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法律图书馆研究
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 基于政府决策信息调研的高校图书馆服务对策研究
——以珠海市为例
            王婉等 点击量:126
北师大珠海分校图书馆
【摘要】
以珠海市为例,调研珠海市、区两级政府职能部门决策信息搜集与开发工作的现状,以及对决策信息的需求。通过对调研数据进行分析、归纳政府决策信息需求的特点,提出高校图书馆的服务对策。
【关键字】
政府;决策信息;高校图书馆
    

  1、引言

  随着科学决策、民主决策、依法决策的不断推进,各级政府部门越来越迫切地需要掌握大量准确、中肯、全面的信息,从而保证决策的可行性与前瞻性。然而,随着网络的迅猛发展及普及,政府机构面临的信息环境也日益复杂。因此,如何从海量的信息源里提取有价值、可靠性强的信息成为政府机构运用信息面临的难题之一。图书馆作为“信息中心”具有丰富的信息资源、先进的检索工具以及专业的信息开发人才,在开展政府决策信息服务方面具备良好的发展前景。

  为了有针对性地为政府职能部门决策开展信息服务,北京师范大学珠海分校图书馆以问卷调查的形式对珠海市、区两级政府职能部门开展决策信息搜集与开发工作的基本情况进行了调研。此次问卷调查共调研 27 家单位,包括:珠海市市委宣传部、珠海市农渔和水务局、珠海市科工贸信局、珠海市国税局、珠海市检察院、珠海高栏港经济区环境保护监测中心、珠海市财政投资审核中心、珠海市工商局、拱北海关珠海高新区人力资源和社会保障局、珠海高新区发展改革和财政局、珠海高新区社会工作局等。问卷共分为三部分:一是基本信息,主要了解各单位是否开展决策信息的搜集与开发工作以及对此项工作的认识。二是对已开展决策信息搜集与开发工作的单位,进一步调研决策信息采集的内容、周期、途径、范围等,以及开展此项工作的时间、目的、效果评价以及遇到的问题等。三是针对未开展此项工作的单位了解其未开展的原因,以及对决策信息在内容、采集的周期、途径、范围等方面的需求。

  2、政府部门开展决策信息搜集与开发工作的现状分析

  表1珠海27个政府部门决策信息搜集与开发工作开展现状:

  (图略)

  2.1政府部门对决策信息搜集与开发工作的认识

  调研政府职能部门对开展决策信息搜集与开发工作的认识,主要是了解政府工作人员对这一工作的了解和认可程度,如表1所示,在调研的27个珠海市政府职能部门中有51.9% 的部门认为决策信息的搜集与开发工作“很重要”,有44.4%的部门认为“重要”,“很重要”与“重要”的认可程度达到96.3%。这说明珠海市各级政府部门已经意识到只有掌握大量准确、全面的信息才能保证决策的可行性与前瞻性。同时也预示着珠海市各级政府部门在决策制定、落实方面将会有进一步的提高。

  2.2 政府部门决策信息搜集与开发工作的开展现状

  如表1所示,在调研的27个珠海政府职能部门中有14个部门已开展决策信息的搜集与开发工作,占全部调查的51.9%,相对于政府部门对此项工作重要性的认识度,还存在一定的差距。这表明虽然绝大多数部门已经意识到决策信息服务工作的重要性,但由于各种原因,这项工作在珠海市的普及程度还不是很高。

  在14个已开展决策信息搜集与开发工作的珠海市政府职能部门中,有64.3%的部门表示此项工作的开展时间在5年以上,这表明多数单位已经在决策信息服务方面积累了一定的经验。在这14个政府职能部门中,决策信息的搜集与开发工作多由本单位的行政、党政办公室、信息中心以及信息办公室等负责。关于开展决策信息服务工作的目的,“为本单位领导决策提供支持”(71.4%),“为本单位工作提供导向”( 64.3%),以及“了解同类单位、部门的工作动向”( 57.1%)的选择比例均超过半数,是最主要的三个目的。在对决策信息服务工作的效果进行评价时,选择“很有效”和“有效”的部门分别占28.6% 和71.4%。这表明决策信息的搜集与开发工作在多数单位已取得了一定的成效,但还有提高的空间。对于工作开展中所遇到的问题,选择“人才不足”和“信息产品未达到自己要求”的部门超过半数。这说明由于缺乏专业的信息情报人才而导致开发的信息产品不理想,是目前大多数珠海市政府职能部门所面临的问题;也同时预示着专业信息情报机构,如图书馆、科研机构、信息咨询公司的介入或许是解决这一问题的有效方法。

