馆有关，几乎没有涉及其他部门的政府信息，信息公开的内容单一、范围过窄。从形式上看，其提供的大多还只是文件目录，尚未或很少见诸全文信息，经过深入加工的、具有深层价值的二次信息和三次信息更是凤毛麟角。再者，由于省级综合档案馆直接面向省级政府，又是省级地区档案事业的管理者和领导者，层次较高，因而其接收、保管的政府文件多为宏观性、指导性的信息，直接涉及国计民生的资料较少，政府信息公开服务的专一性、针对性不如市、县级档案馆及其他政府信息公开主体，难以满足用户日益多元、复杂的信息需求。
2. 优化省级综合档案馆政府信息公开服务的举措
为更好地促进政府信息公开服务，提升省级综合档案馆在政府信息公开体系中的地位，笔者提出以下几点建议：
2.1 完善资源体系。丰富的馆藏信息资源是省级综合档案馆开展政府信息公开服务的前提，没有可靠的资源保障，其信息服务将成为无源之水、无本之木。因此，省级综合档案馆要建立丰富、完善的政府信息资源体系。针对社会公众的需求，快速开展政府信息的目录、索引、指南以及文摘的编制工作。充分利用现代网络技术、数据库技术、多媒体技术，有计划地开展政府公开信息数字化建设。一是要尽快建立健全政府公开信息目录数据库和原文数据库；二是要着眼于社会信息需求的变化，选择社会关注度高、利用频繁的政府信息作为资源建设的重点，尽快形成专题信息数据库，从而建立起面向用户的、能不断满足其需求的政府信息资源体系。在建立、健全内部资源体系的基础上，还要通过自身网站，加强对各政府信息公开主体网站的链接，以方便社会公众从不同的途径尽快查找到所需政府信息，提高用户的利用速度，降低其利用成本。
2.2 创新服务模式。在政府信息公开和信息化背景下，传统的以档案实体管理为核心的服务方式已经很难满足广大社会公众的档案信息需求。因此，必须与时俱进，快速转变服务模式，变传统的封闭、被动的面向党政机关和特定对象的后端服务模式为面向全社会开放的前端、主动服务模式，③积极开展用户调查，明确不同性别、年龄、行业，不同文化程度和知识背景的用户对政府公开信息的不同需求，以档案信息和用户为核心，主动向社会公众提供政府信息公开咨询服务。努力运用现代信息技术，加强对进馆政府信息的深入挖掘和组织，以对用户形成多种形式的专题服务，增加服务的创造性。在服务形式上，除了提供现行文件的纸质服务外，还应提供图文并茂的电子文本和多媒体政府信息；不但要提供现行公开文件，还要提供历史档案；除了提供一次文献信息，还应提供经过深入加工的、具有附加值的高次信息，如政府信息专题、综述等，从而提升服务层次，深化服务内涵。
2.3 引导资源共享。在网络化条件下，信息网络为资源共享提供了良好的机遇与平台。政府公开信息多为已公开的现行文件，因此对其的保密要求大为降低，这为各信息公开主体之间的资源共享创造了条件。省级国家综合档案馆应当充分利用自身在省区档案信息服务体系中的主导地位和传统优势，加强对辖内档案部门、公共图书馆以及各级政府信息公开主体的引导，以现代信息网络为基础，探索政府公开信息资源的共享问题。联合这些部门建立政府公开信息联合目录中心、目录数据库以及全文数据库，最大限度地实现资源共享，发挥集群效益。另一方面，要积极参与政府资源网的建设，利用自身处理政府文件的优势，加强对政府公开信的分类、整理，解决政府信息网目前信息分散、孤立，杂乱的问题，提升政府信息网站的质量。这不仅能提高政府信息公开的服务效率，降低政府部门信息公开的成本，也能展现省级综合档案馆的核心价值，提升其在政府信息公开体系中的地位和作用。
2.4 加强人才建设。由于历史的原因，信息技术人才匮乏已成为制约省级综合档案馆有效开展政府信息公开服务的瓶颈。因而，省级综合档案馆应加强人才的引进和培养，尤其要造就一支懂得现代信息管理和开发技术的素质过硬、结构合理的专业团队。为此，可从以下几个方面着手：一是针对本馆实际情况，结合政府公开信息服务的特征，积极引进部分优秀档案管理、信息管理和计算机技术人才。二是对于馆内工作人员，应针对其知识结构和技能水平，开展有目的的培训，通过与高校、情报研究所等科研机构合作，以在职培训、远程教育等方式，培养其信息技能，使其快速掌握现代网络技术、通信技术、信息开发技术等信息技术，提升其在网络环境下管理政府公开信息、服务社会公众的能力。
2.5 开展用户培训。用户的信息意识、获取政府信息的能力直接关系到其对政府公开信息的认知与利用。近年来，尽管我国的信息化水平有了迅速的发展，公民的信息素质有了很大的提高，但也应该看到，许多档案用户的计算机水平能、运用互联网查找信息的能力还十分低下，“信息鸿沟”在档案信息用户中还普遍存在，这严重妨碍了其获取、利用政府公开信息的进程和满足程度。省级综合档案馆作为省级地区的档案事业管理部门，在用户管理及培训过程中积累了丰富的经验，在硬件设施、培训力量等方面具有其他政府信息公开主体不可比拟的优势。当务之急，应尽快扭转观念，深刻认识到用户信息素质的提高对政府信息公开的重要意义，充分利用自身条件，大力开展用户培训，提升其计算机技能及运用信息网络查找、获取政府公开信息的能力。
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【注释】
[1]《中华人民共和国政府信息公开条例》，电子政务.2008（5）：28
[2]肖正德.档案部门服务政府信息公开的实践与思考[J].档案与建设.2008（3）：15
[3]关国华.电子政务背景下档案数据服务新探[J].档案学研究.2007（3）：41
作者简介：
虞丹，女，管理学硕士，助理馆员，现任职于昆明医学院党委组织部;周铭，男，云南大学公共管理学院情报与档案学系副教授;康蠡，男，云南大学公共管理学院情报与档案学系
本文转自：http://www.zhonghualunwen.com
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