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 律所知识管理的五大难题
            络知 点击量:849
律师事务所
【摘要】
本文对律所知识管理五大难题仅是展示,所谓的知难不难,先知道知识管理的“痛点、难点”,方能设计针对性的解决方案,从而建立有效的知识管理体系。希望本文对律所管理人员和知识管理参与人员有所裨益。
    

  传统律所是一个律师的集合体,律师多是各自为战,很难形成律所的品牌效应,也不存在所谓的知识管理问题。但随着法律分工的细化、信息技术的便利,律所的知识管理逐步提上日程,各大律所纷纷组建自己的知识管理团队。笔者初接触律所知识管理,冒昧认为律所知识管理要过“五关”,解决五大难题,方能有所成就。

  一、知识采集难

  知识的采集是知识管理的源头,只有实现知识的可采集才能建立知识库存,进而实现知识管理。

  按照来源分类,律所知识采集可以分为两部分:一是外部知识采集;二是内部知识留存。外部知识采集相对容易,可以借助数据库、外部专家、培训公司等外脑采集知识,比如法律行业常用的北大法宝、威科先行、openlaw均可以作为知识采集的来源。内部知识留存是一个难题。对律师来说,知识分为显性知识(如法律法规、诉讼文书、客户信息)和隐性知识(如诉讼技巧、沟通策略、形式判断)。显性知识容易留存,但最具核心价值的隐性知识是律师赖以生存的基础,往往难以留存。

  隐性知识的留存存在三方面的困难:

  1. 被采集者“藏私”。正如上述所说,隐性知识是律师个体赖以生存的基础,律师往往会通过“藏私”维持自身竞争力,因而没有意愿公开或者共享此类知识。

  2. 知识采集没有和业务流程相结合。律所中多数“知识富有”律师往往缺乏时间去做知识管理的工作。如律所不能建立与业务流程相结合的知识采集体系,则不能保障知识采集的持续性。

  3. 隐性知识转为显性知识难。隐性知识多为技巧性知识,与律师个人的知识结构密切相关,这种技巧有些并不具有普适性,因此将律师隐性知识转化为显性知识的过程中需要剔除不具有“普适性”的部分,保留可以“推而广之”的部分。

  二、知识检索难

  知识采集工作完成后,必然产生大量知识的积累,形成律所知识库。那么如何在知识库中快速检索所需知识就成为知识管理中的一大难题。对此,重点在于做好知识分类体系设计:

  四个维度的分类,其核心是满足知识的快速检索需要。以常用的属性分类为例,多数律所是按照部门法作为分类,如合同、公司、劳动、投融资、市场等。不过图例的分类方式是一种统属的分类,律所知识分类需要结合律所的专业化、知识库定位、服务对象、检索技术进一步细化。而这种细化无疑是一个难题,其难点主要体现在:

  1. 检索的便捷性,采用最少步骤到达所需信息。

  2. 分类的服务导向。分类的目的是为了便捷获取信息,如果分类不能实现便捷获取的目的,则分类就成为一种信息的干扰方式,影响了信息获取的速度。

  3. 知识的权限分类。之所以建立知识的权限分类是同律所知识的保密相配合。律所涉及案件中相当大一部分涉及客户信息、商业秘密、不宜公开事宜。如不能建立知识权限分类,容易导致律所知识的泛化和外流,对律所声誉会造成极大影响。

  三、知识共享难

  按照知识螺旋上升原理,组织中的知识共享需要经过明示(将隐性知识转化为显性知识)和内化(用显性知识扩展隐性知识基础)两个流程。举个简单地例子,法律检索知识是一种隐性知识,将检索流程化、书面化,最终形成法律检索报告,这一过程就是“明示”,将法律检索知识明示化,作为可以为团队成员共享的知识;而团队成员借助检索包括中体现的检索平台、检索关键词,可以进一步提升团队成员的检索技巧,实现所谓的“内化”。明示和内化相互循环接错,形成一个不断上升的螺旋通道。

  而要实现这种知识共享的螺旋上升,必然需要考虑两方面的问题:

  1. 运用工具收集隐性知识。法律业务中最好的隐性知识收集工具无疑是“复盘”,对诉讼案件的复盘、对非诉业务的复盘。这种复盘必然占用团队成员一定的时间,这就需要建立起复盘的激励机制和流程化机制,实现将复盘作为案件业务流程的一部分,让参与者从复盘中学到诉讼技巧、策略和业务要点,提升参与者的业务素质。

  2. 由导师制到团队式。以往的律所知识共享多采用导师传帮带的方式进行,这种方式虽然可以保证最大限度共享知识,但依赖于师徒之间的情感维系,不能形成知识共享的常态。知识管理体系下,律所的结构必须发生变化,形成“主任-团队”的扁平模式,以团队取代原有的导师模式,实现团队化的知识共享。

  四、知识管理难

  从战略层面考虑,律所知识管理的目标是实现律所知识“可积累、可复制、可管控、可持续”的四位一体目标。

  可积累即实现律所知识的累积化,形成律所知识资产;可复制,重点在于知识的共享和运用;可管控,服务于律所管理层面,实现律所对律师个体、律师团队的控制能力,避免因律师流失造成律所竞争力下降;可持续是以知识管理为核心,形成律所持久的竞争力。但这四项目标的实现均以知识管理的有效化为前提。

  知识管理的有效性重点在于构建知识管理的流程化体系,如上图将知识管理分为:知识目标、知识鉴别、知识获取、知识开发、知识共享、知识利用、知识保存、知识评估九步流程。如何将律所知识管理嵌入这九步流程,就成为评估律所知识管理有效性的主要方式。

  五、持续管理难

  知识管理最忌追求短期效应,良好的知识管理必须建立三个层面的内容:即战略层面,具备明确的知识管理目标;业务层面,形成一个稳定的可持续、可积累的知识管理结构;执行层面,需要具有长期意识,围绕目标坚定不移地努力。而这三个层面均非易事,需要律所对知识管理长期的投入和坚持,这也就是所谓的知识管理“持续管理难题”。

        
        
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