  对于未开展决策信息的搜集与开发工作的原因13个部门中 选择“无专门人员”的比例最大, 达76.9%,这表明缺乏专业人才是阻碍政府部门开展决策信息服务工作的主要原因。对于是否会选择其他单位合作开展决策信息的搜集与开发工作,84.6%的部门选择了 “会”,而关于合作单位的选择“高校图书馆”的选择比例最高,为76.9%,其次是“公共图书馆”和“科研机构”选择比例分别为53.8% 和46.2%。“信息咨询公司”及“其他单位”的选择较少。由此可见,高校图书馆因其专业的信息情报人才、丰富的文献资源、先进的设备与技术更受政府职能部门的认可。

  3、政府部门决策信息的采集特点

  通过对珠海市、区两级政府职能部门决策信息需求的调研,笔者对已开展和未开展决策信息服务的部门分别从信息需求的内容、采集周期、采集范围、采集途径等方面进行分析,如表2所示 并归纳了政府决策信息需求的特点如下:

  表2 珠海27个政府部门决策信息需求分析:(图略)

  3.1信息的针对性强

  在对所关注的信息内容的调查中,已开展决策信息服务工作的政府部门比较关注的是 “针对本部门或本单位的信息”和“针对当前工作重点的信息”,而对“社会热点信息”和 “社会综合信息”的关注度较小。未开展此项工作的单位 “希望获取的决策信息”也是以 “针对本部门或本单位的信息”和“针对当前工作重点的信息”的比例最高。这表明,目前珠海市政府职能部门更多关注的还是与本单位、本部门工作范畴相关的信息、针对性强。

  3.2信息的时效性强

  在决策信息采集的周期方面,已开展决策信息服务的部门大多选择了以“每天”为周期进行信息的搜集,而未开展此项工作的单位,希望获取决策信息的时间周期以“每天”和“指定时间”比例较高。由此可见,珠海市政府职能部门对决策信息的需求有着较强的时效性,过时的信息不但不会对科学决策起到支持作用,还有可能产生负面的影响。

  3.3 信息的采集范围广

  对于信息源的采集范围,已开展决策信息服务工作的单位以“国内”为采集范围的最多,未开展此项工作的单位,要求采集的信息以本市、本省、以及国内为主。由于“国内”范围覆盖了本市及本省,而此题又是多选题,因此很多单位在选择“国内”同时也选择了“本市”及“本省”.由此可见,珠海市政府职能部门目前优先获取的是可以解决本单位、本部门工作需要的国内信息。另外“国外”的选择比例虽然相对较低,但也均超过了三分之一。这说明了解国外的相关信息,如国外媒体对国内大事的相关报道及评价或国外同类单位、部门先进的工作经验等,也逐渐受到政府部门的重视。

  3.4 信息的采集途径广

  对于信息的采集途径,在已开展决策信息服务工作的单位中“网络信息”与“报纸、杂志”的选择比例最高。在未开展此项工作的政府部门中,对于决策信息的采集途径、选择比例最高的是“数据库”,为其次是“报纸、期刊”及“网络信息”.由此可见,网络信息以其时效性强、覆盖范围广、使用成本低、共享程度高等特点,受到大家的青睐。报纸、杂志由于其针对性强、可信度高也一直是珠海市政府部门获取信息的主要途径。而“数据库”作为一种新型媒介形式,在未开展决策信息服务工作的珠海政府部门调研中需求比例最高,而已开展此项服务的部门的选择比例也超过半数。可以预见,数据库以其丰富的资源、强大的检索功能、实时的更新速度、将成为未来信息采集的主要途径。

  3.5信息需求的层次较高

  对于决策信息搜集与开发的方式,在已开展决策信息服务的单位中71.4%的单位选择了会“进行信息情报开发”,(即经过加工、编辑的信息)。42.9%的单位选择了提供《信息汇编》(即有全文的信息),及而“信息目录”(即只有目录,无全文的信息)及“其他”的选择只有21.4%和7.1%,在未开展此项服务的单位中,选择比例最高的也是“信息情报开发”,(即经过加工、编辑的信息)69.2%,其次是《信息汇编》(即有全文的信息)比例为46.2 %,而“信息目录”(即只有目录 无全文的信息)与“其他”的选择也是相对较低。因此,虽然“信息汇编”(即有全文的信息)可以满足政府职能部门的基本需求,但经过深层次加工的信息更受珠海市政府职能部门的关注。

  4、高校图书馆的服务对策

  4.1 树立服务理念 把握介入机遇

  从对珠海市、区政府职能部门的调研可以看出,目前各级部门对决策信息服务工作非常重视,对决策信息的需求也是越来越迫切。而缺乏专业人才是其开展决策信息搜集与开发工作的主要制约因素。高校图书馆无论是在资源、设备、技术、人才方面,都具有一定的优势。同时,高校图书馆与地方政府的密切关系也使其可以更好地了解当地政府的决策信息需求,更方便地为其开展服务。因此,把握当前机遇、主动发挥自身优势、既可以为地方政府的决策信息服务工作提供帮助,也可以提升高校图书馆的社会地位。

  4.2 找准服务的切入点,积极建立合作关系

  如何向政府职能部门推广决策信息服务?取得各级部门的信任,是多数图书馆在开展决策信息服务初期所面临的问题。因此,选择“合适”的合作对象,与其建立联,是图书馆开展决策信息服务、打开局面的首要步骤。在已开展决策信息搜集与开发工作的14个政府部门中,负责此项工作的多数是本单位的行政、党政办公室、信息中心以及信息办公室等,高校图书馆可以与这些部门积极建立合作关系。北京师范大学珠海分校图书馆开展决策信息服务,在与高新区党政办公室接触中发现,党政办公室的工作人员对图书馆丰富的纸质资源和海量的数据库资源表现出了浓厚的兴趣,图书馆工作人员以此为切入点,主动为党政办公室工作人员办理借阅卡、详细介绍本馆的馆藏资源及使用规则、并向其宣传图书馆的决策信息服务。通过多次走访互动,图书馆与高新区党政办公室建立起合作关系,其服务也得到了主管领导的认可。

  4.3 加强沟通交流,把握政府部门的决策信息需求

  决策信息服务的关键是了解用户的需求,只有明确用户的信息需求,有针对性地开展决策信息服务才能保证服务的质量和效果。然而,由于高校图书馆工作人员对政府工作缺乏了解,容易忽视政府用户真正的需求。因此,图书馆工作人员要想真正了解政府用户的信息需求,就需要走出图书馆,走进政府部门与其进行交流、会谈,并进行相应的调研。服务人员不仅要对政府部门决策信息需求进行调研,还应了解政府用户所从事的工作,包括工作的性质、特点、短期以及长期的工作目标,近期的工作重点、工作所处的竞争环境、未来的发展趋势等。同时也需要关注与政府用户密切相连的新政策、新机遇、新挑战等。只有真正地理解他们对信息的所需,才能提供更有价值的决策信息产品。

  4.4 丰富馆藏资源 建设特色资源库

  丰富的文献资源是高校图书馆开展决策信息服务的有力保障,在调研中可以看出:政府决策信息的采集途径以报纸、杂志、网络及数据库为主,因此,高校图书馆需要加强这方面的资源建设,以满足政府部门决策信息服务的需求。同时,调研还发现,政府部门比较关注的是“针对本部门或本单位的信息”和 “针对当前工作重点的信息”,这些信息具有一定的地域性特点。因此,高校图书馆应加强地方文献资源的建设,创建具有地方特色的决策信息咨询数据库,并通过资源的不断积累、更新、扩充、形成图书馆的自有品牌。

  4.5 加强高素质信息服务人才的培养,建设高效信息服务团队

  通过此次调研可以看出,政府用户对决策信息服务的质量要求较高,既要在海量的信息源中提炼出有价值,符合用户需求的信息,还要对信息进行深层次的编辑和加工;然而,图书馆的工作人员中,缺乏具有不同学科背景的专业人才,而这恰恰也是多数公共图书馆无法向政府用户开展深层次决策信息服务的主要原因。因此,高校图书馆在加强对高素质信息服务人才培养的同时,更应联合高校中来自于不同学科领域的科研人员或教师,组成决策信息服务团队,只有得到这些专家学者的支持,高校图书馆的决策信息服务才能更完善、效果更显著。原载《图书馆研究》2014年第4期

【参考文献】
⑴艾新革 基于政府舆情信息工作现状的图书馆服务对策研究 大学图书馆学报2011(5)
⑵艾新革、罗春荣 政府职能部门舆情信息服务需求调研分析:以广州市为例 图书馆论坛2012(3)
⑶吴敏慧 图书馆政府决策信息采集分析 大学图书情报学刊2013(2)
⑷甘露 地方高校图书馆为地方政府提供舆情信息服务的研究 科技情报开发与经济2012(18)
⑸吴秀花 “嵌入式”服务 政府决策信息服务新探索 图书馆建设2013(3)
⑹边晓利 图书馆为政府提供决策信息支持的误区透视与创新对策 情报资料工作2007(1)
⑺祖央 李芬林 刘瑛 珠海地方文献数据库的探索与实践 图书馆论坛 2013(5)
⑻马小红 周翠萍 公共图书馆为政府提供决策信息服务的思考:以广西壮族自治区图书馆“两会”服务为例 图书馆界 2014(1)
        
        
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